La réalisation d'audits des soins de santé est un moyen essentiel de comparer les pratiques actuelles de prévention et de contrôle des infections aux normes de qualité et à d'autres critères de référence. Les audits peuvent contribuer à améliorer les services de santé en tant que mécanisme systématique et sans reproche permettant aux professionnels de la santé d'évaluer et de mettre en œuvre des changements.
Historiquement, cependant, l'audit a été une activité un processus lent, lourd et basé sur le papier exigeant un énorme effort manuel de la part du personnel de première ligne. Il en résulte souvent une lassitude à l'égard de l'AQ (amélioration de la qualité) et une augmentation des niveaux d'épuisement professionnel parmi le personnel.
Pourquoi choisir un outil d'audit numérique pour les équipes de prévention et de contrôle des infections ?
Un logiciel de gestion des audits de santé peut contribuer à changer cette situation et à transformer une culture de conformité en une culture d'amélioration de la qualité, du chevet du patient au conseil d'administration. Un outil d'audit numérique simplifie la qualité des soins de santé en numérisant, automatisant et gérant vos flux de travail à partir d'un endroit central.
Comment choisir le meilleur outil d'audit des soins de santé
Cependant, avec la multitude d'outils de conformité des soins de santé disponibles, comment savoir quel logiciel est le plus adapté pour vous et votre équipe IPC ? Voici 11 questions que vous devez prendre en compte lorsque vous recherchez un logiciel d'audit des soins de santé :
1. Est-il évolutif ?
Est-il facile d'augmenter ou de diminuer les fonctionnalités du logiciel (et les coûts associés) en fonction du niveau de la demande dans votre établissement de santé ? Il est également important de savoir si le système de gestion des audits est un module autonome qui fait partie d'un système de gestion de la qualité plus vaste. Si vous disposez du budget nécessaire pour mettre à niveau un autre système le trimestre prochain, vous voulez éviter, si possible, d'avoir à ajouter un autre outil à la liste.
2. Combien de personnes ont besoin d'un accès ?
Certains éditeurs de logiciels d'audit facturent par utilisateur, ce qui peut poser problème lorsque votre équipe s'agrandit ou si vous décidez de vous développer rapidement, comme c'est souvent le cas lorsque le budget devient disponible. Essayez plutôt de trouver un outil d'audit des soins de santé dont la licence annuelle est basée sur l'ampleur du déploiement, par exemple le nombre de sites et de lits pris en charge.
3. Est-il adapté aux téléphones portables ?
Pensez à ceux qui vont travailler avec ce logiciel au quotidien. Il est plus que probable que la majorité de vos utilisateurs finaux effectuent des audits en déplacement, lors de leurs tournées. Assurez-vous que le logiciel d'audit des soins de santé est adapté aux mobiles et disponible sur toutes les plates-formes afin que vous puissiez vous installer sur n'importe quelle technologie dont vous disposez actuellement.
4. Est-il convivial ?
Vos utilisateurs finaux sont-ils des techniciens avertis ou peu familiers avec les différents types de logiciels ? Si la plateforme d'audit numérique doit être utilisée par un large éventail de personnes, l'interface utilisateur doit être simple. Le choix d'un outil spécialement conçu pour l'audit des soins de santé est sous-estimé, mais ces outils sont conçus spécialement pour les travailleurs de la santé et leurs environnements chargés. La saisie des données et l'expérience utilisateur sont intuitives, rapides et faciles à naviguer, ce qui favorise une transition en douceur vers le nouveau logiciel.
5. Disposerez-vous d'un soutien ?
Un audit bien conçu guidera logiquement les utilisateurs à travers les formulaires numériques, étape par étape, de sorte qu'une formation minimale ou souvent inexistante est même nécessaire. Cependant, il arrive parfois que des problèmes surviennent, et vous devrez avoir accès à la documentation d'aide et à une équipe d'assistance capable de réagir rapidement. Si l'assistance d'une plate-forme semble prendre beaucoup de temps, il est peut-être préférable de continuer à chercher et d'envisager des fournisseurs plus petits qui offrent des temps de réponse plus rapides et des guides d'auto-assistance comme solution.
6. Peut-il être utilisé hors ligne ?
Si votre établissement ou votre service a tendance à avoir un accès wifi irrégulier, comme c'est souvent le cas, il est essentiel de pouvoir continuer à collecter des données lorsque la connectivité est mauvaise ou que vous êtes hors ligne. Imaginez la frustration d'avoir enfin terminé 20 audits PVC d'affilée et de vous rendre compte que les données ont été perdues lorsque vous avez appuyé sur le bouton de téléchargement. C'est un point simple mais qui vous épargnera beaucoup de stress à long terme !
7. Est-il sécurisé ?
Les organismes de santé doivent se conformer à des réglementations strictes en matière de sécurité des données et de confidentialité, telles que l'HIPAA et le GDPR, pour protéger les informations sensibles. Votre fournisseur de logiciel doit réaliser une évaluation des incidences sur la vie privée et fournir un accord de protection des données pour garantir la sécurité des données. Les caractéristiques de sécurité à rechercher dans un logiciel de gestion des audits sont les systèmes basés sur le cloud, qui fournissent des mises à jour automatiques, des sauvegardes régulières et un cryptage, ainsi que différents niveaux d'accès utilisateur qui autorisent l'accès aux informations selon les besoins.
8. Est-il configurable ?
La possibilité de personnaliser et de modifier les séries de questions, l'accès des utilisateurs et les règles de rapport ne peut être sous-estimée. La plupart des fournisseurs proposent une bibliothèque d'audits avec des modèles standard et le support client se charge de la configuration et de la maintenance, tandis que certains vous donnent le pouvoir de créer des audits, d'apporter des modifications et de gérer le système également. Recréer exactement votre flux de travail actuel sur un nouveau système d'audit numérique peut contribuer à faciliter le passage du papier à l'audit numérique des soins de santé.
9. Est-il interopérable ?
Il est plus que probable que votre établissement de soins de santé utilise d'autres systèmes à l'échelle du site, tels que Active Directory, les DSE (dossiers médicaux électroniques) et les outils de veille économique ; vous aurez donc besoin d'un outil d'audit numérique capable de s'y intégrer. Demandez si le système d'audit des soins de santé dispose d'une API documentée. Cela lui permettra de s'intégrer à d'autres systèmes hospitaliers, ajoutant ainsi des fonctionnalités à l'outil. Les utilisateurs pourront opter pour une authentification unique et gagner du temps, car le système extrait tous les détails pertinents lorsque des critères tels que le MRN sont saisis.
10. Pouvez-vous fermer la boucle ?
Planification de l'amélioration de la qualité est une caractéristique essentielle des systèmes d'audit numérique pour les équipes de soins de santé qui sont déjà surchargées. Avec le bon outil d'audit numérique des soins de santé, vous pouvez programmer des audits à l'avance et définir des rappels pour le membre du personnel concerné afin d'éviter les oublis. Si des problèmes sont détectés, vous devez être en mesure de les transmettre immédiatement à la direction générale, qui peut alors attribuer des mesures correctives et suivre les progrès réalisés, le tout en un seul endroit.
11. Les données sont-elles significatives ?
Si les rapports et les analyses fournis sont trop complexes à comprendre ou pas assez détaillés, cela ne sert pas à grand-chose. Les informations capturées et non analysées sont en fait simplement stockées et deviennent des données sombres. Vous avez besoin d'un tableau de bord de reporting convivial et configurable afin d'extraire vos informations uniques et de les partager facilement avec votre équipe.
Conclusion
La tâche peut sembler intimidante au départ, mais si vous posez les bonnes questions, vous pouvez rapidement réduire la recherche d'un outil numérique d'audit des soins de santé. Utilisez ce guide pendant les démonstrations de produits pour poser des questions et, dans la mesure du possible, inscrivez-vous à un essai gratuit pour voir les réponses par vous-même. Le logiciel d'audit de conformité des soins de santé idéal attend votre équipe de CPI et, avec la bonne approche, vous le trouverez en un rien de temps !
Apprendre des autres équipes IPC
Écoutez Sandi Gamon, responsable de la qualité et IPC CNS au Waitemata DHB, parler des étapes qu'elle a suivies pour sélectionner un outil d'audit numérique des soins de santé pour son équipe dans ce webinaire gratuit et à la demande.
Le MEG est un système numérique de gestion de la qualité pour les soins de santé. Sa suite d'outils configurables, mobiles et basés sur le cloud, peut être utilisée sur n'importe quel appareil par les travailleurs de première ligne pour saisir les audits, les incidents, les évaluations des risques et accéder aux informations à tout moment, directement sur le lieu de soins.