l'hôpital

L'hôpital universitaire Austral est un hôpital universitaire et un centre de recherche médicale en Argentine. Reconnu comme l'un des principaux hôpitaux d'Amérique latine, il est reconnu internationalement pour ses normes élevées et la qualité de ses soins, notamment par le Joint Commission International Gold Seal depuis 2013.

Le problème

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Plus de temps à faire des audits moins de temps pour mettre en œuvre travail d'amélioration de la qualité des soins.

Afin de respecter les normes réglementaires et d'améliorer continuellement la sécurité des patients et la qualité des soins fournis, l'équipe de gestion des soins infirmiers de l'hôpital universitaire Austral effectue régulièrement des audits internes. Elle surveille de près un ensemble d'indicateurs clés de performance (ICP) afin d'intervenir en temps utile et d'améliorer continuellement les soins.

Historiquement, la réalisation de ces audits était une tâche lente, lourde et fragmentée, nécessitant un effort manuel considérable de la part du personnel de première ligne. Les constatations étaient recueillies par les auditeurs sur papier, puis saisies manuellement dans une feuille de calcul Excel pour être analysées et faire l'objet de rapports. 

Compte tenu de l'activité de l'hôpital, l'environnement du service avait souvent changé au moment où l'analyse de l'audit terminé était renvoyée au service.

"La collecte des données d'audit sur papier prenait beaucoup de temps ; il fallait saisir ces informations dans Excel, puis procéder à une analyse des données... autant d'étapes nécessaires pour nous permettre de planifier l'amélioration de la qualité."

La quantité importante de données que les professionnels de la santé de première ligne devaient collecter manuellement et dont ils devaient rendre compte signifiait qu'ils avaient finalement moins de temps à consacrer à leur rôle principal, à savoir soigner les patients. 

Le personnel était souvent frustré de devoir chercher, extraire et partager des informations essentielles enfouies dans des feuilles de calcul, des bases de données isolées et même sur papier. Google Drive a été introduit pour tenter d'améliorer le processus, mais la collecte et l'analyse des données d'audit restaient chronophages. Les informations saisies et non analysées devenaient des "données sombres" et conduisaient à des opportunités d'amélioration manquées.

la solution

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Numériser, automatiser et simplifier les processus d'audit pour dégager plus de temps pour le travail d'amélioration et les soins aux patients.

L'application numérique de gestion d'audit du MEG a été déployée sur les appareils mobiles (et de bureau) en quelques jours, permettant aux auditeurs de collecter des données en déplacement, même dans les zones où la connexion Internet est faible. La direction des soins infirmiers d'Austral a travaillé avec l'équipe du MEG pour personnaliser l'ensemble des questions, le flux de travail et le tableau de bord des rapports afin de répondre aux exigences de l'hôpital et de refléter les processus d'audit déjà connus du personnel. Les auditeurs saisissent les données avec des actions plus efficaces de clic, de glissement et de défilement, ce qui leur permet de gagner du temps et de réduire les erreurs.

Une fois les audits soumis, le personnel concerné peut être notifié et les résultats peuvent être immédiatement présentés et filtrés par date, service, auditeur, spécialité, etc. afin de faire ressortir les données les plus significatives. Ainsi, l'auditeur principal peut facilement se concentrer sur les domaines présentant des scores de conformité inférieurs et formuler des plans d'action pour combler ces lacunes en temps voulu. 

"Le fait de pouvoir collecter les données numériquement et d'avoir immédiatement accès aux rapports nous a permis de donner un retour d'information pratique au personnel de première ligne et de faire des interventions en temps réel."

L'intégration des nouveaux utilisateurs de MEG Audit and Incident Reporting dans plus de 20 services de l'hôpital a été gérée de manière transparente par les équipes de mise en œuvre et de support client de MEG. Malgré le déploiement rapide et étendu, "très peu d'instructions ont été nécessaires" grâce à l'interface utilisateur simple et intuitive et aux formulaires personnalisés conçus pour refléter les flux de travail préexistants. Le personnel a déclaré avoir trouvé le MEG "très convivial" et la transition globale vers un système numérique "très bénéfique" :

"L'équipe du MEG est toujours extrêmement réactive à toutes nos questions."

Le dévouement et le niveau de soutien offerts par MEG tout au long de l'opération ont été une énorme valeur ajoutée pour Alejandra Parisotto, directrice des soins infirmiers. "Le MEG est ouvert aux appels vidéo, aux courriels et aux messages pour répondre à toutes les questions 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, ce qui est un facteur important pour les professionnels de la santé qui sont constamment en mouvement et soumis à une pression croissante. 

Le soutien interne de personnes dont la langue maternelle est l'espagnol a également été d'une importance capitale pour aider à développer un partenariat de travail solide entre la direction des soins infirmiers, le personnel de première ligne et le MEG.

LE RÉSULTAT

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La réduction du temps consacré à l'administration permet de consacrer davantage de temps aux soins aux patients et aux initiatives d'amélioration de la qualité, ce qui se traduit par une amélioration des résultats pour les patients et du moral du personnel.

Le module MEG Digital Audit Management a transformé l'approche de HU Austral en matière d'audit :

"Nous avons économisé beaucoup de temps auparavant consacré à l'analyse, car nous voyons désormais clairement où sont les problèmes et c'est là que nous concentrons nos efforts. Et avec le temps supplémentaire que nous gagnons maintenant, nous le réinvestissons directement dans des initiatives d'amélioration de la qualité et dans l'amélioration des soins aux patients."

Les avantages qui en découlent sont les suivants 

• Des formulaires numériques à saisie rapide ont permis au personnel de classer les commentaires par ordre de priorité.

• Les rapports et tableaux de bord automatisés ont ajouté des heures aux journées de travail des équipes.

• Les indicateurs clés de performance (ICP) ont pris vie instantanément pour le personnel de première ligne très occupé, sous la forme de rapports, de graphiques et de tableaux attrayants, interactifs et faciles à lire, leur permettant d'identifier rapidement les zones à problèmes et d'intervenir en temps réel. 

• Les problèmes de non-conformité sont clairement visibles, ce qui permet d'intervenir et de planifier les actions en temps réel.

• Le temps gagné est continuellement réinvesti directement dans les soins aux patients, le contrôle et l'amélioration de la qualité.

Le module MEG Audits et inspections a offert au personnel d'audit de HU Austral la possibilité de collecter et d'analyser des données sur n'importe quel appareil en temps voulu afin d'allouer plus de temps à leurs activités d'amélioration de la qualité. Le temps considérable économisé sur la collecte manuelle des données, l'entrée dans le système et l'analyse a ajouté des heures dans les journées de travail des équipes - temps qu'ils ont passé à améliorer les choses.

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