Dans la première partie, nous avons exploré le "cimetière des documents numériques", ces systèmes existants où les politiques sont en ligne mais restent en fait enterrées, inaccessibles et non fiables. Nous avons vu comment SharePoint, les référentiels statiques et les intranets encombrants exposent les organisations à des risques cliniques, culturels et de conformité.
Dans la deuxième partie, nous aborderons la solution : comment les organismes de santé peuvent aller au-delà du stockage et créer des systèmes documentaires qui fonctionnent comme un moteur dynamique de la qualité et de la sécurité, en réduisant les risques, en renforçant la conformité et en donnant au personnel les informations dont il a besoin, au moment où il en a besoin.
Les raisons de l'échec du stockage seul
Les approches traditionnelles, qu'il s'agisse de classeurs papier, de dossiers SharePoint ou de plateformes cloisonnées, ne satisfont pas les responsables qualité de trois manières importantes :
Lacunes en matière de responsabilité: Capacité limitée à prouver que le personnel a lu et compris les politiques.
Fragmentation: Documents déconnectés des audits, des incidents et des registres des risques.
Confusion des versions: Plusieurs versions sont en circulation, ce qui crée des incohérences et des risques.
Ces problèmes ne font pas que ralentir les équipes de gouvernance, ils compromettent la préparation aux inspections et augmentent le risque de non-conformité.
Du stockage au moteur de qualité
Les organismes de santé se tournent de plus en plus vers des systèmes intégrés de gestion des documents conçus pour la gouvernance. Le module de gestion des documents du MEG en est un exemple et illustre comment le passage du stockage à la gestion active de la qualité se traduit dans la pratique.
1. Intégration des fonctions de gouvernance
Le MEG rassemble les documents, les audits, les risques et les incidents au sein d'une plateforme interopérable. Cette source unique de vérité permet de réduire les doublons, de combler les lacunes en matière de gouvernance et d'assurer une surveillance cohérente dans l'ensemble de l'organisation.
2. Attestation et responsabilité
Au-delà de la distribution des documents, le système permet de savoir qui les a lus et en a accusé réception. Les rapports d'attestation montrent la conformité par utilisateur, département ou établissement, et des rappels automatisés garantissent que les lacunes sont comblées.
Exemple de fiches d'attestation dans le MEG
3. Efficacité améliorée par l'IA avec Ask MEG
L'IA est plus efficace lorsqu'elle est appliquée à des problèmes concrets. L'assistant IA intégré du MEG - Ask MEG - permet au personnel de poser des questions en langage clair dans le cadre d'une politique, par exemple :
"Quel EPI est nécessaire pour un patient atteint de C. diff ?
"Comment faire remonter un problème de protection au sein de l'équipe de nuit ?
L'assistant répond instantanément, avec des réponses fondées sur le document réel et approuvé, jamais inventé, toujours conforme.
Pour les dirigeants, cela signifie une clarté plus rapide pour le personnel, moins de délais d'escalade et la preuve que les politiques sont comprises et utilisées.
4. Créer, collaborer, contrôler
Les politiques peuvent être rédigées, révisées et publiées dans le système. Les cycles de révision sont automatisés, le contrôle des versions est appliqué et des pistes d'audit complètes enregistrent chaque action, de l'approbation à l'attestation du personnel.
Exemple de flux de travail pour l'approbation d'une publication dans MEG Docs
Il est important de noter que le MEG prend également en charge un processus de publication configurable. Les documents peuvent inclure une étape de révision facultative avant l' approbation finale, ce qui donne aux équipes une plus grande flexibilité dans la manière dont les politiques sont vérifiées et approuvées. Cela permet de s'assurer que le contenu critique est soigneusement revu par les bonnes personnes avant de passer à l'approbation formelle et à la publication, améliorant ainsi la clarté et la confiance dans le processus.
Comparaison : MEG vs SharePoint vs Paper
Voici comment une plateforme intégrée et spécifique aux soins de santé se compare aux outils traditionnels encore utilisés dans de nombreuses organisations :
Bien que SharePoint et le papier puissent fournir un stockage de base des documents et une piste d'audit partielle, ils laissent les équipes dépendantes des efforts manuels, vulnérables aux erreurs et incapables de démontrer la gouvernance de manière fiable.
Conçu pour être prêt à l'audit, chaque jour
Les systèmes documentaires modernes intègrent par défaut la préparation à l'inspection. Grâce à des fonctionnalités telles que le contrôle des versions, les journaux d'approbation, le suivi des attestations et les rappels d'expiration, les organisations peuvent démontrer leur conformité à tout moment, sans avoir à se préparer pendant des semaines.
La gouvernance passe ainsi d'un mode réactif à un mode proactif, ce qui est une attente essentielle des régulateurs et des organismes d'accréditation tels que le CQC, l'HIQA, le JCI et la Joint Commission.
Ce que les responsables de la qualité doivent demander
Lorsqu'ils envisagent de recourir à des systèmes de documentation, les directeurs de la qualité doivent se poser les questions suivantes :
S'intègre-t-il aux autres fonctions de gouvernance ?
Peut-il suivre et prouver la responsabilité du personnel ?
Est-il conçu pour être prêt à être audité tous les jours?
Permet-il au personnel d'accéder à des réponses, et pas seulement à des fichiers ?
Ces questions permettent de passer du stockage administratif au leadership en matière de gouvernance.
Dernière réflexion
La gestion des documents n'est plus une réflexion administrative après coup. Bien menée, elle sous-tend la culture, la cohérence et la conformité. Mal gérée, elle laisse le personnel dans l'ignorance et les organisations exposées.
Le défi pour les responsables des soins de santé est de s'assurer que leur système documentaire n'est pas un simple cimetière de politiques, mais un moteur dynamique de la qualité et de la sécurité.
Dans la troisième partie, nous examinerons comment les dirigeants opèrent déjà ce changement, en tirant les leçons de mises en œuvre concrètes et en montrant comment les systèmes intégrés peuvent soutenir une culture de l'amélioration continue.
Regarder le webinaire à la demande
Dans ce billet, nous avons exploré comment les organismes de soins de santé peuvent transformer les systèmes documentaires de dépôts statiques en un moteur dynamique de la qualité et de la sécurité.
Pour aller plus loin, regardez notre webinaire à la demande : "Votre système documentaire est-il un facteur d'amélioration ou un simple outil de stockage ?
Avec Clare Harney (responsable des services de conseil et d'éducation chez Santegic) et Leonora O'Brien (Chief Growth Officer chez MEG), la session explore :
Comment aller au-delà du stockage et construire des systèmes prêts pour la gouvernance ?
Etapes pratiques pour intégrer les documents dans les audits, les risques et la formation
Le rôle de l'IA et de l'attestation dans la promotion de la conformité et de la responsabilité