Ce billet est le troisième de la série "Systèmes de gestion des documents de santé : Tout ce que vous devez savoir" - un guide complet dans lequel nous discutons de l'importance de la gestion documentaire dans le secteur de la santé, des avantages d'une solution moderne, des fonctionnalités indispensables, de la comparaison des différentes solutions sur le marché, et bien plus encore.
Consultez les blogs précédents ici :
#1 Votre organisation a-t-elle besoin d'un système de gestion numérique des documents médicaux ?
#2 7 Caractéristiques essentielles d'un logiciel de gestion des documents de santé
Cet article est une plongée en profondeur dans le système de gestion documentaire de MEG pour les soins de santé - MEG Docs. Nous discuterons des principales caractéristiques et fonctionnalités du logiciel, de ce qui le différencie des autres solutions du marché et de la manière dont il peut simplifier la gestion des documents au sein de votre organisation.
L'art de la gestion simplifiée des documents
Un système de gestion des documents de santé doit être plus qu'une simple armoire de classement numérique où les documents languissent dans l'oubli. Il doit s'agir d'une solution holistique capable de simplifier le paysage complexe de la gestion des politiques en un système simple, organisé et facile d'accès.
Le bon logiciel aidera les professionnels de la santé à s'y retrouver dans les méandres de la documentation médicale, en veillant à ce que les informations essentielles soient toujours à portée de main. Il ne s'agit pas seulement de réduire la paperasserie, mais aussi de rationaliser et de simplifier les processus, d'accroître l'efficacité, d'améliorer les soins aux patients et de garantir la conformité avec des réglementations en constante évolution.
Système de gestion documentaire du MEG pour le secteur de la santé
Spécialement conçu pour répondre aux besoins des organisations et des prestataires de soins de santé, MEG Docs est un outil de gestion documentaire complet qui présente les caractéristiques suivantes :
1. L'accessibilité
"L'accès à tout moment et en tout lieu" est le principe directeur de MEG Docs, et voici ce que nous entendons par là :
Le personnel peut accéder de manière transparente à la plateforme à partir de n'importe quel appareil, qu'il s'agisse d'un ordinateur de bureau, d'un ordinateur portable ou d'un smartphone, ce qui garantit un accès instantané aux politiques et documents essentiels, même en déplacement.
Le personnel peut utiliser MEG Docs à la fois en ligne et hors ligne, ce qui élimine les problèmes de perte d'accès dans les zones où la connectivité est peu fiable ou médiocre. De plus, MEG Docs ne se limite pas aux documents textuels ; vous pouvez également récupérer des tableaux, des images et des vidéos pratiques lorsque vous n'êtes pas en ligne, ce qui en fait une ressource complète à portée de main.
2. Possibilité de recherche
Les recherches indiquent qu'en moyenne, le personnel passe 18 minutes à chercher un document. Cela entraîne une perte de productivité substantielle de 21 %.
MEG Docs élimine efficacement ce problème grâce à son interface intuitive, ses puissantes capacités de recherche et son système de dossiers simplifié. Lors du stockage des documents, les administrateurs ont toute liberté pour créer et nommer des dossiers selon leurs préférences, et peuvent même imbriquer des dossiers les uns dans les autres. Le tableau de bord de la gestion des documents offre une vue d'ensemble des dossiers, ce qui facilite l'accès.
Mais ce n'est pas tout.
La fonction de recherche du MEG permet au personnel de trouver rapidement des documents spécifiques en utilisant des mots-clés, des phrases, le type de document, le nom, la date, l'auteur ou la catégorie. Il est également possible d'enregistrer des raccourcis d'emplacement pour les sections importantes ou fréquemment utilisées dans les documents.
Cette fonctionnalité réduit considérablement le temps passé à naviguer manuellement dans les dossiers ou à passer au crible des listes de politiques volumineuses. Et comme les utilisateurs peuvent trouver les informations dont ils ont besoin en quelques minutes, ils sont plus enclins à utiliser le système, ce qui favorise l'adoption par les utilisateurs.
"L'outil de gestion des documents du MEG est extraordinaire, tout comme leur passion pour rendre ce produit aussi convivial que possible pour les clients. J'apprécie énormément la façon dont ils reçoivent les commentaires des clients pour affiner les choses sur MEG et cherchent toujours à améliorer ce qu'il y a de mieux !""
3. Contrôle de la version
Selon une étude, 83 % du personnel est confronté quotidiennement à des problèmes de version. Et compte tenu de la complexité de la documentation sur les soins de santé, la gestion des politiques et des procédures implique souvent de multiples révisions. Voici comment la fonction de contrôle des versions du MEG permet aux organisations de rester au fait de toutes les modifications apportées aux documents :
Accédez à un journal détaillé qui enregistre la nature des modifications ou des mises à jour effectuées, quand, par qui et quelle version du document a été affectée par l'action.
Obtenir des informations historiques sur l'évolution d'une politique particulière au fil du temps.
Restez informé grâce à des notifications en temps réel diffusées sur tous vos appareils lorsque des politiques ou des documents sont mis à jour. Vous êtes ainsi assuré de toujours travailler avec la version la plus récente. Vous pouvez également utiliser la propriété de la case à cocher pour reconnaître et suivre les membres du personnel qui ont lu et compris le nouveau contenu.
Visualisez les modifications apportées aux documents sans effort grâce à la fonction "côte à côte", qui vous permet de comparer deux documents pour comprendre les changements apportés.
Archivez systématiquement les documents périmés, ce qui permet de les retrouver sans effort lorsque le besoin s'en fait sentir.
4. Examen et approbation des politiques
Reconnaissant la nature collaborative de l'élaboration et de la gestion des politiques de santé, MEG Docs fournit une série d'outils collaboratifs permettant à plusieurs personnes ou équipes de travailler ensemble sur la création, l'examen, l'approbation et la mise à jour des politiques. Ces outils permettent notamment de :
Affectez des réviseurs et des approbateurs aux politiques et mettez en place des flux de travail de suivi pour une collaboration harmonieuse.
Ajoutez des commentaires, des annotations et des notes à des sections spécifiques du document, ce qui simplifie le processus de retour d'information.
Notifier les membres de l'équipe concernés lorsque des modifications sont apportées, que de nouvelles versions sont téléchargées ou que des approbations sont requises, en veillant à ce qu'ils soient informés et répondent en temps utile.
5. La sécurité
Les systèmes de gestion de documents pour le secteur de la santé doivent être dotés de solides mesures de sécurité, compte tenu de la nature hautement sensible des données de santé. Voici comment MEG Docs garantit la sécurité des données de votre organisation:
Contrôles d'accès basés sur les rôles en fonction des désignations, des équipes et des départements afin de déterminer qui peut consulter, modifier et interagir avec les documents de politique générale.
Des méthodes d'authentification forte, telles que l'authentification multifactorielle (MFA), afin que seul le personnel autorisé puisse accéder aux documents.
Des sauvegardes régulières et un solide plan de reprise après sinistre pour garantir un accès ininterrompu aux documents essentiels.
L'utilisation du stockage en nuage permet d'éliminer le besoin de matériel sur site et d'atténuer les risques associés aux pannes de matériel, ce qui garantit la sécurité des données.
Mises à jour régulières de la sécurité pour éviter que les vulnérabilités ne soient exploitées.
6. L'intégration
Les systèmes de gestion documentaire pour les soins de santé doivent être capables de se connecter et d'échanger des données avec d'autres applications et systèmes utilisés au sein d'une organisation afin de permettre un flux continu d'informations et d'éliminer les silos de données.
MEG Docs vous permet de passer efficacement d'une politique à l'autre, d'un rapport d'audit à un formulaire d'incident, d'un matériel de formation à l'autre, en plaçant les documents, vidéos et ressources web pertinents à portée de main. Vous pouvez facilement relier les documents de politique aux audits, aux incidents, aux registres de formation et aux enquêtes auprès des patients, en veillant à ce que les bonnes ressources parviennent au personnel de santé et aux services concernés.
Vous pouvez également intégrer vos systèmes de gestion documentaire et d'audit pour permettre au personnel de se référer rapidement aux politiques et aux lignes directrices afin d'évaluer la conformité, de planifier des actions et d'améliorer la qualité. Cette approche proactive améliore la sécurité des patients et la qualité des soins prodigués.
Envie de voir MEG Docs en action ? Planifiez une démonstration maintenant !