LLR PCL est une société d'intérêt communautaire à but non lucratif qui travaille en tandem avec le NHS pour fournir des services cliniques dans le cadre des soins primaires et de la communauté locale, au service des habitants de Leicester, Leicestershire et Rutland.
Le défi
LLR PCL utilisait auparavant des formulaires papier et des feuilles de calcul Excel pour l'audit IP&C. Cette approche demandait beaucoup de travail et de temps. Cette approche demandait beaucoup de travail et de temps, et la récupération des informations les plus élémentaires nécessitait un filtrage méticuleux. Il existait également un risque important de perte de données ou de mauvaise gestion en cas de catastrophes telles que des incendies ou des inondations.
Sarah Mabbott, responsable de la qualité et de la sécurité des patients, a trouvé qu'il était particulièrement difficile de suivre les indicateurs clés de performance et de produire des rapports en raison de l'absence d'un système centralisé.
Pour la notification des incidents, les prestataires avaient recours à des méthodes telles que les copies papier, les courriels ou le bouche-à-oreille, qui se sont toutes révélées peu fiables. Le processus existant exigeait également que les données soient enregistrées à la fois sur des feuilles de calcul et dans le système national LFPSE, ce qui entraînait une saisie redondante des données et une duplication inutile des efforts.
Il était impératif de relever ces défis pour que le LLR PCL puisse améliorer la sécurité des patients, rationaliser les opérations et maintenir la conformité avec les normes nationales en matière de rapports et les exigences réglementaires.
L'objectif
LLR PCL avait besoin d'un système pour rationaliser le processus d'audit du début à la fin, améliorer la précision des données et permettre un rapport en temps réel. Ils recherchaient également un système de rapport d'incidents centralisé et facile à utiliser, avec des protocoles standardisés et une intégration transparente avec le système national.
"LeMEG est un système brillant comparé à d'autres sur le marché. Certains produits demandent beaucoup de travail et requièrent un administrateur pour effectuer des changements, même mineurs. Le MEG n'est pas comme ça - il est efficace, convivial et la saisie des données se fait sans effort.
La solution
Après avoir constaté les limites du système existant de LLR PCL, l'équipe de mise en œuvre du MEG s'est mise au travail. En l'espace de trois mois, elle a remplacé les formulaires papier et les feuilles de calcul Excel par une plateforme numérique robuste et centralisée qui a permis aux prestataires et aux responsables de la qualité de rationaliser les rapports d'incidents et les capacités d'audit. Grâce à l'adoption du MEG, LLR PCL a eu accès à des formulaires d'audit personnalisables et à des configurations adaptées précisément à leurs besoins, ce qui a facilité la collecte et l'analyse des données.
L'étape suivante a consisté à intégrer le système de notification des incidents au système national LFPSE. Cette intégration visait à éliminer les tâches redondantes, à alléger les charges administratives et à garantir la conformité aux normes réglementaires.
"Chez LLR PCL, nous privilégions les partenariats qui s'alignent sur notre engagement en matière de soins aux patients et de qualité.Le MEG ne se contente pas de répondre à nos besoins, il dépasse les attentes grâce à son équipe d'assistance réactive. Leur compréhension de notre philosophie et la personnalisation rapide du système pour répondre à nos besoins témoignent de leur dévouement à notre réussite".
En outre, des améliorations ont été apportées au formulaire de déclaration d'incident, en y intégrant des champs tels que le responsable, des commentaires, des mises à jour de l'état d'avancement et la possibilité de joindre des documents pertinents. Chaque incident signalé porte désormais un numéro de référence LFPSE, ce qui permet de recouper les détails de l'incident de manière transparente.
L'introduction d'un tableau de bord en temps réel a permis aux parties prenantes d'avoir une visibilité sur tous les incidents enregistrés. Les utilisateurs peuvent filtrer les incidents en fonction de différents statuts, tels que soumis, soumis avec des avertissements, soumis avec des erreurs, non soumis et non soumis avec des erreurs. Les incidents peuvent également être classés comme étant en attente d'examen, en cours, clôturés ou attribués à des utilisateurs spécifiques ("mes incidents").
En outre, un tableau de bord graphique présente des informations telles que le nombre total d'incidents, la répartition par catégories, les problèmes de sécurité, les services et spécialités concernés, ainsi que les tendances en matière d'incidents au fil du temps. Ces fonctionnalités permettent à LLR PCL de gérer les risques de manière proactive et de lancer des initiatives d'amélioration de la qualité.
(Veuillez noter que toutes les données affichées dans les images ci-dessous proviennent d'un compte de démonstration du MEG et ne sont en aucun cas en corrélation avec le LLR PCL).
Le résultat
La mise en œuvre du MEG au LLR PCL a entraîné des améliorations significatives dans divers aspects de la déclaration d'incidents, de l'audit de qualité et de l'efficacité organisationnelle globale :
Amélioration de la collecte de données sur les incidents : Auparavant, en raison de l'absence de méthodes normalisées de collecte de données et de la forte intensité de main-d'œuvre des processus manuels, les rapports d'incidents manquaient souvent de détails et de précision. Il en résultait une documentation succincte et incomplète. Cependant, le module de rapport d'incident du MEG a considérablement amélioré les normes de rapport et la qualité des données. La qualité et la rapidité des rapports d'incidents se sont également améliorées, ce qui garantit que tous les incidents sont documentés et font l'objet d'une action rapide.
"MEG a transformé notre approche de la qualité et de la conformité chez LLR PCL.Grâce à son interface conviviale et à son intégration transparente dans nos flux de travail, nous avons rationalisé les rapports d'incidents et amélioré notre capacité à suivre les tendances et à identifier les risques. Le soutien de l'équipe du MEG a été exceptionnel, et nous construisons un partenariat axé sur la fourniture des normes les plus élevées en matière de soins aux patients."
Amélioration de la conformité : En s'intégrant de manière transparente au système national LFPSE, le MEG a éliminé la nécessité d'une saisie manuelle des données et d'une duplication du travail. Le système utilise désormais le transfert automatique de données pour garantir des mises à jour en temps réel entre les plateformes, améliorant ainsi l'intégrité globale des données. LLR PCL peut désormais signaler en toute confiance les incidents conformément aux normes nationales, ce qui réduit le risque d'erreurs et garantit le respect des exigences réglementaires.
Gestion proactive des risques : Les tableaux de bord et les données graphiques générés par le système du MEG fournissent à LLR PCL des informations précieuses sur les tendances et les modèles d'incidents. Cela facilite la gestion proactive des risques en leur permettant d'identifier les risques potentiels et de mettre en œuvre des mesures préventives pour les atténuer efficacement. En tirant parti des capacités du MEG, LLR PCL peut garder une longueur d'avance sur les problèmes émergents et améliorer en permanence la sécurité des patients et la qualité des soins.
Amélioration des rapports : Le MEG a rationalisé les processus d'établissement de rapports, essentiels à l'examen et à la prise de décision au niveau de la direction. La direction peut extraire des rapports complets, offrant une vue d'ensemble des initiatives de l'organisation en matière de qualité. Cela permet une prise de décision et une planification stratégique éclairées, garantissant que les actions sont basées sur une compréhension approfondie des performances de l'organisation.
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