Aujourd'hui, les organismes de soins de santé subissent une transformation essentielle en abandonnant les systèmes archaïques de gestion de la qualité basés sur le papier et en adoptant des solutions avancées basées sur la technologie. Les systèmes réputés pour leurs processus manuels, leurs volumes de documents papier et leurs flux de travail fastidieux sont lentement mais sûrement remplacés par des logiciels modernes qui rationalisent les processus et permettent la saisie, l'analyse et la communication de données en temps réel.
Cette transition est essentielle car elle permet aux organismes de santé du monde entier d'améliorer la qualité des soins et la sécurité des patients, et de garantir le respect des normes réglementaires.
Cela dit, le passage de systèmes obsolètes à des solutions numériques avancées de gestion de la qualité dans le secteur des soins de santé est plus qu'une simple question de mise à jour technologique. Il s'agit d'un changement holistique qui a un impact sur les processus, les personnes et la culture. L'adoption par l'ensemble de l'organisation est la clé de voûte de la réussite de ce parcours de transformation numérique. Et c'est là que les responsables des soins infirmiers et de la qualité deviennent des catalyseurs importants.
Dans cet article de blog, nous examinerons comment les responsables des soins infirmiers et de la qualité peuvent mener la charge de la mise en œuvre et de l'adoption de nouvelles solutions numériques de gestion de la qualité au sein de leur organisation.
Choisir le bon logiciel
Bien que cela puisse sembler une évidence, trouver et mettre en œuvre une solution de gestion numérique de la qualité des soins de santé qui s'aligne au mieux sur les besoins stratégiques et opérationnels de votre organisation est essentiel pour une adoption réussie. Une récente étude de Deloitte a révélé que 80 % de tous les projets de transformation numérique échouent, le choix d'une mauvaise solution étant l'une des principales raisons. Bien que cette statistique concerne différents secteurs, bien au-delà des soins de santé, elle souligne l'importance de sélectionner les bons outils numériques dès le départ.
Mais que signifie "choisir le bon logiciel" ? En un mot, il s'agit de choisir une solution de gestion numérique de la qualité spécialement conçue pour répondre aux exigences en constante évolution du secteur des soins de santé. Cela inclut des caractéristiques telles que la configurabilité, l'évolutivité, la sécurité et la capacité à s'intégrer aux systèmes existants. Nous avons abordé ce sujet en détail dans notre livre blancintitulé "Beyond Legacy Systems : La voie de la transformation numérique".
Une autre caractéristique clé à prendre en compte lors de l'évaluation d'un logiciel est l'expérience utilisateur (UX). Les systèmes de gestion de la qualité dotés d'une interface utilisateur supérieure et d'une conception intuitive éliminent en grande partie la nécessité d'une formation approfondie des utilisateurs de première ligne. Une interface intuitive et conviviale permet au personnel de naviguer en toute confiance dans le système, ce qui réduit la courbe d'apprentissage et accélère la maîtrise du nouveau logiciel, ce qui, en fin de compte, en augmente l'adoption.
Piloter le nouveau système
Un programme pilote consiste à tester une nouvelle solution de gestion de la qualité numérique à petite échelle avant de s'engager dans une mise en œuvre à grande échelle. Cette approche est idéale pour atténuer les risques, car elle permet d'identifier rapidement les problèmes potentiels ou les vulnérabilités du système, réduisant ainsi le risque de problèmes généralisés à l'avenir.
Cependant, ils peuvent aussi être extrêmement utiles pour améliorer l'adoption par les utilisateurs de la manière suivante :
Un programme pilote réussi sert de preuve de concept. Lorsque les utilisateurs constatent les avantages que le nouveau système apporte à leur travail quotidien et la manière dont il s'intègre dans leurs flux et processus existants, ils sont plus enclins à soutenir son adoption.
Les programmes pilotes permettent d'identifier les "champions", c'est-à-dire les premiers adeptes enthousiastes qui peuvent influencer positivement leurs pairs. Les champions jouent un rôle important en encourageant le personnel à adopter le nouveau système, ce qui stimule les taux d'adoption.
Les programmes pilotes permettent de tester les utilisateurs et d'obtenir un retour d'information. Le personnel qui participe au développement et à l'essai du système peut fournir un retour d'information précieux sur la manière d'améliorer encore le système. En apportant les ajustements et les améliorations nécessaires, on augmente encore la probabilité que l'utilisateur accepte le système lorsqu'il sera entièrement déployé.
Créer un plan de communication complet
La mise en place d'un plan de communication clair lors du déploiement d'une nouvelle solution de gestion de la qualité numérique est cruciale pour de nombreuses raisons. Tout d'abord, il permet de s'assurer que tous les membres de l'organisation, de la direction au personnel de première ligne, reçoivent des informations cohérentes et factuelles sur le nouveau système, ce qui permet d'éviter toute confusion ou malentendu. Il s'agit également d'un élément essentiel de la gestion du changement, qui permet d'atténuer les résistances et de définir les attentes, les responsabilités et les délais.
Un plan de communication approfondi comprend généralement les éléments suivants
Une réunion de lancement avec les hauts responsables
Réunions départementales avec les cadres moyens et le personnel de première ligne pour discuter des changements spécifiques au département dans le cadre du nouveau système de gestion de la qualité.
Des mises à jour sur l'intranet et par courrier électronique à l'ensemble du personnel sur l'état d'avancement du processus de mise en œuvre et les principales étapes.
Ateliers de formation sous forme de sessions en personne, de sessions en ligne ou de modules d'autoformation pour le personnel de première ligne sur le nouveau système de gestion de la qualité, les processus et les procédures.
Mécanismes de retour d'information par le biais d'enquêtes, de boîtes à suggestions, de formulaires en ligne ou d'une adresse électronique dédiée où le personnel peut faire des suggestions, souligner des préoccupations ou signaler des problèmes.
L'essentiel est de se rappeler qu'une communication efficace est un processus continu et que le plan de communication peut être amené à évoluer pour répondre à de nouveaux besoins et défis tout au long du processus de mise en œuvre du SMQ.
Éducation et formation
L'un des facteurs clés pour garantir l'adoption d'une nouvelle solution numérique de gestion de la qualité au sein d'une organisation est l'éducation et la formation. Comme nous l'avons déjà mentionné, bien que les logiciels intuitifs et conviviaux minimisent la courbe d'apprentissage, il est toujours important que les responsables de la qualité et des soins infirmiers dotent leurs équipes d'une connaissance approfondie du logiciel, de ses avantages et de la manière de l'utiliser efficacement.
Un aspect souvent négligé est la formation des administrateurs de logiciels au sein de l'organisation. Bien que l'équipe d'assistance à la clientèle du fournisseur doive toujours être réactive et disponible pour répondre à toute demande, l'objectif doit être de veiller à ce que l'organisation soit aussi autosuffisante que possible. Il est donc essentiel de former les administrateurs aux connaissances de base nécessaires pour gérer et dépanner efficacement le système et soutenir les autres membres du personnel en cas de besoin.
Des programmes de formation complets couvrant tous les aspects du système de gestion de la qualité, de la navigation de base aux fonctions avancées, des ateliers pratiques, des ressources d'apprentissage en ligne telles que des didacticiels vidéo et des modules d'apprentissage en ligne, voire des sessions de formation dirigées par des pairs, sont autant d'excellents moyens de stimuler l'adoption du système. Il est également important de tenir le personnel informé des mises à jour et des changements apportés au système au fil du temps, afin de s'assurer qu'il utilise toutes les fonctionnalités de manière efficace.
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