l'hôpital

Créé il y a plus de vingt ans, l'hôpital Neuro Spinal est un établissement de 114 lits situé à Dubaï, aux Émirats arabes unis. Outre les technologies de diagnostic et de traitement les plus récentes, l'hôpital est également le premier CyberKnife des Émirats arabes unis - une radiothérapie non invasive pour les tumeurs cancéreuses et non cancéreuses. Doté d'un centre de diagnostic de pointe, d'une unité de soins intensifs intégrée de 16 lits, de quatre salles d'opération et d'un centre de physiothérapie et de réadaptation, l'hôpital Neuro Spinal compte parmi les meilleurs établissements de soins spécialisés des Émirats arabes unis.

Le DÉFI

Avant d'adopter le MEG, l'hôpital utilisait un système hybride de gestion des politiques qui incluait à la fois des documents numériques et des documents papier. Toutefois, cette solution était peu flexible, reposait en grande partie sur une administration manuelle et fonctionnait de manière isolée, à l'instar de leurs autres systèmes de qualité et de sécurité des patients, tels que le signalement des incidents, la gestion des risques et l'audit.

Cette approche cloisonnée se traduisait par des données fragmentées qui empêchaient l'hôpital d'avoir une vision globale de ses efforts de gestion de la qualité des soins de santé et de tirer des enseignements utiles de la masse d'informations qu'il accumulait déjà.

Reconnaissant le besoin urgent de changement, en 2019, l'hôpital Neuro Spinal a contacté le MEG pour relever ces défis et mettre en œuvre une solution de gestion de la qualité tout-en-un avec des modules intégrés de rapports d'incidents, de gestion des risques, d'audit et de gestion des documents.

Cette étude de cas se concentre sur l'impact du module de gestion des documents du MEG sur les processus de gestion de la qualité de l'hôpital.

la solution

Le Neuro Spinal Hospital étant une organisation accréditée par le JCI, la gestion des politiques et des documents est un élément essentiel de son cadre de qualité. Dans cette optique, toute la documentation existante, qu'elle soit papier ou numérique, a été transférée vers le logiciel de gestion documentaire du MEG. Ce processus a impliqué une ségrégation et une organisation méticuleuses, avec des documents triés dans des dossiers distincts basés sur les départements, les chapitres JCI et les normes applicables. Chaque document peut être relié à d'autres sources, y compris des politiques connexes au sein du système, des annexes ou des sites Web externes de tiers.

Au cours des semaines suivantes, MEG Docs a été déployé dans l'ensemble de l'organisation auprès de plus de 200 employés, offrant deux perspectives différentes : l'une pour la direction et l'autre pour les utilisateurs finaux.

Des ressources de formation, y compris des vidéos et des guides d'instruction, ont été mises à la disposition du personnel pour l'aider à s'adapter au nouveau système. Cependant, la simplicité de MEG Docs a fait que les utilisateurs n'ont eu besoin que de peu ou pas d'aide pour s'y retrouver. Cela s'est également traduit par une adoption enthousiaste par le personnel, favorisant un sentiment d'appropriation et de coopération.

Écoutez ce que Kavitha Mohandas, directrice des services de santé à l'hôpital Neuro Spinal, a à dire sur la transition vers le MEG :

Le logiciel permet à l'ensemble du personnel ou aux utilisateurs finaux d'accéder et de rechercher des documents existants et leurs clauses correspondantes par le biais d'interfaces de bureau et d'applications mobiles. Contrairement au processus laborieux de l'ancien système, MEG Docs fournit les documents recherchés en quelques minutes.

Les administrateurs ou les responsables de la qualité bénéficient d'une vue d'ensemble de toutes les politiques grâce au tableau de bord des documents. Ce tableau de bord présente une multitude d'informations, notamment les noms des documents, les versions, les dates de révision, les statuts d'approbation, les détails sur les propriétaires et les horodatages indiquant les mises à jour les plus récentes, entre autres données pertinentes. En outre, les administrateurs peuvent télécharger des documents, gérer les approbateurs, les réviseurs et les utilisateurs, ajuster les autorisations et même effectuer des comparaisons de versions au cours du processus d'approbation.

Les responsables de Neuro Spinal Health ont également trouvé très utile l'option permettant d'envoyer automatiquement des notifications aux propriétaires des documents, afin de leur rappeler les prochaines échéances de révision ou d'approbation. Cela permet de s'assurer que les mises à jour des politiques sont toujours effectuées en temps voulu, une fonction qui était notablement absente du système précédent.

Vous trouverez ci-dessous des exemples d'images du module de gestion des documents du MEG, similaire à celui utilisé par le personnel de l'hôpital Neuro Spinal.

(Veuillez noter que toutes les données affichées dans les images ci-dessous proviennent d'un compte de démonstration MEG et ne sont en aucun cas liées à l'hôpital Neuro Spinal).

LE RÉSULTAT

L'utilisation du logiciel de gestion des documents du MEG a permis à Neuro Spinal Hospital de rationaliser la création, la distribution et le suivi des politiques. Cela a permis de démontrer et d'assurer la conformité avec les réglementations et les normes d'accréditation des hôpitaux, telles que JCI, tout en réduisant la charge administrative.

La mise en œuvre d'un système numérique organisé a également facilité les inspections réglementaires annuelles de l'autorité sanitaire de Dubaï. Contrairement au système papier lourd du passé, le MEG a rationalisé et accéléré le processus, améliorant de manière significative l'efficacité et économisant un temps précieux.

En outre, par rapport au système précédent, qui nécessitait l'intervention du fournisseur pour les modifications, le MEG permet aux administrateurs de procéder à des ajustements de manière autonome, ce qui favorise une plus grande souplesse et une plus grande efficacité dans la gestion de leurs processus documentaires.

Nous avons demandé à Kavitha Mohandas, directrice des services de santé à l'hôpital Neuro Spinal, de citer trois choses qu'elle aime au MEG. Voici ce qu'elle a répondu :

Les clients avec lesquels nous travaillons...