Découvrez comment un avocat indépendant améliore la sécurité des patients en Irlande

À l'occasion de la Journée mondiale de la sécurité des patients 2025, le thème "Des soins sûrs pour chaque nouveau-né et chaque enfant" met en lumière une vérité simple : la sécurité commence par l'écoute, le respect et le partenariat. L'Organisation mondiale de la santé (OMS) estime que jusqu'à 4 patients sur 10 subissent des préjudices dans les établissements de soins primaires et ambulatoires, alors que jusqu'à 80 % de ces préjudices peuvent être évités. Les soins non sécurisés figurent parmi les dix principales causes de décès et d'invalidité dans le monde.
Source : Sécurité des patients de l'OMS

Dans ce contexte, le rôle de l'avocat indépendant devient plus urgent. En Irlande, Georgina Cruise, directrice nationale du Patient Advocacy Servicedirige une équipe qui fournit une assistance gratuite, indépendante et confidentielle aux patients et à leurs familles dans les hôpitaux et les maisons de retraite. Son équipe aide les personnes à déposer des plaintes, à gérer les incidents liés à la sécurité des patients et à retrouver leur dignité après un préjudice.

Dans ce blog, vous découvrirez

• Pourquoi la défense indépendante améliore-t-elle la sécurité ?

• Importance de faire des familles de véritables partenaires en matière de sécurité

• Ce que les patients nous disent

• Cadres, lois et lacunes dans la mise en œuvre

• L'avenir de la défense des intérêts

Pourquoi la défense indépendante améliore la sécurité

Au cœur du plaidoyer se trouve la conviction que la voix des patients est importante. Comme l'a expliqué Georgina lors de notre entretien :

"Ce que nous constatons au sein de notre service, c'est que cet élément de défense indépendante favorise réellement des soins plus sûrs pour les patients, et ce en leur donnant la parole. Nous aidons les patients à communiquer leurs souhaits, leurs besoins et à exprimer leurs craintes. Nous nous assurons, et nous les aidons à s'assurer que leur propre voix est entendue et qu'ils sont au cœur des décisions qui sont prises concernant leurs soins".

Ce modèle d'autonomisation a un impact réel. À l'échelle mondiale, le Plan d'action pour la sécurité des patients 2021-2030 met l'accent sur l'engagement et l'autonomisation des patients comme l'un de ses sept objectifs clés.

Georgina explique comment elle mène son important travail au nom des patients :

"En tant que service, nous nous intéressons également à l'aspect systémique de la défense des droits.Plus nous recueillons de données, plus nous avons la possibilité d'identifier des thèmes et des incohérences. Il peut s'agir d'une application de politique ou de procédure. Cela nous donne l'occasion d'attirer l'attention des parties prenantes concernées sur des problèmes de sécurité potentiels, tels qu'une mauvaise communication ou des problèmes liés à la prestation des soins.

En d'autres termes, les plaintes individuelles alimentent l'apprentissage à l'échelle du système.L'OMS et l OCDE montrent qu'en l'absence de tels mécanismes, les plaintes restent des événements isolés, dont les enseignements sont perdus. Un plaidoyer indépendant les transforme en moteurs de changement.

De réelles améliorations sont déjà apparues en Irlande grâce aux plaintes soutenues par les défenseurs des droits de l'homme. Comme l'a fait remarquer Georgina, ces plaintes ont conduit à l'introduction de systèmes d'alerte précoce, à des tournées quotidiennes des infirmières gestionnaires, à l'amélioration des systèmes de prise de notes et à la mise à jour de la formation à la communication. Chacune de ces interventions n'est pas propre à l'Irlande - elles reflètent les stratégies mondiales de l'Organisation mondiale de la santé en matière de sécurité des patients, qui mettent l'accent sur la détection précoce, la communication efficace et une documentation solide en tant que leviers essentiels pour prévenir les préjudices. En intégrant ces changements dans les pratiques locales, la défense des patients aide l'Irlande à contribuer à l'objectif international plus large de réduction des dommages évitables dans le monde.

Faire des familles de véritables partenaires en matière de sécurité

L'OMS souligne constamment la nécessité d'impliquer les familles en tant que partenaires égaux en matière de sécurité. Georgina a pu constater à quel point cette démarche peut être transformatrice :

"La compassion, l'empathie, l'ouverture et la transparence sont des éléments essentiels de ce processus. Il faut donner à la personne la possibilité de partager son expérience, de se sentir écoutée et de tirer les leçons des plaintes ou des incidents liés à la sécurité des patients. Cela contribue grandement à renforcer la confiance dans le service et à donner à la personne les moyens de poursuivre ses soins.

Les étapes pratiques sont les suivantes :

• Poser directement la question aux familles : "Qu'est-ce qui compte pour vous ?"

• Fournir une communication sans jargon et des documents faciles à lire.

• Impliquer les familles dans la planification des soins dès le début.

• Créer des canaux sûrs et exempts de jugement pour faire part de ses préoccupations.

• Reconnaître les valeurs culturelles et adapter les soins en conséquence.

Ces mesures sont conformes à l'appel de l'OMS en faveur de l'engagement des patients et des familles à tous les niveaux des systèmes de santé, de la planification des soins individuels à l'élaboration des politiques.

Ce que les patients nous disent

Pour la seule année 2024, le service de défense des patients a traité 2 100 demandes, soulevant plus de 6 500 plaintes distinctes. Georgina a décrit la manière dont ils analysent ces cas à l'aide d'un outil structuré de la London School of Economics, en répartissant les problèmes par gravité et par type.

Les résultats ?

"Lacommunication est un élément de 60% de ce que nous voyons. Le personnel s'exprime de manière condescendante, les questions sont prises en compte mais ne reçoivent pas de réponse, ou les patients ne sont pas impliqués dans leur plan de soins. Le fait que l'anxiété soit reconnue mais non traitée est un problème majeur. Les patients ne sont pas suivis correctement, certains aspects des plans de soins sont négligés, et les informations fournies par les patients sont rejetées, ce qui peut avoir un impact sur la sécurité des patients".

Ces thèmes ne sont pas propres à l'Irlande. Une analyse réalisée en 2023 dans Annals of Internal Medicine a révélé qu'au moins 10 % des incidents liés à la sécurité des patients dans le monde sont dus à des problèmes de communication entre le personnel de santé, les patients et les soignants. Les longues attentes, les attitudes dédaigneuses et le manque d'implication sont signalés dans tous les systèmes de santé, qu'ils soient à revenu élevé ou faible.

En recueillant systématiquement des données et en amplifiant la voix des patients, le service de défense des patients transforme la frustration en apprentissage. C'est exactement ce que fait l'Observatoire mondial de la sécurité des patients de l'OMS. Observatoire mondial de la sécurité des patients de l'OMS : transformer les plaintes des patients en changements politiques fondés sur des données probantes.

Cadres, lois et lacunes dans la mise en œuvre

L'Irlande dispose de cadres solides, depuis le HSE cadre pour l'amélioration de la qualité à la politique de divulgation ouverte. Mais Georgina met le doigt sur un problème familier :

"Notre travail nous a permis de constater que des améliorations sont possibles, notamment en ce qui concerne la cohérence de la mise en œuvre de ces cadres et de la législation dans l'ensemble des services. Il s'agit également de s'assurer qu'ils sont centrés sur le patient et qu'il y a un élément proactif plutôt qu'un élément réactif lorsque quelque chose ne va pas.

L'observation de Georgina reflète ce qui ressort de la recherche mondiale sur la sécurité des patients : les cadres juridiques et politiques sont de plus en plus courants, mais leur application efficace et cohérente laisse souvent à désirer au niveau local ou en première ligne. Le Rapport mondial de l'OMS sur la sécurité des patients 2024 révèle clairement cette lacune. De nombreux pays ont adopté des lois, des stratégies ou des politiques nationales en matière de sécurité des patients, mais ils sont beaucoup moins nombreux à signaler que ces politiques sont mises en œuvre de manière globale dans tous les environnements de soins de santé, ou maintenues avec fidélité au fil du temps

L'avenir de la défense des intérêts

Le Patient Advocacy Service, service de défense des intérêts des patients indépendant et commissionné au niveau national en Irlande, n'a que cinq ans d'existence, mais il évolue rapidement. Georgina entrevoit un avenir plus fort et plus collaboratif :

"Depuis le tout début jusqu'à aujourd'hui, nous avons constaté que la défense des intérêts des patients évolue. Je pense qu'elle évolue vers une plus grande autonomie et une plus grande collaboration entre les patients et les décideurs ou les prestataires de services. Elle est soutenue d'une certaine manière par la législation, les cadres et les politiques. ... L'accent est davantage mis sur les soins centrés sur la personne, sur l'approche fondée sur les droits de l'homme, plutôt que sur les soins patriarcaux fondés sur l'intérêt supérieur. Et je pense que cela améliorera la sécurité au fur et à mesure".

Elle attire également l'attention sur les développements en cours et à venir :

• Intégrer la loi sur la capacité de prise de décision assistée, qui soutient la capacité d'une personne à prendre ses propres décisions - même celles qui sont difficiles - en promouvant l'autonomie et l'autodétermination.

• L'entrée en vigueur de la loi de 2023 sur la sécurité des patients (incidents à notifier et divulgation ouverte) , qui introduit une obligation légale de divulgation ouverte à la suite d'un incident grave à notifier et garantira que les patients et leurs familles sont informés de tout incident de ce type et sont inclus dans toute enquête ultérieure. Le service de santé ou de soins sociaux est tenu de présenter des excuses et de fournir des informations sur ce qui s'est passé.

• L'examen du cadre de gestion des incidents et de la politique de traitement des plaintes "Your Service, Your Say" du HSE.  

• De nouveaux conseils de patients aux niveaux régional et national, afin de faire entendre la voix des patients au sein du HSE.

• Une plus grande visibilité de la défense des droits dans les hôpitaux et les maisons de retraite, afin que les patients et les familles sachent à qui s'adresser lorsqu'ils font part de leurs préoccupations.

Globalement, cette trajectoire s'aligne sur l'objectif de l'OMS de faire des patients des co-concepteurs des systèmes de santé, et non des bénéficiaires passifs des soins.

Réflexion finale

À l'occasion de la Journée mondiale de la sécurité des patients, il est facile de se concentrer sur les cadres, les listes de contrôle et les politiques. Mais comme nous le rappelle Georgina Cruise, la voix du patient est elle-même un outil de sécurité.

"En donnant aux patients les moyens de se défendre, nous ne nous contentons pas de résoudre les problèmes, nous créons un système de soins de santé plus sûr et plus respectueux pour tous.

La représentation indépendante comble le fossé entre les patients et les systèmes. Elle transforme les plaintes individuelles en apprentissage collectif. Et lorsque les patients, les familles, les défenseurs et les prestataires travaillent ensemble, des soins plus sûrs pour chaque nouveau-né, chaque enfant et chaque personne ne deviennent pas seulement une aspiration, mais une réalité.

Si vous souhaitez découvrir comment le MEG peut aider votre organisation à intégrer la sécurité des patients dans la pratique quotidienne, notre équipe est là pour vous aider.

Comment le MEG renforce la surveillance des risques et la sécurité des patients dans chaque rôle

De la gouvernance à la première ligne, une vue connectée

Les responsables du secteur de la santé partagent une mission commune : réduire les dommages causés aux patients, répondre aux exigences réglementaires et renforcer la culture de la sécurité.

Pourtant, la surveillance des risques est souvent ralentie par des systèmes dispersés, des rapports insuffisants et des retards dans l'exploitation des informations. Il en résulte des risques manqués, des inspections réactives et un désengagement du personnel.

La plateforme de qualité et de sécurité connectée du MEG change la donne. Elle offre à tous les acteurs, du conseil d'administration au chevet du patient, une vision unique et fiable de la qualité et de la sécurité : les problèmes sont détectés plus tôt, les actions sont suivies jusqu'à leur clôture et l'état de préparation à l'inspection devient la norme quotidienne.

Cadres et directeurs

Diriger avec confiance et évidence

Le conseil d'administration et les dirigeants sont responsables de la culture de la sécurité, de la préparation à la réglementation et de la réputation de l'organisation. Le MEG les dote d'un contrôle en temps réel et de données défendables :

• Toujours prêt pour l'inspection : Grâce au MEG, un fournisseur a réduit le temps de préparation des inspections de plus de 70 %. Au lieu de passer des semaines à compiler des feuilles de calcul, les dirigeants disposaient d'un tableau de bord unique avec des enregistrements défendables, prêts pour les régulateurs.

• Une gouvernance étayée par des données : Suivre en temps réel les performances en matière de sécurité à l'échelle de l'organisation, avec des preuves montrant comment les problèmes ont été résolus.

• Réduire les risques de responsabilité et de réputation : Les tableaux de bord d'alerte précoce signalent les tendances avant qu'elles ne s'aggravent.

• Une responsabilité défendable : Chaque action corrective est suivie jusqu'à la clôture avec une piste d'audit horodatée, ce qui est essentiel en cas de litige ou d'examen par le conseil d'administration.

"Depuis que nous avons adopté le MEG, nous avons constaté une amélioration significative de nos pratiques de gestion de la qualité.Sur une plateforme unique, la NSFT a désormais centralisé toutes les informations relatives à la qualité, y compris les audits cliniques, la pharmacie et les risques, ce qui nous a permis d'économiser un nombre incalculable d'heures. "

- Tracey Holland, Chief Nursing Information Officer (CNIO) et directrice adjointe de la qualité

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Cadres supérieurs

Éliminer les retards dans la réponse aux incidents et l'analyse des risques

Les dirigeants opérationnels sont évalués en fonction de la rapidité avec laquelle les risques sont traités et éliminés. Le MEG leur fournit les outils nécessaires pour garder une longueur d'avance :

• Les audits sont réalisés 60 % plus rapidement, ce qui permet de corriger les risques avant qu'ils ne s'aggravent.

• Les taux de clôture des actions se sont améliorés de 70 % dans un site pilote du MEG, grâce aux rappels automatisés, aux flux de travail d'escalade et au marquage RAG.

• Chaque incident est traçable : De l'attribution à la résolution, le MEG fournit une piste d'audit horodatée qui renforce la légitimité juridique.

• Visibilité interdépartementale : Partagez l'état de conformité en temps réel sans avoir à courir après les données ou à envoyer des courriels en chaîne.

"Depuis que nous avons adopté le logiciel du MEG, nous avons constaté de nettes améliorations en matière de conformité et de gestion des risques. Grâce à des audits plus rapides et plus transparents, les risques sont identifiés et résolus plus tôt, ce qui réduit l'escalade.

Le personnel se sent responsabilisé par la clarté et le soutien du système, tandis que les patients bénéficient de l'assurance de soins plus sûrs et de meilleure qualité.""

- Louise Talisen, directrice adjointe des soins infirmiers pour la qualité et l'accréditation au sein du bureau de l'infirmière en chef

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Consultants et conseillers

Apporter rapidement des améliorations mesurables en matière de sécurité.

Les consultants et les conseillers doivent obtenir des résultats rapidement. Le MEG est conçu pour la rapidité et la flexibilité :

• Déploiement en quelques jours, pas en quelques mois: aucune intégration complexe du DSE n'est nécessaire.

• Adapter les flux de travail au profil de risque de chaque client, aux besoins locaux en matière de réglementation ou d'accréditation et au contexte culturel.

• Fournir aux conseils d'administration une vue complète et actuelle des risques organisationnels, afin de prendre des décisions éclairées.

• Dans un hôpital de soins aigus, le déploiement du MEG a entraîné une augmentation de 300 % des déclarations d'erreurs de médication - non pas une augmentation des dommages, mais une plus grande visibilité des risques cachés. Cela a permis d'intervenir plus tôt et de renforcer la culture de la sécurité.

"...MEG a été choisi pour ses capacités de reporting avancées, son tableau de bord à l'échelle de l'organisation, sa capacité à contrôler la conformité à tous les niveaux et ses résultats en temps réel, qui mettent en évidence les zones de risque potentiel.""

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Des avantages pour tous les rôles

• Accessible partout : Facile à utiliser et disponible sur n'importe quel appareil, même hors ligne.

• Toutes les données, une seule vue : Les incidents, les audits, les registres de risques, les politiques, la formation et l'accréditation, ainsi que l'expérience et le retour d'information des patients sont connectés pour constituer une source unique de vérité.

• Éprouvé dans le monde entier : Plus de 25 pays ont fait confiance à ce système dans des contextes de soins diversifiés.

• Assurance de niveau entreprise : Conformité HIPAA, GDPR, SOC 2 Type II, ISO 27001.

Votre prochaine étape

Chaque dirigeant veut avoir la certitude que les risques sont détectés rapidement, que les actions sont traçables et que la gouvernance est défendable.

Découvrez comment MEG rassemble toutes vos données relatives aux risques, à la conformité et à la sécurité en une seule vue connectée. Demandez une démonstration personnalisée pour découvrir comment la plateforme aide les dirigeants, les gestionnaires et le personnel de première ligne à renforcer la surveillance et la responsabilité.

Les 3 principales innovations qui façonneront la sécurité des patients en 2025

Accélérer la sécurité grâce à une orientation claire, à la responsabilité et à une action rapide.

Les responsables du secteur de la santé savent que la technologie ne suffit pas à rendre les systèmes plus sûrs. Ce qui compte vraiment, c'est la manière dont les innovations sont utilisées pour clarifier la situation du personnel, renforcer les responsabilités et permettre des réponses plus rapides. Voici trois domaines dans lesquels les prestataires de soins constatent déjà des améliorations mesurables.

1. Examens numérisés du Global Trigger Tool (GTT)

Des retards dus au papier à l'apprentissage en temps réel

Le Global Trigger Tool (GTT), développé par l'Institute for Healthcare Improvement (IHI), utilise des "déclencheurs" - des indices dans les dossiers des patients tels que les résultats de laboratoire, les médicaments ou les réadmissions - pour signaler des événements indésirables potentiels qui pourraient autrement passer inaperçus. Traditionnellement, les examens GTT sont manuels et basés sur le papier, ce qui prend des semaines ou des mois.

Une étude publiée en 2019 dans l'International Journal for Quality in Health Care a montré que l'examen de 1 000 dossiers à l'aide de la TNT manuelle originale prenait 411 heures. Avec une approche numérique, le même examen n'a nécessité que 23 heures, soit une réduction de 95 % du temps (1). C'est la différence entre attendre des mois pour obtenir des informations et disposer de résultats exploitables en quelques jours.

➡️ Comment le MEG aide :

• Le module Digital GTT de MEG utilise la détection des déclencheurs alimentée par l'IA (via Gemini) pour analyser les enregistrements et classer les événements indésirables potentiels en quelques secondes.

• Consolide rapidement les données de votre DSE ou d'autres systèmes patients, même par le biais d'un simple téléchargement Excel, afin que les responsables puissent accéder à des informations sans attendre des mois pour des projets d'intégration complexes.

• Prise en charge de listes de déclencheurs personnalisables, afin que les hôpitaux puissent adapter les examens à leurs services (par exemple, obstétrique, oncologie). 

• Fournit des tableaux de bord en temps réel et un suivi des actions, donnant aux dirigeants une visibilité immédiate des thèmes et des réponses.

💡 Levier de leadership : Des examens plus rapides et plus cohérents permettent de libérer des centaines d'heures de temps clinique et d'apporter des signaux de dommages potentiels aux comités de sécurité alors que des mesures peuvent encore être prises, ce qui renforce la gouvernance et l'amélioration continue.

2. Maintenir les actions de sécurité sur la bonne voie automatiquement

Des journaux statiques à la prévention proactive

Le vrai risque n'est pas seulement celui des incidents non signalés, mais aussi celui des problèmes signalés qui ne sont jamais résolus. Les feuilles de calcul manuelles et les courriels rendent le suivi difficile à contrôler, laissant les dirigeants dans l'ignorance. Des alertes intelligentes, basées sur des règles, et des flux de travail automatisés changent la donne.

➡️ Comment le MEG aide :

• Attribuer des actions immédiatement au moment de l'examen, de manière à ce que l'appropriation soit claire dès le départ.

• Des alertes intelligentes et des seuils de déclenchement permettent aux équipes de rester sur la bonne voie, tandis que les drapeaux rouge/ambre/vert rendent les éléments en retard ou à risque visibles d'un seul coup d'œil.

• Des escalades automatisées garantissent que rien n'est perdu ou retardé.

• Les tableaux de bord KPI au niveau du conseil d'administration affichent en temps réel les taux de fermeture dans les différents services, ce qui permet aux dirigeants d'exercer un contrôle permanent.

• Les prestataires qui utilisent le MEG ont fait état d'une réduction significative des délais moyens de clôture au cours des six premiers mois. Sur un site pilote, l'introduction d'escalades automatisées a permis de réduire de plus de 70 % les délais moyens de clôture des "actions", ce qui constitue un progrès tangible en matière de réactivité.

💡 Levier de leadership : Les dirigeants peuvent suivre les taux de clôture en tant qu'indicateur de qualité vivant, en veillant à ce que les risques ne soient pas simplement enregistrés mais activement résolus, ce qui renforce la responsabilisation et la résilience.

3. Transformer les lacunes et le retour d'information en alertes précoces

Des données fragmentées à la connaissance proactive des risques

Les incidents montrent où des dommages ou des accidents évités de justesse se sont déjà produits. Mais les données relatives à la conformité, les registres des risques et les plaintes des patients mettent souvent en évidence les risques avant qu' ils ne se transforment en incidents. Le problème est que ces sources sont généralement cloisonnées. Lorsqu'elles sont reliées autour d'un identifiant commun - tel qu'un numéro de patient, un numéro d'identification du personnel ou une zone de service - les responsables obtiennent une vue claire et unifiée de l'apparition des vulnérabilités.

➡️ Comment le MEG aide :

• Relier les points grâce à un identifiant commun : lier les contrôles de conformité, le respect des politiques, les dossiers de formation et les thèmes des plaintes directement aux données relatives aux incidents.

• Repérer rapidement les tendances : les tableaux de bord révèlent où les lacunes en matière de conformité se recoupent avec les tendances en matière d'incidents, agissant comme des signaux d'alerte précoce.

• Permettre des décisions proactives : les vues au niveau du département aident les dirigeants locaux à prendre des mesures correctives, tandis que les rapports prêts à l'emploi des comités permettent une surveillance à l'échelle du système sans administration supplémentaire.

💡 Levier de leadership : En reliant des sources de données disparates, les conseils d'administration et les responsables de la sécurité acquièrent une visibilité sur les facteurs de risque sous-jacents, ce qui permet d'intervenir rapidement et de prévenir les problèmes avant qu'ils n'entraînent des dommages.

Aller de l'avant

Ces innovations ne sont pas des possibilités lointaines. Elles sont déjà utilisées dans des organisations de soins de santé de premier plan. En numérisant les examens, en automatisant le suivi et en connectant les données relatives au risque, à la conformité et au retour d'information (et plus encore !), les dirigeants bénéficient d'une vision plus rapide, d'une plus grande responsabilité et d'améliorations mesurables de la sécurité des patients.

👉 Vous voulez savoir comment les leaders du secteur de la santé appliquent ces innovations ? Rejoignez-nous lors des prochaines conférences ou contactez-nous pour partager les leçons apprises et les approches qui fonctionnent dans la pratique.

3 solutions rapides pour renforcer les rapports sur les risques et la sécurité

Stratégies pratiques que les responsables des soins de santé utilisent pour détecter les risques plus tôt et réagir plus rapidement

Dans le secteur des soins de santé, les retards dans la déclaration des incidents et la remontée des risques ne ralentissent pas seulement les processus ; ils peuvent aussi signifier des occasions manquées de prévenir les dommages. Bonne nouvelle : la réduction de ces retards ne nécessite pas une refonte du système.

Dans les hôpitaux et les établissements de soins, les responsables constatent le succès de trois changements simples et pratiques. Ensemble, ils raccourcissent les délais de signalement, améliorent le suivi et renforcent la culture de la sécurité.

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Gain rapide #1 : Rendre les rapports de première ligne faciles à établir

Levier de leadership : Renforcer le signalement en tant que pratique de sécurité fondamentale. Félicitez le personnel qui signale les incidents de manière proactive, même lorsque les résultats sont des quasi-accidents.

➡️ Comment le MEG aide :

• Des formulaires numériques faciles à remplir qui s'adaptent à la gravité de l'événement: simples pour les problèmes mineurs, plus détaillés pour les cas à plus haut risque, ce qui permet au personnel de gagner du temps tout en recueillant les bonnes informations.

• Le personnel peut signaler un incident à tout moment et en tout lieu grâce à l'application mobile du MEG, qui permet d'enregistrer un incident sur n'importe quel appareil en moins de 2 minutes.

• Des messages-guides intégrés et des conseils garantissent que les bons détails sont saisis dès la première fois, ce qui évite les allers-retours supplémentaires.

• Les responsables peuvent ajouter des notes de félicitations sur les enregistrements d'incidents, renforçant ainsi la reconnaissance.

• Utilisez le formulaire-cadre des 4C du MEG (compliments, commentaires, préoccupations, plaintes) pour recueillir les commentaires du personnel et des patients sur la même plateforme.

💡 Impact : Plus d'incidents signalés, moins de "je n'ai pas eu le temps". Le signalement devient accessible, efficace et valorisé, ce qui encourage une remontée plus rapide des risques et un engagement plus fort.

Saisir les détails d'un incident ou d'un événement lors d'un déplacement

Gain rapide n°2 : Garder les actions de suivi visibles et sur la bonne voie

Levier de leadership : Utiliser les taux de clôture des actions/problèmes comme indicateur de qualité au niveau du conseil d'administration. Examiner régulièrement les tendances pour s'assurer que les risques sont atténués et pas seulement enregistrés.

➡️ Comment le MEG aide :

• Des actions de suivi peuvent être assignées immédiatement au moment de l'examen, ce qui garantit que la responsabilité est claire dès le départ.

• Des alertes intelligentes et des déclencheurs basés sur des seuils permettent aux équipes de rester sur la bonne voie, tandis que les drapeaux d'état rouge/ambre/vert rendent les éléments en retard instantanément visibles.

• Les escalades automatisées garantissent que rien ne se perd dans les feuilles de calcul ou les boîtes de réception.

• Un tableau de bord KPI au niveau du conseil d'administration permet de contrôler en temps réel les taux de fermeture dans tous les départements.

💡 Impact : Des taux de clôture plus rapides, une responsabilité claire et une meilleure défense en cas d'audit ou de litige, les dirigeants étant assurés que les risques sont activement atténués, et pas seulement enregistrés.

La gestion complète des tâches est intégrée au MEG

Gain rapide n° 3 : Transformer les lacunes et le retour d'information en alertes précoces

Les incidents vous indiquent ce qui s'est passé, mais les lacunes en matière de conformité, les données sur les risques et les plaintes peuvent révéler où les problèmes sont susceptibles de se produire à l'avenir. En reliant ces sources entre elles, on transforme la vision rétrospective en vision prospective.

➡️ Comment le MEG aide :

• Relier les points grâce à un identifiant commun : Les données de conformité (par exemple, les audits, les politiques non lues, les autorisations expirées), les registres de risques et les plaintes peuvent être liés à des incidents lorsqu'ils partagent un identifiant commun tel qu'un numéro de patient, un numéro d'identification du personnel ou une zone de service.

• Détecter rapidement les tendances : Les tableaux de bord mettent en évidence les lacunes ou les tendances en matière de retour d'information qui se superposent aux incidents, révélant ainsi une augmentation de l'exposition aux risques.

• Favoriser une action plus rapide : Les vues au niveau du département aident les dirigeants locaux à intervenir avant que les problèmes ne s'aggravent, tandis que les rapports prêts à l'emploi des comités fournissent une assurance à l'échelle du système.

💡 Impact : Au lieu de réagir uniquement aux incidents après qu'ils se sont produits, les dirigeants acquièrent une visibilité sur les contributeurs sous-jacents, de sorte qu'ils peuvent agir plus tôt, prévenir la récurrence et renforcer la culture de la sécurité.

Exemple : Relier un patient (numéro) à des plaintes, des incidents et des risques

Ces stratégies ne nécessitent pas une refonte du système ; elles peuvent être mises en œuvre en quelques semaines, et non en quelques années. Avec le MEG, elles sont intégrées dans une plateforme connectée.

Vous voulez savoir comment les prestataires de soins de santé établissent des rapports plus rapidement, clôturent les actions plus tôt et repèrent les risques plus tôt grâce au MEG ?

[Partie 3] De la conformité à la culture : Comment les leaders du secteur de la santé conduisent l'amélioration

💡 Ressources gratuites incluses à la fin de ce billet : Télécharger le Document Management Maturity Workbook du MEG et regardez notre webinaire à la demande avec Clare Harney et Leonora O'Brien.

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Dans la première partie, nous avons abordé le problème du "cimetière de documents numériques" - des politiques téléchargées mais effectivement enterrées, laissant les équipes de première ligne exposées et les dirigeants luttant contre des risques évitables.

Dans la deuxième partie, nous avons abordé la solution : comment les systèmes intégrés et spécifiques aux soins de santé transforment les documents en un moteur dynamique de la qualité et de la sécurité, en renforçant la gouvernance et en mettant la bonne version dans les bonnes mains sur le lieu de soins.

Dans la troisième partie, nous nous plaçons du point de vue du leadership. En nous appuyant sur les idées de Clare Harney et de Leonora O'Brien, nous explorons la manière dont les directeurs de la qualité peuvent aller au-delà de la conformité aux directives pour instaurer une culture de la sécurité et de la responsabilité.

Le voyage de la maturité

Chaque organisation se situe quelque part sur la courbe de maturité de la gestion documentaire, du stockage de base aux systèmes contrôlés, en passant par la gestion de la qualité entièrement intégrée et pilotée par l'intelligence.

C'est ce que nous appelons le voyage de la maturité. Les cinq dimensions de la maturité, à savoir l'accès, la gestion des versions, la gouvernance, l'engagement et l'intégration, offrent aux dirigeants un moyen pratique de mesurer où ils en sont aujourd'hui et où ils doivent aller.

Les 5 dimensions de la maturité du système documentaire

1. Accès - Des fichiers cachés aux orientations utilisables

• Niveau 1 : Les documents sont dispersés, le personnel ne peut pas trouver de manière fiable ce dont il a besoin.

• Niveau 5 : La recherche intelligente permet de trouver la bonne politique au bon moment.

L'impact culturel : L'accès est une question de confiance. Si le personnel ne peut pas trouver les SOP actuelles, il se rabat sur l'habitude ou les ouï-dire. Lorsque l'accès est fiable, le message est clair : les dirigeants se soucient de permettre des pratiques sûres et cohérentes.

"Lorsque le personnel suit des protocoles actualisés et normalisés, les soins sont plus sûrs et plus prévisibles."

"

- Clare Harney

2. Versioning - Du chaos à la confiance

• Niveau 1 : Plusieurs versions non contrôlées en circulation.

• Niveau 5 : La version en direct garantit une source de vérité unique et fiable.

Impact culturel : La cohérence engendre la confiance. Lorsque le personnel n'a pas confiance dans les documents, la culture dérive vers des solutions de contournement. Un contrôle de version rigoureux signale la discipline des dirigeants : ce qui est publié est ce qui est pratiqué.

3. Gouvernance - Des traces écrites à une véritable responsabilité

• Niveau 1 : Pas de contrôle, approbations non documentées.

• Niveau 5 : Chaque approbation, attestation et modification fait l'objet d'un suivi automatique.

Impact culturel : La gouvernance est un leadership visible. Des pistes d'audit transparentes indiquent au personnel que les dirigeants ne se contentent pas de rédiger des politiques, mais qu'ils se les approprient. Cela renforce la responsabilité à tous les niveaux.

"Chaque action sur un document, qui l'a approuvée, qui l'a attestée et quand, fait l'objet d'un suivi. C'est ça la vraie gouvernance."

- Leonora O'Brien

4. Engagement - De la recherche de la conformité à la responsabilité partagée

• Niveau 1 : Les dirigeants ne peuvent pas prouver que le personnel a lu les SOP.

• Niveau 5 : Les tableaux de bord d'engagement indiquent qui a lu, qui a attesté et qui a besoin d'un suivi.

Impact culturel : L'engagement n'est pas une question de harcèlement. Il s'agit de transférer la responsabilité des responsables de la conformité à chaque membre de l'équipe. Les dirigeants qui mesurent l'engagement mesurent en fait la culture de la responsabilité.

5. Intégration - Des silos à une vision globale du système

• Niveau 1 : les politiques, les audits, les risques et la formation sont gérés de manière isolée.

• Niveau 5 : un écosystème de qualité entièrement connecté, où les documents, les audits, les incidents et la formation sont reliés de manière dynamique.

L'impact culturel : L'intégration est une question de connectivité. Les dirigeants acquièrent une vision holistique de la qualité et de la sécurité - comment les politiques, les risques, la formation et les incidents interagissent et s'influencent mutuellement. Il ne s'agit pas d'un "contrôle de cases" dans des modules distincts, mais d'une surveillance complète qui permet aux dirigeants d'anticiper les problèmes, de comprendre les causes et les effets et d'apporter des améliorations de manière proactive.

"Avec le MEG, tout est lié de manière dynamique ... SOP, audits, formation - une source de vérité accessible et fiable". "

- Leonora O'Brien

Pourquoi les dirigeants doivent s'approprier le parcours de maturité

Pour progresser dans la courbe de maturité, il faut une direction délibérée. L'un des principaux obstacles à franchir est la migration: il s'agit de déplacer des milliers de documents, souvent incohérents, dupliqués ou mal étiquetés, des anciennes plateformes telles que SharePoint vers un système de qualité moderne et intégré. Pour de nombreux dirigeants, cette tâche est décourageante.

L'essentiel est de travailler avec un fournisseur qui a une grande expérience des migrations dans le secteur de la santé. Par exemple, DaVita International, l'un des principaux fournisseurs mondiaux de soins rénaux, qui exploite plus de 400 centres dans 13 pays, a migré avec succès plus de 5 000 documents dans MEG grâce à un processus rationalisé.

La migration n'est pas seulement une tâche technique, c'est un moment de leadership. C'est l'occasion de tirer un trait sur des systèmes fragmentés, de redéfinir les attentes et de fixer des normes plus élevées en matière de gouvernance et de culture. Bien menée, elle devient le premier signe visible de changement, montrant au personnel que les dirigeants sont déterminés à aller au-delà des "cimetières de documents" et à instaurer une culture d'amélioration active de la qualité.

Le cadre de maturité de la gestion des documents fournit ensuite la feuille de route : évaluer l'état actuel, définir l'objectif et guider l'organisation à travers chaque étape du voyage.

Il ne s'agit pas d'une question de technologie de l'information. Il s'agit de créer des systèmes sur lesquels le personnel peut compter et auxquels les régulateurs peuvent faire confiance.

Conseils pratiques pour les directeurs de la qualité

• Les documents doivent être culturels et non administratifs. Le personnel doit les percevoir comme des conseils quotidiens, et non comme des dossiers administratifs.

• Penser de manière holistique. La qualité et la sécurité requièrent des liens, pas des silos.

• Utiliser la migration comme une remise à zéro culturelle. C'est l'occasion d'abandonner les mauvaises habitudes et de renforcer la responsabilité.

• Adoptez le cadre de maturité. Progressez étape par étape, du stockage à la gouvernance, de la conformité à la culture.

Dernière réflexion : Du stockage au leadership

Clare Harney l'a dit simplement : "Vous devez être prêt à être audité à tout moment, et non pas vous précipiter à l'arrivée des inspecteurs".

C'est l'essence même du leadership en matière de gestion documentaire : créer des systèmes qui soient toujours à jour, toujours accessibles et toujours alignés sur la sécurité des soins. Pour les directeurs de la qualité, il ne s'agit pas de stocker des documents, mais de conduire l'amélioration.

Prochaine étape pour les directeurs de la qualité :

👉 [Cliquer] Télécharger le manuel de maturité de la gestion documentaire

👉 [Cliquez] Regarder le webinaire sur la gestion documentaire avec Clare et Leonora

👉 [Cliquez] Réserver une démonstration de leadership du MEG

[Partie 2] Au-delà du stockage : Faire des documents un moteur dynamique de la qualité et de la sécurité

Dans la première partie, nous avons exploré le "cimetière des documents numériques", ces systèmes existants où les politiques sont en ligne mais restent en fait enterrées, inaccessibles et non fiables. Nous avons vu comment SharePoint, les référentiels statiques et les intranets encombrants exposent les organisations à des risques cliniques, culturels et de conformité.

Dans la deuxième partie, nous aborderons la solution : comment les organismes de santé peuvent aller au-delà du stockage et créer des systèmes documentaires qui fonctionnent comme un moteur dynamique de la qualité et de la sécurité, en réduisant les risques, en renforçant la conformité et en donnant au personnel les informations dont il a besoin, au moment où il en a besoin.

Les raisons de l'échec du stockage seul

Les approches traditionnelles, qu'il s'agisse de classeurs papier, de dossiers SharePoint ou de plateformes cloisonnées, ne satisfont pas les responsables qualité de trois manières importantes :

• Lacunes en matière de responsabilité: Capacité limitée à prouver que le personnel a lu et compris les politiques.

• Fragmentation: Documents déconnectés des audits, des incidents et des registres des risques.

• Confusion des versions: Plusieurs versions sont en circulation, ce qui crée des incohérences et des risques.

Ces problèmes ne font pas que ralentir les équipes de gouvernance, ils compromettent la préparation aux inspections et augmentent le risque de non-conformité.

Du stockage au moteur de qualité

Les organismes de santé se tournent de plus en plus vers des systèmes intégrés de gestion des documents conçus pour la gouvernance. Le module de gestion des documents du MEG en est un exemple et illustre comment le passage du stockage à la gestion active de la qualité se traduit dans la pratique.

1. Intégration des fonctions de gouvernance

Le MEG rassemble les documents, les audits, les risques et les incidents au sein d'une plateforme interopérable. Cette source unique de vérité permet de réduire les doublons, de combler les lacunes en matière de gouvernance et d'assurer une surveillance cohérente dans l'ensemble de l'organisation.

2. Attestation et responsabilité

Au-delà de la distribution des documents, le système permet de savoir qui les a lus et en a accusé réception. Les rapports d'attestation montrent la conformité par utilisateur, département ou établissement, et des rappels automatisés garantissent que les lacunes sont comblées.

Exemple de fiches d'attestation dans le MEG

3. Efficacité améliorée par l'IA avec Ask MEG

L'IA est plus efficace lorsqu'elle est appliquée à des problèmes concrets. L'assistant IA intégré du MEG - Ask MEG - permet au personnel de poser des questions en langage clair dans le cadre d'une politique, par exemple :

• "Quel EPI est nécessaire pour un patient atteint de C. diff ?

• "Comment faire remonter un problème de protection au sein de l'équipe de nuit ?

L'assistant répond instantanément, avec des réponses fondées sur le document réel et approuvé, jamais inventé, toujours conforme.

Pour les dirigeants, cela signifie une clarté plus rapide pour le personnel, moins de délais d'escalade et la preuve que les politiques sont comprises et utilisées.

4. Créer, collaborer, contrôler

Les politiques peuvent être rédigées, révisées et publiées dans le système. Les cycles de révision sont automatisés, le contrôle des versions est appliqué et des pistes d'audit complètes enregistrent chaque action, de l'approbation à l'attestation du personnel.

Exemple de flux de travail pour l'approbation d'une publication dans MEG Docs

Il est important de noter que le MEG prend également en charge un processus de publication configurable. Les documents peuvent inclure une étape de révision facultative avant l' approbation finale, ce qui donne aux équipes une plus grande flexibilité dans la manière dont les politiques sont vérifiées et approuvées. Cela permet de s'assurer que le contenu critique est soigneusement revu par les bonnes personnes avant de passer à l'approbation formelle et à la publication, améliorant ainsi la clarté et la confiance dans le processus.

Comparaison : MEG vs SharePoint vs Paper

Voici comment une plateforme intégrée et spécifique aux soins de santé se compare aux outils traditionnels encore utilisés dans de nombreuses organisations :

Bien que SharePoint et le papier puissent fournir un stockage de base des documents et une piste d'audit partielle, ils laissent les équipes dépendantes des efforts manuels, vulnérables aux erreurs et incapables de démontrer la gouvernance de manière fiable.

Conçu pour être prêt à l'audit, chaque jour

Les systèmes documentaires modernes intègrent par défaut la préparation à l'inspection. Grâce à des fonctionnalités telles que le contrôle des versions, les journaux d'approbation, le suivi des attestations et les rappels d'expiration, les organisations peuvent démontrer leur conformité à tout moment, sans avoir à se préparer pendant des semaines.

La gouvernance passe ainsi d'un mode réactif à un mode proactif, ce qui est une attente essentielle des régulateurs et des organismes d'accréditation tels que le CQC, l'HIQA, le JCI et la Joint Commission.

Ce que les responsables de la qualité doivent demander

Lorsqu'ils envisagent de recourir à des systèmes de documentation, les directeurs de la qualité doivent se poser les questions suivantes :

• S'intègre-t-il aux autres fonctions de gouvernance ?

• Peut-il suivre et prouver la responsabilité du personnel ?

• Est-il conçu pour être prêt à être audité tous les jours?

• Permet-il au personnel d'accéder à des réponses, et pas seulement à des fichiers ?

Ces questions permettent de passer du stockage administratif au leadership en matière de gouvernance.

Dernière réflexion

La gestion des documents n'est plus une réflexion administrative après coup. Bien menée, elle sous-tend la culture, la cohérence et la conformité. Mal gérée, elle laisse le personnel dans l'ignorance et les organisations exposées.

Le défi pour les responsables des soins de santé est de s'assurer que leur système documentaire n'est pas un simple cimetière de politiques, mais un moteur dynamique de la qualité et de la sécurité.

Dans la troisième partie, nous examinerons comment les dirigeants opèrent déjà ce changement, en tirant les leçons de mises en œuvre concrètes et en montrant comment les systèmes intégrés peuvent soutenir une culture de l'amélioration continue.

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Regarder le webinaire à la demande

Dans ce billet, nous avons exploré comment les organismes de soins de santé peuvent transformer les systèmes documentaires de dépôts statiques en un moteur dynamique de la qualité et de la sécurité.

Pour aller plus loin, regardez notre webinaire à la demande : "Votre système documentaire est-il un facteur d'amélioration ou un simple outil de stockage ?

Avec Clare Harney (responsable des services de conseil et d'éducation chez Santegic) et Leonora O'Brien (Chief Growth Officer chez MEG), la session explore :

• Comment aller au-delà du stockage et construire des systèmes prêts pour la gouvernance ?

• Etapes pratiques pour intégrer les documents dans les audits, les risques et la formation

• Le rôle de l'IA et de l'attestation dans la promotion de la conformité et de la responsabilité

[1ère partie] Le cimetière des documents numériques : Pourquoi les systèmes hérités mettent toujours en péril les soins de santé

Les classeurs poussiéreux ont peut-être disparu. Dans la plupart des hôpitaux d'aujourd'hui, vous trouverez moins de classeurs remplis de politiques obsolètes. Au lieu de cela, le cimetière s'est déplacé en ligne.

Aujourd'hui, les sites SharePoint, les dossiers intranet et les référentiels PDF statiques constituent le "cimetière des documents". Les politiques existent techniquement sous forme numérique, mais pour le personnel de première ligne, elles pourraient tout aussi bien être enterrées six pieds sous terre. Une navigation compliquée, des dossiers cloisonnés et une mauvaise fonctionnalité de recherche signifient que les documents critiques sont en fait invisibles lorsqu'ils sont le plus nécessaires.

Les risques ne sont pas moins réels qu'à l'époque du papier. Ils sont même plus grands. Lorsque les dirigeants pensent qu'ils se sont modernisés simplement parce que les documents sont "en ligne", ils risquent de ne pas voir comment ces anciens systèmes numériques ne protègent pas le personnel, les patients et l'organisation elle-même.

Risque clinique : quand "en ligne" n'est pas accessible

Dans le secteur de la santé, les référentiels SharePoint et intranet ont constitué une première étape importante dans l'abandon de la gestion des politiques sur papier. Mais ils n'ont jamais été conçus pour répondre aux exigences complexes des soins de santé modernes. Ces systèmes sont efficaces pour stocker les documents, mais le stockage seul ne suffit pas lorsque le personnel et les autorités de réglementation ont besoin d'un accès instantané, d'un contrôle clair des versions et d'une preuve de l'attestation du personnel.

Le résultat ?

❌ Le personnel perd un temps précieux à parcourir des listes interminables de documents.
❌ Différentes équipes créent des versions dupliquées, ce qui entraîne une certaine confusion quant à la version correcte.
❌ Le personnel se fie à sa mémoire, aux conseils de ses pairs ou à des copies papier périmées parce qu'il ne peut pas trouver de manière fiable ce dont il a besoin.

Le risque clinique ne provient pas seulement de l'absence de politiques. Il provient également de politiques que le personnel ne peut pas trouver rapidement, auxquelles il ne peut pas faire confiance ou qu'il ne peut pas utiliser.

"Lesecteur de la santé ne peut pas se permettre de traiter la gestion des politiques comme une réflexion administrative après coup. Les documents obsolètes ou inaccessibles ne sont pas seulement source d'inefficacité, ils font courir un risque réel aux patients, au personnel et aux organisations.""

- Clare Harney, experte en politique de santé

Risque de non-conformité : les régulateurs ne sont pas dupes

Les organismes de réglementation du secteur de la santé attendent davantage que des "documents stockés quelque part en ligne". Tous exigent un contrôle clair des versions, des pistes d'audit et une accessibilité démontrable en tant que norme minimale.

Les systèmes existants ne sont souvent pas à la hauteur :

• Plusieurs versions d'une même politique peuvent se trouver dans des dossiers différents.

• Aucune piste d'audit fiable ne permet de savoir qui a examiné ou approuvé les modifications.

• Les enquêteurs qui demandent "montrez-moi la politique" sont confrontés à des recherches frénétiques et à des résultats incertains.

Plus important encore : l'attestation est pratiquement impossible.

• SharePoint et les intranets ne permettent pas de savoir si le personnel a effectivement ouvert, lu et pris connaissance d'une politique.

• Il n'y a aucun moyen d'attribuer des politiques à des rôles spécifiques et de saisir des attestations individuelles.

• Les dirigeants se retrouvent à espérer que leurs employés respectent les règles, mais sans pouvoir le prouver lorsque les autorités de régulation le leur demandent.

En termes de conformité, "nous l'avons envoyé par courriel" ou "il est dans SharePoint" n'est pas une preuve de responsabilité. Les régulateurs veulent voir que le personnel a reçu, lu et signé les politiques - et que les organisations peuvent le prouver par une piste d'audit claire.

Risque culturel : le coût de la méfiance

La culture repose sur la confiance. Le personnel doit croire que la direction lui fournit les outils et les informations nécessaires pour réussir.

Lorsque le personnel ne peut pas trouver les politiques de manière fiable, la frustration augmente. Avec le temps, le désengagement s'installe. Ils créent des solutions de contournement, font circuler des documents fantômes ou s'en remettent simplement à "ce que nous avons toujours fait".

Cette situation n'affaiblit pas seulement la conformité, elle corrode la culture. Le personnel commence à penser que la direction ne donne pas la priorité à ses besoins. Cette méfiance se propage, sapant la culture de la sécurité et réduisant le respect des politiques dans l'ensemble de l'entreprise.

Un système de cimetière ne se contente pas d'enterrer des documents. Il enterre le moral du personnel.

L'illusion de la modernisation

Le danger des systèmes numériques existants est qu'ils créent un faux sentiment de progrès. Les dirigeants peuvent penser : "Nous avons numérisé nos politiques, donc tout va bien".

Mais la numérisation n'est pas synonyme d'accessibilité. La mise en ligne de classeurs ne résout pas le problème, elle ne fait que le déplacer.

Si une infirmière passe 10 minutes à chercher la politique de contrôle des infections...
Si un responsable de la conformité ne peut pas montrer instantanément la version actuelle à un inspecteur ou à un responsable de l'accréditation...
Si un nouveau médecin en formation télécharge un PDF obsolète à partir d'un lecteur partagé...

...alors le système n'est pas moderne. C'est un cimetière numérique, et les risques sont bien réels.

Pourquoi c'est important aujourd'hui

Les soins de santé sont plus que jamais sous pression :

• Les pénuries de personnel signifient que les nouvelles recrues doivent être intégrées rapidement et de manière fiable.

• La réglementation est de plus en plus stricte, avec une tolérance zéro pour le "nous n'avons pas pu le trouver".

• Les exigences en matière de sécurité des patients requièrent des informations fiables, cohérentes et faciles à localiser en cas de besoin.

Les anciens systèmes numériques ont constitué une étape importante dans l'abandon du papier, mais ils n'ont tout simplement pas été conçus pour cet environnement. Ce qu'il faut, ce n'est pas seulement une numérisation, mais une transformation : des systèmes conçus pour la recherche, la confiance et la responsabilité.

Le recyclage du cimetière numérique

Il est temps de regarder la réalité en face : SharePoint et les autres référentiels intranet ont été conçus pour le stockage de documents, et non pour répondre aux exigences complexes de la gestion des politiques de santé. Ils restent utiles en tant qu'outils de collaboration générale, mais ils ne peuvent pas fournir la rapidité, la visibilité et la preuve qu' exige l'environnement des soins de santé d'aujourd'hui.

Les responsables des soins de santé doivent être plus exigeants :

• Une recherche puissante qui permet de trouver la bonne politique en quelques secondes.

• Contrôle de version en temps réel qui élimine les doublons et la confusion.

• Des pistes d'audit et des rapports qui satisfont les régulateurs.

• Des outils d'attestation qui prouvent que le personnel a lu et compris les politiques essentielles.

La métaphore du cimetière s'applique toujours, mais la solution est claire. Les politiques doivent être des documents vivants, consultables en quelques secondes, validés par des pistes d'audit et étayés par des attestations du personnel.

Conclusion

Les classeurs ont peut-être disparu, mais le cimetière demeure. Il vit dans des systèmes numériques obsolètes qui sont cloisonnés, encombrants et difficiles à consulter en toute confiance.

Les systèmes existants multiplient les risques cliniques, culturels et de conformité. Et dans un environnement de soins de santé où chaque seconde compte, c'est inacceptable.

Les responsables des soins de santé doivent dépasser l'illusion de la numérisation. Pour sortir du cimetière numérique, il faut adopter des systèmes de gestion des politiques qui soient dynamiques, consultables et responsables.

En effet, lorsque les politiques sont enterrées, que ce soit dans des sous-sols, dans des PDF périmés ou dans SharePoint sans aucune preuve qu'elles ont été lues, le risque prend vie.

👉 Dans la deuxième partie, nous verrons comment le MEG transforme la gestion documentaire d'un référentiel passif en un moteur de qualité vivant et connecté, donnant aux responsables des soins de santé les outils pour réduire les risques, améliorer la conformité et responsabiliser le personnel avec des informations auxquelles ils peuvent se fier.

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Regarder le webinaire à la demande

Vous souhaitez découvrir les étapes pratiques pour sortir du "cimetière numérique" ? Regardez notre webinaire à la demande :

"Votre système documentaire est-il un facteur d'amélioration ou un simple outil de stockage ?
🎙 Avec Clare Harney, responsable des services de conseil et de formation chez Santegic, et Leonora O'Brien, responsable de la croissance chez MEG.

King's College Hospital London - Jeddah choisit MEG comme partenaire numérique pour la gouvernance clinique

Le MEG est ravi d'annoncer son partenariat avec King's College Hospital London - JeddahLe King's College Hospital London - Jeddah est le premier hôpital du Royaume et un fleuron de la collaboration entre le Royaume-Uni et l'Arabie Saoudite dans le domaine des soins de santé. Le King's College Hospital London - Jeddah rejoint notre famille croissante de clients prestigieux dans le domaine de la santé, engagés dans l'excellence de la gouvernance, aux côtés d'établissements tels que le Tallaght University Hospital (Irlande), le M42 (Abu Dhabi) et le Reem Hospital (Abu Dhabi).

King's College Hospital London - Jeddah

Le King's College Hospital London - Jeddah a ouvert ses portes en février 2025 en tant qu'établissement médical de pointe construit à cet effet sur le prestigieux front de mer de Jeddah. Entièrement intégré à son homologue londonien, l'hôpital représente une étape majeure dans la transformation des soins de santé en Arabie saoudite dans le cadre de la Vision 2030.

L'hôpital offre des services de santé complets avec des centres d'excellence planifiés en santé des femmes, cardiologie, maladies métaboliques et orthopédie, fournissant des soins médicaux de classe mondiale qui répondent à la fois aux normes cliniques britanniques et aux exigences réglementaires saoudiennes.

Pourquoi choisir le MEG ?

Premier hôpital d'Arabie saoudite à porter la marque du Royaume-Uni, le King's College Hospital London - Jeddah avait besoin d'une plateforme de gouvernance capable d'intégrer de manière transparente les meilleures pratiques internationales et les normes de conformité locales, et ce dès le premier jour d'activité.

L'équipe dirigeante de l'hôpital a reconnu que les processus traditionnels de gestion des risques et de sécurité des patients, basés sur le papier, ne s'alignaient pas sur leur vision de l'excellence numérique et de l'efficacité opérationnelle. Ils avaient besoin d'une solution complète qui prenne en charge les normes de santé locales et internationales tout en offrant un cadre de gouvernance unifié et évolutif, essentiel à une prestation de soins de classe mondiale.

En quelques mois seulement, la plateforme intégrée du MEG a été mise en œuvre pour alimenter l'écosystème de gouvernance complet de l'hôpital, y compris :

• Signalement des incidents et des erreurs de médication - suivi en temps réel, analyse des causes profondes et boucles d'apprentissage pour éviter les récidives.

• Registre des risques et examens M&M - outils d'identification proactive des risques et d'examen structuré des cas, qui permettent de prendre des décisions fondées sur des données probantes.

• Gestion des audits et des comités - flux de travail de bout en bout pour répondre aux normes d'accréditation et maintenir l'état de préparation à la réglementation

• Suivi des tâches et plans d'action - responsabilité claire, suivi et transparence entre les départements

• Contrôle centralisé des documents - une seule plateforme pour gérer les directives cliniques, les politiques, les manuels de sécurité, etc. avec des pistes d'audit et un contrôle des versions intégrés.

Ensemble, ces modules ont contribué à la mise en place d'un modèle de gouvernance numérique conforme aux meilleures pratiques internationales et aux attentes de l'Arabie saoudite en matière d'accréditation.

L'un des principaux domaines d'action a été le développement de capacités complètes de signalement des erreurs de médication et des effets indésirables des médicaments, qui ont considérablement renforcé les pratiques de sécurité des patients dans l'ensemble de l'hôpital.

"Le nouveau système de notification a été un facteur de transformation.Il a permis d'identifier les tendances, de réduire les événements indésirables et de promouvoir une culture de la transparence et de la responsabilité au sein des équipes cliniques. La collaboration et la flexibilité du MEG ont été essentielles à la mise en place d'un module qui favorise l'amélioration continue."

- Ali Saber, chef de la pharmacie au King's College Hospital London - Jeddah

"Nous sommes fiers de soutenir le King's College Hospital London - Jeddah dans sa mission de fournir des soins de classe mondiale", a déclaré Nabeel Deek, responsable régional du développement commercial de MEG - MENA. "Cette collaboration reflète notre engagement à faire progresser l'innovation en matière de soins de santé dans toute la région et à soutenir les objectifs de la Vision 2030 de l'Arabie saoudite."

Alors que l'hôpital développe ses centres d'excellence dans de nombreuses spécialités, le MEG continuera à fournir l'infrastructure numérique nécessaire à une gouvernance transparente, à des soins sûrs et à une amélioration continue.

L'équipe du MEG se réjouit de soutenir le King's College Hospital London - Jeddah dans l'établissement de nouvelles références en matière d'excellence des soins de santé dans le Royaume, en démontrant comment les systèmes de gouvernance peuvent être proactifs, intégrés et fondamentaux pour la prestation de soins de haute qualité.

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Pour plus d'informations sur le MEG et ses solutions en matière de gouvernance des soins de santé, veuillez consulter le site suivant www.megit.com