Les classeurs poussiéreux ont peut-être disparu. Dans la plupart des hôpitaux d'aujourd'hui, vous trouverez moins de classeurs remplis de politiques obsolètes. Au lieu de cela, le cimetière s'est déplacé en ligne.
Aujourd'hui, les sites SharePoint, les dossiers intranet et les référentiels PDF statiques constituent le "cimetière des documents". Les politiques existent techniquement sous forme numérique, mais pour le personnel de première ligne, elles pourraient tout aussi bien être enterrées six pieds sous terre. Une navigation compliquée, des dossiers cloisonnés et une mauvaise fonctionnalité de recherche signifient que les documents critiques sont en fait invisibles lorsqu'ils sont le plus nécessaires.
Les risques ne sont pas moins réels qu'à l'époque du papier. Ils sont même plus grands. Lorsque les dirigeants pensent qu'ils se sont modernisés simplement parce que les documents sont "en ligne", ils risquent de ne pas voir comment ces anciens systèmes numériques ne protègent pas le personnel, les patients et l'organisation elle-même.
Risque clinique : quand "en ligne" n'est pas accessible
Dans le secteur de la santé, les référentiels SharePoint et intranet ont constitué une première étape importante dans l'abandon de la gestion des politiques sur papier. Mais ils n'ont jamais été conçus pour répondre aux exigences complexes des soins de santé modernes. Ces systèmes sont efficaces pour stocker les documents, mais le stockage seul ne suffit pas lorsque le personnel et les autorités de réglementation ont besoin d'un accès instantané, d'un contrôle clair des versions et d'une preuve de l'attestation du personnel.
Le résultat ?
❌ Le personnel perd un temps précieux à parcourir des listes interminables de documents.
❌ Différentes équipes créent des versions dupliquées, ce qui entraîne une certaine confusion quant à la version correcte.
❌ Le personnel se fie à sa mémoire, aux conseils de ses pairs ou à des copies papier périmées parce qu'il ne peut pas trouver de manière fiable ce dont il a besoin.
Le risque clinique ne provient pas seulement de l'absence de politiques. Il provient également de politiques que le personnel ne peut pas trouver rapidement, auxquelles il ne peut pas faire confiance ou qu'il ne peut pas utiliser.
"Lesecteur de la santé ne peut pas se permettre de traiter la gestion des politiques comme une réflexion administrative après coup. Les documents obsolètes ou inaccessibles ne sont pas seulement source d'inefficacité, ils font courir un risque réel aux patients, au personnel et aux organisations.""
Risque de non-conformité : les régulateurs ne sont pas dupes
Les organismes de réglementation du secteur de la santé attendent davantage que des "documents stockés quelque part en ligne". Tous exigent un contrôle clair des versions, des pistes d'audit et une accessibilité démontrable en tant que norme minimale.
Les systèmes existants ne sont souvent pas à la hauteur :
Plusieurs versions d'une même politique peuvent se trouver dans des dossiers différents.
Aucune piste d'audit fiable ne permet de savoir qui a examiné ou approuvé les modifications.
Les enquêteurs qui demandent "montrez-moi la politique" sont confrontés à des recherches frénétiques et à des résultats incertains.
Plus important encore : l'attestation est pratiquement impossible.
SharePoint et les intranets ne permettent pas de savoir si le personnel a effectivement ouvert, lu et pris connaissance d'une politique.
Il n'y a aucun moyen d'attribuer des politiques à des rôles spécifiques et de saisir des attestations individuelles.
Les dirigeants se retrouvent à espérer que leurs employés respectent les règles, mais sans pouvoir le prouver lorsque les autorités de régulation le leur demandent.
En termes de conformité, "nous l'avons envoyé par courriel" ou "il est dans SharePoint" n'est pas une preuve de responsabilité. Les régulateurs veulent voir que le personnel a reçu, lu et signé les politiques - et que les organisations peuvent le prouver par une piste d'audit claire.
Risque culturel : le coût de la méfiance
La culture repose sur la confiance. Le personnel doit croire que la direction lui fournit les outils et les informations nécessaires pour réussir.
Lorsque le personnel ne peut pas trouver les politiques de manière fiable, la frustration augmente. Avec le temps, le désengagement s'installe. Ils créent des solutions de contournement, font circuler des documents fantômes ou s'en remettent simplement à "ce que nous avons toujours fait".
Cette situation n'affaiblit pas seulement la conformité, elle corrode la culture. Le personnel commence à penser que la direction ne donne pas la priorité à ses besoins. Cette méfiance se propage, sapant la culture de la sécurité et réduisant le respect des politiques dans l'ensemble de l'entreprise.
Un système de cimetière ne se contente pas d'enterrer des documents. Il enterre le moral du personnel.
L'illusion de la modernisation
Le danger des systèmes numériques existants est qu'ils créent un faux sentiment de progrès. Les dirigeants peuvent penser : "Nous avons numérisé nos politiques, donc tout va bien".
Mais la numérisation n'est pas synonyme d'accessibilité. La mise en ligne de classeurs ne résout pas le problème, elle ne fait que le déplacer.
Si une infirmière passe 10 minutes à chercher la politique de contrôle des infections...
Si un responsable de la conformité ne peut pas montrer instantanément la version actuelle à un inspecteur ou à un responsable de l'accréditation...
Si un nouveau médecin en formation télécharge un PDF obsolète à partir d'un lecteur partagé...
...alors le système n'est pas moderne. C'est un cimetière numérique, et les risques sont bien réels.
Pourquoi c'est important aujourd'hui
Les soins de santé sont plus que jamais sous pression :
Les pénuries de personnel signifient que les nouvelles recrues doivent être intégrées rapidement et de manière fiable.
La réglementation est de plus en plus stricte, avec une tolérance zéro pour le "nous n'avons pas pu le trouver".
Les exigences en matière de sécurité des patients requièrent des informations fiables, cohérentes et faciles à localiser en cas de besoin.
Les anciens systèmes numériques ont constitué une étape importante dans l'abandon du papier, mais ils n'ont tout simplement pas été conçus pour cet environnement. Ce qu'il faut, ce n'est pas seulement une numérisation, mais une transformation : des systèmes conçus pour la recherche, la confiance et la responsabilité.
Le recyclage du cimetière numérique
Il est temps de regarder la réalité en face : SharePoint et les autres référentiels intranet ont été conçus pour le stockage de documents, et non pour répondre aux exigences complexes de la gestion des politiques de santé. Ils restent utiles en tant qu'outils de collaboration générale, mais ils ne peuvent pas fournir la rapidité, la visibilité et la preuve qu' exige l'environnement des soins de santé d'aujourd'hui.
Les responsables des soins de santé doivent être plus exigeants :
Une recherche puissante qui permet de trouver la bonne politique en quelques secondes.
Contrôle de version en temps réel qui élimine les doublons et la confusion.
Des pistes d'audit et des rapports qui satisfont les régulateurs.
Des outils d'attestation qui prouvent que le personnel a lu et compris les politiques essentielles.
La métaphore du cimetière s'applique toujours, mais la solution est claire. Les politiques doivent être des documents vivants, consultables en quelques secondes, validés par des pistes d'audit et étayés par des attestations du personnel.
Conclusion
Les classeurs ont peut-être disparu, mais le cimetière demeure. Il vit dans des systèmes numériques obsolètes qui sont cloisonnés, encombrants et difficiles à consulter en toute confiance.
Les systèmes existants multiplient les risques cliniques, culturels et de conformité. Et dans un environnement de soins de santé où chaque seconde compte, c'est inacceptable.
Les responsables des soins de santé doivent dépasser l'illusion de la numérisation. Pour sortir du cimetière numérique, il faut adopter des systèmes de gestion des politiques qui soient dynamiques, consultables et responsables.
En effet, lorsque les politiques sont enterrées, que ce soit dans des sous-sols, dans des PDF périmés ou dans SharePoint sans aucune preuve qu'elles ont été lues, le risque prend vie.
👉 Dans la deuxième partie, nous verrons comment le MEG transforme la gestion documentaire d'un référentiel passif en un moteur de qualité vivant et connecté, donnant aux responsables des soins de santé les outils pour réduire les risques, améliorer la conformité et responsabiliser le personnel avec des informations auxquelles ils peuvent se fier.
Regarder le webinaire à la demande
Vous souhaitez découvrir les étapes pratiques pour sortir du "cimetière numérique" ? Regardez notre webinaire à la demande :
"Votre système documentaire est-il un facteur d'amélioration ou un simple outil de stockage ?
🎙 Avec Clare Harney, responsable des services de conseil et de formation chez Santegic, et Leonora O'Brien, responsable de la croissance chez MEG.