Cet article de blog est le deuxième de la série "Systèmes de gestion documentaire dans le secteur de la santé : Tout ce que vous devez savoir" - un guide complet dans lequel nous discutons de l'importance de la gestion des documents dans le secteur de la santé, des avantages d'une solution moderne, des fonctionnalités indispensables, de la comparaison des différentes solutions sur le marché, et plus encore.
Dans le blog précédent, nous avons discuté de l'importance d'une gestion efficace des documents dans le secteur des soins de santé, des lacunes des systèmes traditionnels basés sur le papier et de la façon dont les systèmes modernes de gestion électronique des documents peuvent les surmonter. Lisez ici : Votre organisation a-t-elle besoin d'un système de gestion documentaire numérique dans le secteur de la santé ?
Lorsqu'il s'agit de remplacer un système de gestion documentaire existant ou basé sur le papier, le choix de la bonne solution, c'est-à-dire celle qui répond aux besoins de votre organisation, fait toute la différence. Pour garantir une transition en douceur et une mise en œuvre réussie, voici sept caractéristiques essentielles à rechercher dans un logiciel de gestion des documents médicaux.
1. Contrôle de la version
Compte tenu de la complexité de la documentation des soins de santé, la gestion des politiques et des procédures implique souvent de multiples révisions. La fonction de contrôle des versions permet aux prestataires de conserver un enregistrement chronologique des modifications apportées à un document. En règle générale, le système crée une nouvelle version du document chaque fois qu'une modification est apportée.
Nous recommandons un logiciel de gestion des documents de santé qui assure le suivi des modifications, donne accès aux versions historiques et vous permet de passer de l'une à l'autre en toute transparence. Cette fonction est un gage de sécurité :
Les informations obsolètes ou incorrectes ne persistent pas
Conformité avec des réglementations en constante évolution
Rationalisation de la collaboration entre les membres du personnel chargés de la rédaction, de la révision et de l'approbation des politiques
Les prestataires peuvent accéder à des informations historiques sur l'évolution des politiques et leur impact sur la gestion de la qualité.
Réduction des frais généraux administratifs
2. Contrôles d'accès
Dans un secteur comme celui de la santé, où la sécurité des données est primordiale, les contrôles d'accès permettent de déterminer qui peut accéder, visualiser, modifier et interagir avec les documents de politique générale dans un logiciel de gestion documentaire. Cela permet de limiter les utilisateurs non autorisés tout en garantissant la responsabilité et le respect des normes industrielles.
Les niveaux d'accès habituels sont les suivants
Conseil de pro: quel que soit le niveau d'accès de l'utilisateur, il est impératif que les documents restent accessibles sur les appareils mobiles. Lors de l'évaluation d'un logiciel de gestion documentaire, privilégiez les solutions dotées d'une application mobile qui permet au personnel de rester connecté, quel que soit l'endroit où il se trouve.
3. Pistes d'audit
Une piste d'audit est un enregistrement complet de toutes les modifications, mises à jour, vues, approbations et autres activités liées à un document dans un logiciel de gestion de documents. Il s'agit généralement d'un journal détaillé des événements contenant des informations telles que :
L'horodatage avec la date et l'heure de chaque action
L'utilisateur qui a effectué l'action
Quelle action a été effectuée (création, édition, visualisation, etc.)
Quelle version du document a été affectée par l'action ?
Les pistes d'audit permettent de savoir sans ambiguïté qui a fait quoi, quand et pourquoi, ce qui favorise une culture de la transparence et de la responsabilité au sein de l'organisation. Elle est également utile lors d'une enquête interne, car elle constitue une source d'information fiable pour reconstituer l'historique d'un document politique. En outre, l'analyse de la trace révèle des modèles ou des tendances dans la gestion des politiques qui peuvent aider à orienter les améliorations des processus et à optimiser la collaboration.
4. Outils de collaboration
L'élaboration et la gestion des politiques de santé requièrent souvent la contribution de diverses parties prenantes. Un logiciel de gestion documentaire doté de fonctions collaboratives permet à plusieurs personnes ou équipes de travailler ensemble à la création, à la révision, à l'approbation et à la mise à jour des politiques, ce qui stimule le travail d'équipe et l'efficacité.
Voici quelques caractéristiques à prendre en compte :
5. Fonctionnalité de recherche
Les établissements de santé disposent généralement d'un grand nombre de politiques, de procédures et de lignes directrices auxquelles les prestataires doivent accéder quotidiennement, ce qui rend une fonction de recherche puissante absolument essentielle.
Le logiciel de gestion documentaire doit permettre aux utilisateurs de trouver rapidement des documents spécifiques à l'aide de mots-clés, de phrases, de filtres et d'étiquettes de métadonnées. Certains systèmes, comme le MEG, disposent également de fonctionnalités de recherche avancée qui permettent aux utilisateurs d'affiner les recherches en appliquant des filtres tels que le type de document, la date, l'auteur ou la catégorie.
Cette fonction présente une myriade d'avantages, dont les suivants :
Réduit considérablement le temps passé par le personnel à naviguer manuellement dans les dossiers ou à examiner de longues listes de politiques.
La possibilité de retrouver rapidement des politiques spécifiques lors d'audits et d'inspections.
Lorsque les utilisateurs peuvent trouver les informations dont ils ont besoin en quelques minutes, ils sont plus enclins à utiliser le système, ce qui favorise l'adoption par les utilisateurs.
Les utilisateurs peuvent faire des renvois aux politiques connexes afin d'en assurer la cohérence et l'alignement.
6. Capacités d'intégration
Le logiciel de gestion des documents médicaux que vous choisissez doit pouvoir se connecter et échanger des données avec d'autres applications et systèmes utilisés au sein de votre organisation. Cela permet un flux continu d'informations, réduit le besoin de saisie manuelle des données, élimine les silos de données et améliore l'efficacité opérationnelle globale.
Conseil de pro : l'intégration de votre logiciel d'audit à votre système de gestion des documents permet au personnel de se référer rapidement aux politiques et aux lignes directrices pour l'évaluation de la conformité, la planification des actions et l'amélioration de la qualité, ce qui permet d'améliorer la sécurité des patients et la qualité des soins.
7. La sécurité :
La nature hautement sensible des données de santé exige la mise en place de mesures de sécurité robustes. Il s'agit notamment de mettre en œuvre divers protocoles et technologies pour protéger le logiciel de gestion documentaire contre les accès non autorisés, les violations et les cyber-attaques.
Certaines mesures de sécurité doivent être mises en place :
Authentification sécurisée : Des méthodes d'authentification fortes, telles que l'authentification multifactorielle (MFA), garantissent que seul le personnel autorisé peut accéder aux documents dans le système.
Contrôles d'accès : Comme nous l'avons vu précédemment, les contrôles d'accès basés sur les rôles limitent l'accès aux documents en fonction des rôles et des responsabilités de l'utilisateur, protégeant ainsi les données sensibles.
Prévention de la perte de données (DLP) : Les systèmes DLP surveillent et empêchent le transfert non autorisé de données sensibles en dehors du réseau de l'organisation.
Pare-feu : Les pare-feu et les systèmes de détection d'intrusion constituent une couche supplémentaire de protection contre les violations de données.
Mises à jour régulières de la sécurité : La mise à jour des logiciels d'application permet d'éviter l'exploitation des vulnérabilités.
Sauvegarde et récupération des données : Des sauvegardes régulières des données et un plan de récupération solide garantissent que les documents peuvent être restaurés en cas de perte de données due à des cyberattaques ou à d'autres événements tels que des inondations ou des incendies.
Si vous évaluez un logiciel de gestion documentaire ou un système complet de gestion de la qualité, notre outil de comparaison des produits vous sera d'une grande utilité. Téléchargez-le ici.
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