Au cours de la dernière décennie, et plus particulièrement depuis la pandémie de Covid-19, les besoins de la société en matière d'accès à des soins de santé de qualité se sont considérablement accrus. Mais malheureusement, une enquête menée par Statista a montré qu'en moyenne, 40 % des personnes interrogées dans 32 pays n'étaient pas satisfaites du système national de santé de leur pays.

Dans le passé, les conseils d'administration et les comités des hôpitaux n'avaient pas l'obligation légale de garantir un niveau de qualité particulier dans la prestation des soins de santé. Mais ce n'est plus le cas aujourd'hui. Aujourd'hui, la qualité et la sécurité des patients dominent l'agenda de la gouvernance clinique et retiennent l'attention des conseils d'administration. Et avec les dernières avancées technologiques et les outils numériques à notre disposition, il est plus facile de mettre en œuvre un système qui se concentre sur la fourniture de soins sûrs, efficaces et centrés sur la personne à chaque patient. C'est là qu'intervient un système de gestion de la qualité (SGQ) conçu spécifiquement pour les prestataires de soins de santé.

Ce billet est un guide approfondi sur la gestion de la qualité dans le secteur des soins de santé. Nous discuterons de ce qu'est un SGQ et de ses avantages, du processus de mise en œuvre, de la manière d'évaluer si un SGQ convient à votre organisation, de la manière de calculer le retour sur investissement, et bien d'autres choses encore.

Qu'est-ce qu'un système de gestion de la qualité ?

En termes simples, la définition générique d'un système de gestion de la qualité est la structure organisationnelle, les processus, les procédures et les ressources nécessaires pour mettre en œuvre, maintenir et améliorer en permanence la qualité des services ou des produits fournis.

Toutefois, dans un secteur hautement réglementé comme celui des soins de santé, un système de gestion de la qualité représente bien plus que cela. Grâce à un système de gestion de la qualité, les organismes de soins de santé peuvent contrôler et mesurer la qualité des soins, rationaliser les processus existants en améliorant la qualité, respecter les normes de conformité et d'accréditation, soutenir l'assurance qualité et améliorer la satisfaction globale des patients.

Nous allons vous expliquer précisément comment procéder dans les sections suivantes.

L'état actuel du système de gestion de la qualité des soins de santé

Aujourd'hui, de nombreux établissements de soins de santé utilisent du papier ou des systèmes numériques déconnectés pour contrôler et mesurer la qualité. Et bien que cela ait pu fonctionner apparemment bien dans le passé, ce n'est tout simplement pas la voie de l'avenir.

Avec la pandémie qui accélère la transformation numérique comme jamais auparavant, les systèmes à base de papier deviennent peu pratiques et de moins en moins durables. La maintenance d'un système analogique prend du temps, est sujette à des erreurs humaines et conduit à une quantité massive de données fragmentées et non structurées.

En outre, les organismes de soins de santé qui utilisent des systèmes numériques cloisonnés et compartimentés pour la gestion de la qualité ont du mal à rester organisés dans le chaos des applications multiples, des feuilles Excel compliquées et des PDF.

En l'absence d'une plateforme centralisée et totalement intégrée, la collecte, l'analyse et la communication des données constituent un défi de taille. Cette approche fragmentée de la gestion de la qualité n'est ni exploitable ni proactive, et le processus de fermeture de la boucle entre l'information et l'action reste incomplet. Visibilité en boucle fermée ? Elle n'existe pas vraiment.

systèmes numériques de gestion de la qualité : l'avenir EST AU LOGICIEL

Dans la section précédente, nous avons mis en évidence les lacunes des systèmes que la plupart des prestataires de soins de santé utilisent actuellement pour collecter des données, les analyser et agir sur la base des informations recueillies, ce qui leur donne l'impression de voler à l'aveuglette.

C'est pourquoi il existe aujourd'hui un besoin croissant d'outils numériques entièrement configurables et intégrés qui permettent aux organisations de soins de santé de briser les silos, d'éliminer les processus manuels, de réduire les retards coûteux, de comprendre la qualité des soins, la conformité et la sécurité des patients, et d'améliorer la satisfaction globale des patients. C'est là qu'intervient le système de gestion de la qualité des soins de santé du futur.

Le système de gestion de la qualité de l'avenir est un système qui ne se contente pas d'être réactif. Il est entièrement numérique et relie trois piliers principaux : les personnes, les processus et les données. Ancré dans une plateforme centralisée, basée sur le cloud et accessible à tout moment depuis n'importe où, ce SMQ permettra de rationaliser les processus, d'accélérer la conformité, de promouvoir la prise de décision basée sur les risques et d'intégrer des outils tels que l'intelligence artificielle et l'apprentissage automatique pour apporter des capacités de gestion prédictive de la qualité.

Les avantages d'un logiciel de GESTION DE LA QUALITÉ pour les soins de santé

Un système de gestion de la qualité proactif, numérique et centralisé présente de nombreux avantages. En voici quelques-uns :

1. Efficacité accrue :

Les systèmes obsolètes et les processus manuels sont souvent complexes, chronophages et sujets aux erreurs. Cela entraîne une perte de temps et de ressources qui pourraient être mieux utilisées ailleurs, ce qui finit par avoir un impact négatif sur la productivité.

D'autre part, un système de gestion de la qualité efficace renforce l'efficience des prestations de soins de santé en rationalisant les processus et la communication, en automatisant les tâches répétitives et administratives et en réduisant la duplication des efforts.

2. Cohérence accrue :

Selon une étudedes processus incohérents et non définis peuvent avoir 5 fois plus d'impact négatif sur le client que la livraison d'un produit de mauvaise qualité. Dans le secteur des soins de santé, où la cohérence et la qualité sont cruciales, cela peut avoir de graves conséquences.

Un bon logiciel de gestion de la qualité permet de relever ce défi : il définit toutes les meilleures pratiques, politiques et procédures opérationnelles standard (POS) nécessaires pour fournir des soins de qualité et cohérents, et les organise en un seul endroit centralisé. Votre personnel peut alors facilement y accéder et les mettre en œuvre au quotidien.

3. Automatisation et amélioration de la conformité :

Un rapport de l'American Hospital Association (AHA) a montré que les hôpitaux, les systèmes de santé et les prestataires de soins post-aigus dépensent plus de 39 milliards de dollars par an en tâches administratives liées à la conformité réglementaire. Si l'on décompose, la charge réglementaire qui pèse sur un établissement de soins de santé s'élève à 1 200 dollars pour chaque patient admis.

Un logiciel de gestion de la qualité efficace peut faire baisser ce chiffre de manière significative grâce à l'automatisation. Par exemple, outre le coût, le système de gestion de la qualité du MEG réduit considérablement la charge administrative en automatisant plus de 70 % des processus d'audit et de gestion des incidents. Par conséquent, votre personnel peut rapidement effectuer des audits, revoir les objectifs, contrôler la conformité et ajuster les processus en cas de besoin avec un minimum d'effort. En fin de compte, cela vous donne le temps et les ressources nécessaires pour mettre en œuvre de réelles améliorations de la qualité au sein de votre organisation.

4. Amélioration continue de la qualité :

Lorsque vous utilisez du papier ou des systèmes déconnectés numériquement, vous vous retrouvez avec un grand nombre de données non structurées.

Un système de gestion de la qualité efficace met de l'ordre dans le chaos en structurant et en analysant de grandes quantités de données, ce qui permet d'obtenir des informations vitales auparavant inaccessibles. Ces informations peuvent ensuite être utilisées pour identifier les domaines d'amélioration, traiter de manière proactive les problèmes de qualité en mettant en œuvre des processus nouveaux et optimisés, contrôler et suivre les résultats des patients, et apporter continuellement des changements sur la base des résultats afin d'améliorer la qualité globale des soins.

5. Réduction des coûts :

Un bon logiciel de gestion de la qualité peut réduire les coûts de deux manières principales :

a. Prévention des événements indésirables :

Selon une étude menée au Royaume-Unile coût total pour le NHS des événements indésirables évitables (rien qu'en journées d'hospitalisation supplémentaires) s'élève à environ 1 milliard de livres sterling par an. En outre, près de 15 % des dépenses hospitalières dans les pays développés sont imputables au traitement des défaillances en matière de sécurité.

L'utilisation d'un système de gestion de la qualité proactif comme le MEG, avec des outils de signalement des risques et de gestion des incidents, permet de réduire de plus de 15 % le nombre d'événements indésirables qui se reproduisent. En outre, les systèmes basés sur l'IA et dotés de capacités de gestion prédictive de la qualité peuvent fournir aux professionnels de la santé des informations précieuses sur les risques potentiels, ce qui leur permet de prendre des décisions plus éclairées en matière de soins aux patients. Le résultat ? De meilleurs résultats et des coûts réduits.

b. Augmentation de l'efficacité :

L'élimination des anciens systèmes de qualité à forte intensité de capital, la réduction de la duplication des efforts et l'amélioration de l'efficacité globale libèrent des ressources qui peuvent être mieux utilisées ailleurs. À long terme, cela peut réduire considérablement les coûts d'exploitation.

LE RÔLE DES LOGICIELS DE GESTION DE LA QUALITÉ DANS LES SOINS DE QUALITÉ

Un système de gestion de la qualité numérique comprend quatre processus principaux. Ces processus sont les suivants

1. Planification de la qualité : Identifier et décrire les objectifs, les normes de qualité, les mesures d'évaluation, les processus et les procédures.

2. Assurance qualité : Garantir que la qualité d'un service ou d'un produit fourni est conforme aux exigences spécifiées.

3. Contrôle de la qualité : Le contrôle et le soutien continus des opérations, systèmes et processus de routine afin de s'assurer qu'ils fonctionnent à des niveaux acceptables.

4. Amélioration de la qualité : Saisir les opportunités d'amélioration, ajuster les processus, mesurer les nouveaux résultats et partager les connaissances.

Un logiciel efficace de gestion de la qualité des soins de santé relie ces quatre composantes essentielles de la gouvernance clinique et de la gestion de la qualité au sein d'une plateforme unique et centralisée, permettant aux prestataires de soins de santé de fournir des soins de haute qualité, c'est-à-dire des soins sûrs, efficaces, garantis et centrés sur la personne, à chaque patient, à chaque patient, à tout moment.

Voici un aperçu de la manière dont les différents éléments d'un SMQ contribuent à atteindre cet objectif :

Les défis de la mise en œuvre d'un nouveau système de gestion de la qualité DIGITAL :

Malgré les avantages d'un système de gestion de la qualité efficace, les établissements de soins de santé sont souvent lents ou réticents à remplacer leurs systèmes existants. Cela peut être dû à plusieurs difficultés, dont certaines sont les suivantes :

Des priorités concurrentes : L'écosystème des soins de santé est extrêmement complexe, avec de nombreuses parties prenantes, telles que les membres du conseil d'administration, les médecins, les chefs de service, les assureurs et les régulateurs, qui jouent des rôles différents. Ainsi, tout changement important (comme la mise en œuvre d'un nouveau système de gestion de la qualité) doit satisfaire les différents intérêts et priorités de toutes ces parties prenantes, voire de la majorité d'entre elles. Et c'est là que réside le défi.

Le coût du changement : L'élimination des systèmes inefficaces et la mise en œuvre d'un tout nouveau système peuvent nécessiter beaucoup de ressources, du moins au cours des premiers mois. Cela peut constituer un obstacle au changement, en particulier si une organisation ne dispose pas des ressources (financières ou autres) nécessaires à ce changement.

L'adhésion du personnel : Si l'approbation d'un nouveau système de gestion de la qualité par la direction est cruciale, l'adhésion du personnel est tout aussi importante. Si le personnel de votre hôpital n'est pas impliqué ou engagé dans la vision à long terme du changement mis en œuvre, les chances de réussite sont faibles.

En outre, des facteurs tels qu'un leadership instable et des problèmes techniques constituent d'autres obstacles à la mise en œuvre de changements systémiques. C'est pourquoi il est essentiel de disposer d'un plan de mise en œuvre solide et d'une feuille de route opérationnelle pour minimiser les difficultés susmentionnées.

Comme l'a dit Peter Drucker, "la vision sans l'exécution est une illusion. La joie est dans les résultats".

Ceci nous amène à la section suivante...

Comment mettre en place un LOGICIEL de gestion de la qualité des soins de santé : du début à la fin

Chez MEG, nous décomposons le processus de bout en bout de la mise en œuvre d'un SMQ numérique pour les soins de santé en quatre étapes principales. Celles-ci sont les suivantes :

ÉTAPE 1 : Créer une vision

• Réaliser un audit interne de votre système actuel

Avant de mettre en place un nouveau système de gestion de la qualité, il est important d'évaluer votre système actuel. Quelles sont ses forces et ses faiblesses ? Pourquoi n'est-il plus efficace ? Y a-t-il des caractéristiques que vous souhaiteriez conserver dans le nouveau système ? Vous pouvez également procéder à une analyse approfondie des écarts entre vos processus actuels et ceux que vous souhaiteriez atteindre. Les résultats de cet audit vous aideront à déterminer précisément ce qui fonctionne avec votre système actuel, ce qui ne fonctionne pas et les fonctionnalités dont vous avez besoin dans un nouveau système de gestion de la qualité.

• Visualisez votre nouveau SMQ numérique

Une fois que vous avez évalué les offres et les lacunes de votre système de gestion de la qualité actuel, l'étape suivante consiste à définir votre système de gestion de la qualité idéal. Commencez par répondre aux questions suivantes :

• Quelles sont les caractéristiques/fonctionnalités dont on a réellement besoin?

• Quels sont les domaines de votre organisation auxquels un SMQ numérique peut s'adresser ?

• Comment la mise en œuvre d'un nouveau système de gestion de la qualité améliorera-t-elle vos processus existants ?

• Quels sont les principaux problèmes de gestion de la qualité que votre organisation doit résoudre ?

• Quels sont les résultats attendus d'un nouveau système de gestion de la qualité ?

Réfléchir à ces questions vous aidera à identifier exactement ce que vous attendez d'un nouveau système numérique de gestion de la qualité. En d'autres termes, vous aurez une vision claire de la voie à suivre.

ÉTAPE 2 : Planifier la stratégie

• Obtenir l'adhésion de la direction

Comme nous l'avons vu dans la section précédente, l'adhésion de la direction est l'un des principaux défis de la mise en œuvre d'un nouveau système de gestion de la qualité. C'est pourquoi il est essentiel d'impliquer les principaux décideurs dès le début de la phase de planification. Présentez-leur vos objectifs, vos idées concernant le nouveau système, ses avantages et la manière dont il résoudra efficacement les problèmes existants.

Vous pouvez même créer une feuille de route d'exécution et la présenter aux différentes parties prenantes afin qu'elles aient une vue d'ensemble. C'est également le moment idéal pour aborder des questions importantes telles que le budget, les ressources nécessaires et le calendrier de mise en œuvre, afin de s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde. Un engagement du sommet vers la base est essentiel pour qu'un tel projet fonctionne.

• Établir une analyse de rentabilité pour un système numérique

Le calcul du coût d'investissement d'un nouveau système de gestion de la qualité est relativement simple et direct. Toutefois, il peut être difficile d'attribuer une valeur tangible au retour sur investissement, en particulier lorsque l'on mesure des facteurs tels que la productivité, l'automatisation et la cohérence.

La question se pose également de savoir ce qui sera le plus rent able pour vous - construire un nouveau système en interne avec l'aide de votre équipe informatique ou travailler avec un partenaire numérique qui peut offrir une solution prête à l'emploi pour répondre à vos besoins.

Un moyen courant de déterminer la rentabilité consiste à utiliser des calculateurs de retour sur investissement en ligne pour estimer le coût de la mise en place d'un nouveau système et le retour sur investissement. Par exemple, le calculateur de ROI du MEG, calculateur de retour sur investissement du MEG de MEG pour la gestion des audits vous aidera à comprendre comment vous pouvez gagner du temps et de l'argent et améliorer les résultats pour les patients grâce à un outil numérique conçu pour les organisations de soins de santé comme la vôtre.

• Choisir le bon système de gestion de la qualité

Il existe aujourd'hui un grand nombre de fournisseurs de SMQ avec lesquels vous pouvez choisir de travailler en partenariat. Cependant, ils ne disposent pas tous des caractéristiques et des fonctionnalités nécessaires pour répondre aux besoins actuels et futurs de votre organisation. C'est pourquoi nous avons dressé une liste de contrôle des facteurs clés à prendre en compte dans votre recherche du meilleur système de gestion de la qualité. Si vous répondez par l'affirmative à la plupart des questions ci-dessous, vous avez probablement trouvé "le bon".

• Est-il spécifiquement conçu pour les établissements de soins de santé ?

• Peut-il être intégré de manière transparente à vos systèmes existants ?

• Répond-il aux besoins actuels de votre organisation ?

• Le système peut-il être configuré en fonction de vos besoins spécifiques ?

• Le système tient-il compte de l'expérience de l'utilisateur ?

• Est-il sûr ?

• Est-il simple et facile à utiliser ?

• Le fournisseur offre-t-il un bon service à la clientèle ?

• Le vendeur peut-il présenter des études de cas/témoignages d'autres organismes de santé utilisant son produit ?

• Le système offre-t-il un bon rapport qualité-prix ?

• Le système est-il évolutif ?

• Le fournisseur de SMQ propose-t-il des mises à jour régulières du logiciel ?

• Le fournisseur de SMQ propose-t-il des démonstrations ou des essais de produits ?

Nous avons également préparé une fiche de comparaison des produits que vous pouvez utiliser pour comparer différents fournisseurs en fonction d'une série de critères importants. Vous pouvez la télécharger ci-dessous.

Une fois que vous avez choisi un fournisseur et signé sur la ligne pointillée, il est temps de passer à la construction.

ÉTAPE 3 : exécution de la solution

• Constituer une équipe pour superviser le projet

Au fil des années de collaboration avec des établissements de santé du monde entier, nous avons constaté que certains éléments peuvent réellement influencer la réussite de la mise en œuvre d'un système de gestion de la qualité. L'un de ces éléments est la présence d'une équipe ou d'une personne chargée de la gestion du projet chez le client pour superviser le processus de mise en œuvre du début à la fin.

Bien qu'il ne s'agisse pas d'une nécessité absolue, nous le recommandons pour plusieurs raisons :

1. Le fait d'avoir une équipe ou une personne comme point de contact unique accélère le processus de prise de décision et les délais de livraison des produits.

2. Une équipe dédiée qui travaille activement à la mise en œuvre du nouveau système de gestion de la qualité et à la formation du personnel au sein de votre organisation permet d'obtenir un meilleur taux d'adoption et de meilleures chances de réussite.

• Mise en place d'un processus de gouvernance

Au fur et à mesure que vous construisez et mettez en œuvre votre nouveau système de gestion de la qualité avec votre partenaire numérique, il n'est pas rare que vous souhaitiez apporter certaines améliorations ou ajouter des fonctionnalités (comme un nouvel audit).

Plutôt que de vous adresser immédiatement à votre fournisseur et de lui demander de le faire pour vous, nous vous recommandons de prendre le temps d'évaluer votre demande. Revenez à l'étape de la vision et demandez-vous si cette fonctionnalité est vraiment nécessaire, si le personnel l'adoptera et si elle fera une différence dans le processus de gestion de la qualité existant de votre organisation.

Si oui, l'équipe de gestion du projet peut la proposer à un groupe de personnes au sein de l'organisation (de préférence celles qui sont chargées de la gestion de la qualité). Une fois approuvée, l'exigence peut alors être communiquée au fournisseur.

Ce processus de gouvernance permet de ne construire que des solutions dont l'utilisation est garantie, ce qui optimise l'utilisation du temps, de l'argent et des efforts.

• Formation et adoption

Les tests d'acceptation par l'utilisateur constituent un élément essentiel de la stratégie d'adoption du système de gestion de la qualité. En termes simples, c'est le moment où le système de gestion de la qualité est testé dans le monde réel par le public visé - en l'occurrence, le personnel de votre organisation.

C'est là que la formation entre en jeu. Si la formation fonctionnelle et technique (comment utiliser les différentes fonctionnalités du SGQ) peut être prise en charge par votre partenaire numérique, la formation interne de sensibilisation relève de votre responsabilité. En bref, il s'agit de communiquer à votre personnel l'importance du nouveau SGQ, l'usage qu'il doit en faire et la manière dont il simplifiera le processus de gestion de la qualité de votre organisation.

Muni de ces informations, votre personnel peut alors tester le nouveau système de gestion de la qualité afin d'évaluer s'il sert le bon objectif de la bonne manière. Gardez à l'esprit qu'un manque de retour d'information se traduit souvent par un faible taux d'adoption/d'essai.

ÉTAPE 4 : Mesurer et améliorer

Une fois que votre système numérique de gestion de la qualité des soins de santé est opérationnel, il est important de mesurer en permanence vos performances et de saisir les opportunités d'amélioration. Cela permet d'améliorer les résultats et la satisfaction des patients, de réduire les erreurs médicales et les événements indésirables, d'améliorer la sécurité des patients, d'accroître l'efficacité et de mieux utiliser les ressources de santé.

Vous pouvez également collaborer avec votre partenaire numérique pour adapter les solutions et les processus existants afin de les améliorer.

À propos de MEG

MEG a été fondé en 2016 avec le développement de son premier module intégré - le module d'audit pour les soins de santé. Depuis, il a évolué pour devenir un système de gestion de la qualité des soins de santé numérique, mobile-first et basé sur le cloud, connectant les personnes, les processus et les données. MEG peut être utilisé en ligne et hors ligne pour gérer la sécurité des patients, la conformité, l'accréditation et l'amélioration de la qualité de manière efficace et organisée.

Voici un aperçu du système de gestion de la qualité du MEG et des différentes solutions qu'il contient :

Voici quelques-uns de nos principaux modules :

• Gestion de l'audit

Le logiciel de gestion des audits du MEG remplace le papier, les feuilles de calcul et les solutions d'audit inefficaces par un système numérique mobile qui peut être utilisé en ligne et hors ligne. Il est préchargé avec des formats d'audit familiers à votre équipe, des analyses en temps réel, une gestion des tâches et des flux de travail entièrement adaptés à vos besoins. 

• Rapports d'incidents 

Le module de déclaration d'incidents conforme à la LFPSE du MEG aide à lutter contre la sous-déclaration en permettant à chaque employé d'enregistrer les incidents en temps réel, rapidement et avec précision. Le personnel peut signaler des problèmes sur mobile ou sur ordinateur grâce à nos formulaires d'incidents extensibles à capture rapide, gérer efficacement les risques et obtenir une visibilité de l'activité des incidents dans un seul hôpital ou sur plusieurs sites. 

• Gestion des risques

La solution de gestion des risques du MEG est conçue pour aider votre organisation à adopter une approche cohérente de l'évaluation et de la gestion des risques. Elle consolide une série d'activités liées aux risques, le registre des risques et la documentation telle que les normes réglementaires et les politiques locales en un seul endroit, ce qui vous permet d'avoir une supervision complète à tout moment. Vous pouvez également saisir les incidents et les plaintes, analyser les données à l'aide de tableaux de bord détaillés et de cartes thermiques, planifier des interventions et suivre les progrès réalisés.

• Gestion des documents

L'outil de gestion des documents du MEG vous permet de gérer et de stocker en toute sécurité des politiques, des procédures opérationnelles, des normes et des directives cliniques, dans un emplacement unique et centralisé auquel vous pouvez accéder à partir de n'importe quel appareil mobile ou du web. Vous pouvez également rechercher, éditer, mettre à jour et organiser facilement les documents ou les partager au sein des équipes, des départements et même de l'ensemble de l'hôpital en quelques minutes. 

Pourquoi le MEG ?