Un registre des incidents ne doit pas se contenter de consigner ce qui s'est déjà produit.
Lorsque les incidents et les quasi-incidents sont recensés de manière systématique, les établissements de santé se dotent d'une source précieuse de données sur la sécurité des patients. Analysées dans leur ensemble, ces informations peuvent mettre en évidence des événements récurrents, des tendances émergentes et des risques sous-jacents qui ne seraient pas nécessairement visibles à partir de rapports individuels.
La véritable valeur d'un registre des incidents réside donc dans l'utilisation qui est faite des données par la suite.
En associant le signalement des incidents à l'enquête, à l'analyse des tendances, à l'élaboration de plans d'action et au registre des risques de l'hôpital, les établissements de santé peuvent passer d'une approche réactive face à des événements ponctuels à une approche visant à identifier et à gérer les risques avant que d'autres préjudices ne surviennent.
L'OMS reconnaît que les systèmes de signalement des incidents et d'apprentissage constituent des éléments essentiels de la sécurité des patients, tout en soulignant que les données issues de ces signalements doivent être analysées et utilisées à des fins d'apprentissage et de réduction durable des risques.
Qu'est-ce qu'un registre des incidents dans le secteur de la santé ?
Un registre des incidents est un registre centralisé répertoriant les incidents signalés, les quasi-accidents et autres événements liés à la sécurité au sein d'un établissement de santé.
Plutôt que de voir les informations dispersées dans des rapports, des e-mails ou des tableurs individuels, un registre des incidents offre aux équipes chargées de la sécurité des patients et de la gouvernance une vue d'ensemble structurée des événements, tous services, sites et périodes confondus.
Selon l'organisation, cela peut inclure :
Incidents liés à la sécurité des patients
Erreurs de médication
Chutes de patients
Accidents évités de justesse
Incidents liés à la sécurité du personnel
Événements liés aux équipements
Incidents liés à la gouvernance de l'information
Incidents opérationnels
Ce registre constitue la base de données nécessaire aux enquêtes et à l'apprentissage organisationnel. Toutefois, la tenue du registre en soi n'améliore pas la sécurité des patients.
Sa valeur réside dans la capacité de l'organisation à analyser les informations communiquées et à agir en fonction des conclusions tirées de ces données.
L'importance de la saisie des incidents en temps réel
Un registre des incidents en temps réel garantit :
Exactitude des données : Lorsque les incidents sont enregistrés immédiatement, les données sont fraîches et précises, ce qui minimise le risque d'erreurs ou d'informations manquantes.
Rapidité : Un rapport rapide permet des réponses plus rapides, réduisant ainsi la probabilité d'une escalade et améliorant les résultats pour les patients.
Transparence : Les mises à jour en temps réel favorisent une culture de responsabilité et de transparence au sein des équipes.
Par exemple, une infirmière qui identifie une erreur de médication et l'enregistre immédiatement dans le système permet à la direction d'agir rapidement, d'atténuer le préjudice potentiel pour le patient et de prendre des mesures correctives.
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Registre des incidents et registre des risques : quelle est la différence ?
Un registre des incidents et un registre des risques accompagnent des aspects différents, mais étroitement liés, de la gestion des risques dans le secteur de la santé.
Un registre des incidents permet de consigner de manière structurée les incidents, les quasi-accidents et autres événements liés à la sécurité qui se sont déjà produits. Il aide les équipes de soins à enquêter sur chaque événement tout en constituant un ensemble de données pouvant être analysé afin d'identifier les tendances récurrentes, les facteurs contributifs et les sources potentielles de préoccupation.
Un registre des risques hospitaliers, quant à lui, recense les risques cliniques, opérationnels et organisationnels identifiés susceptibles d'affecter les patients, le personnel ou l'établissement dans son ensemble. Il permet aux équipes d'évaluer les risques, de répertorier les mesures de contrôle existantes, d'en attribuer la responsabilité, de mettre en œuvre des mesures d'atténuation et de suivre l'évolution du niveau de risque au fil du temps.
La distinction importante réside dans le fait qu'un registre des incidents sert avant tout à répondre à la question « Que s'est-il passé ? », tandis qu'un registre des risques aide les organisations à se demander « Que pourrait-il se passer, et comment gérons-nous ce risque ? »
Toutefois, ces deux éléments ne doivent pas être considérés isolément. Un incident isolé peut nécessiter une enquête et des mesures correctives sans pour autant constituer un risque pour l'organisation. Mais lorsque l'analyse du registre des incidents révèle des événements récurrents, des facteurs contributifs communs ou une tendance émergente, cela peut indiquer l'existence d'un risque plus large qui doit être évalué et ajouté au registre des risques approprié.
Ce lien peut également s'inverser. Un risque existant peut se concrétiser sous la forme d'un incident malgré la mise en place de contrôles, ce qui apporte de nouveaux éléments permettant de déterminer si ces contrôles sont efficaces.
L'association de la gestion des incidents et de celle des risques aide donc les établissements de santé à ne plus se contenter de recenser les événements isolés, mais à comprendre dans quels cas des incidents récurrents peuvent être le signe de risques systémiques plus larges et où des mesures supplémentaires s'imposent.
Du registre des incidents au registre des risques hospitaliers
Imaginons qu'un hôpital recense plusieurs chutes de patients. Pris isolément, chaque incident peut faire l'objet d'une enquête et être traité. Mais lorsque le registre des incidents est analysé dans son ensemble, l'établissement pourrait constater que :
les incidents se concentrent dans certains quartiers ;
les incidents se produisent de manière disproportionnée pendant certaines équipes ;
le même facteur environnemental se présente à plusieurs reprises ;
des mesures correctives similaires ont déjà été mises en œuvre ;
ou lorsque des incidents persistent malgré la mise en place d'un dispositif de contrôle.
À ce stade, l'organisation ne traite plus uniquement des incidents isolés. La tendance elle-même peut révéler un risque organisationnel. Le problème peut alors être évalué selon la méthodologie de gestion des risques de l'organisation, transmis au registre des risques de santé concerné, attribué à un responsable et suivi dans le temps.
Comment la détection précoce des tendances contribue à une gestion proactive des risques hospitaliers
Une plateforme de gestion des risques dans le secteur de la santé peut aider les équipes à identifier des tendances qui peuvent être difficiles à percevoir lorsque les incidents sont examinés individuellement. En analysant les données relatives aux incidents en fonction de différents critères tels que le type d’incident, sa gravité, le service concerné, le lieu et l’heure, il devient plus facile d’identifier les événements récurrents et les risques émergents.
Par exemple, plusieurs incidents liés aux médicaments peuvent, à première vue, sembler sans rapport les uns avec les autres. Analysés conjointement, ils pourraient toutefois mettre en évidence un problème récurrent concernant un même médicament, une même étape du processus, un même domaine clinique ou un même moment de la journée.
La détection précoce des tendances fournit aux équipes chargées de la sécurité des patients les éléments nécessaires pour analyser ces tendances, déterminer si elles constituent un risque organisationnel plus large et mettre en place des contrôles ou des mesures d'amélioration adaptés.
C'est ainsi qu'un registre des incidents peut devenir bien plus qu'un simple recueil d'événements passés : il peut contribuer à une gestion proactive des risques en milieu hospitalier.
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Un registre des incidents n'est pas seulement un système ; c'est la base d'un environnement de soins de santé plus sûr et plus efficace. En capturant les incidents en temps réel, les organismes de santé peuvent garantir l'exactitude des données, rationaliser les flux de travail de gestion des risques et prévenir de manière proactive les problèmes récurrents. Construire cette base est la première étape vers une meilleure gestion des soins de santé et de meilleurs résultats pour les patients.
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