l'hôpital

NHS Lothian est la deuxième plus grande autorité sanitaire du Royaume-Uni, avec 21 hôpitaux, 126 cabinets de médecins généralistes, 180 pharmacies communautaires, 173 cabinets dentaires et 112 cabinets ophtalmologiques. Il compte plus de 27 000 employés qui fournissent une gamme complète de services primaires, communautaires et hospitaliers aigus à travers Édimbourg, East Lothian, West Lothian et Midlothian.

Le DÉFI

NHS Lothian utilisait auparavant un système numérique d'audit de la qualité construit et géré par une société unipersonnelle. Toutefois, ce système n'était pas très convivial et n'était pas conçu pour répondre à l'ensemble de ses besoins en matière d'audit et d'accréditation des services.

Lorsque le propriétaire a pris sa retraite en 2020, Lothian a perdu l'accès au système. En conséquence, les infirmières responsables adjointes et principales ont dû revenir à l'utilisation de papier ou de feuilles Excel complexes pour saisir les données de qualité. Et en l'absence d'une méthode standard pour le faire, boucler la boucle entre les informations et les actions visant à améliorer la qualité est devenu un défi de taille.

C'est alors qu'ils ont envisagé de créer en interne un système d'audit de la qualité numérique sur mesure. Malheureusement, à l'époque, en raison de la pandémie, leur équipe informatique interne n'avait tout simplement pas la capacité d'entreprendre un projet de cette envergure. Ce qu'il leur fallait, c'était un produit standard, rapide à mettre en œuvre et facile à configurer, qu'ils pourraient utiliser pour gérer leurs audits d'assurance des soins infirmiers et des soins.

Après avoir évalué plusieurs produits différents, ils ont choisi la MEG.

la solution

Le NHS Lothian avait un objectif très clair et spécifique : satisfaire aux normes nationales d'assurance des soins infirmiers et des soins avec l'aide des outils d'assurance qualité des services et des départements. Avec cet objectif en tête, l'équipe de mise en œuvre du MEG s'est mise au travail.

La première étape a consisté à transférer les audits IPC (prévention et contrôle des infections) existants, sur papier ou sous Excel, vers l'outil numérique de gestion des audits du MEG. Ensuite, au fur et à mesure que chaque audit était mis en ligne, l'équipe de gestion du projet de Lothian a élaboré des procédures opérationnelles standard et des guides pratiques pour aider le personnel à utiliser les audits de manière efficace. Cependant, l'équipe de Lothian a rapidement constaté que les guides n'étaient pas obligatoires :

 Le MEG s'est ensuite attaqué au LACAS. Également connu sous le nom de Lothian Accreditation Care Assurance Standards, ce système sert d'outil d'accréditation et d'assurance qualité pour les services, vérifiant 13 normes dans 18 formulaires différents cinq fois par mois.

Avant le MEG, les infirmières de Lothian utilisaient une feuille de calcul Excel à onglets multiples pour extraire manuellement des données de différents formulaires et audits, et des formules complexes pour calculer les scores d'accréditation de leurs services. Chaque service utilisant une feuille de calcul distincte, les infirmières responsables de l'amélioration de la qualité et des normes se retrouvaient avec plus de 80 feuilles de calcul Excel à valider à la fin de chaque cycle. L'ensemble du processus était extrêmement laborieux et prenait beaucoup de temps. En d'autres termes, il fallait un meilleur système.

Au cours des six mois suivants, l 'équipe de mise en œuvre du MEG a travaillé avec NHS Lothian pour créer un outil numérique d'accréditation des services personnalisé et entièrement configurable - LACAS. En extrayant automatiquement les données des différents systèmes internes utilisés par Lothian, nous avons créé 18 formulaires d'audit numériques et un formulaire de synthèse unique qui combine les résultats des audits pour produire un score d'accréditation des services.

Nous avons également créé un tableau de bord unique qui affiche visuellement les données d'audit et le score de chaque service dans les différents hôpitaux, éliminant ainsi tout besoin de feuilles de calcul. Ces informations peuvent être extraites à tout moment par la direction et envoyées directement au tableau de bord des mesures d'excellence nationale en matière de soins.

Lorsque l'outil LACAS a été lancé, l'équipe de gestion du projet à Lothian a proposé des séances de formation de 30 minutes au personnel pour leur montrer comment utiliser le système. Cependant, comme cela a été le cas pour les audits IPC, les courtes vidéos et les guides pratiques ont été plus que suffisants pour les aider.

Vous trouverez ci-dessous des exemples de tableaux de bord de l'accréditation des soins infirmiers du MEG, similaires à ceux utilisés par NHS Lothian.

(Veuillez noter que toutes les données affichées dans les images ci-dessous proviennent d'un compte de démonstration MEG et ne correspondent en aucun cas à NHS Lothian).

LE RÉSULTAT

Aujourd'hui, le MEG est utilisé par plus de 1100 employés de NHS Lothian pour effectuer des audits et suivre leur conformité aux normes nationales d'assurance des soins infirmiers et des soins.

Le système numérique du MEG a permis aux infirmières-chefs de clinique de regrouper les données de différents services, mois après mois, et de les visualiser sur un seul tableau de bord. Ils peuvent ainsi comparer les scores d'accréditation de leurs services dans le temps, identifier les domaines à améliorer et ajuster leurs processus pour améliorer la conformité. La direction dispose désormais d'un contrôle complet des performances des services en temps réel, ce qui n'était pas le cas avant le MEG. De plus, plus de feuilles de calcul !

Pendant ce temps, l'équipe de mise en œuvre du MEG est occupée à construire de nouveaux audits entièrement configurables pour NHS Lothian et à apporter des modifications mineures aux audits existants pour les rendre encore plus efficaces et conviviaux.

Les clients avec lesquels nous travaillons...