Votre organisation a-t-elle besoin d'un système de gestion numérique des documents médicaux ?

Cet article de blog est le premier de la série "Systèmes de gestion documentaire dans le secteur de la santé : Tout ce que vous devez savoir" - un guide complet dans lequel nous discutons de l'importance de la gestion des documents dans le secteur de la santé, des avantages d'une solution moderne, des fonctionnalités indispensables, de la comparaison des différentes solutions sur le marché, et plus encore.

Dans le paysage dynamique des soins de santé d'aujourd'hui, où la conformité, l'efficacité et la prise de décision fondée sur les données sont primordiales, un système de gestion documentaire rationalisé n'est plus seulement une commodité - c'est une nécessité.

Ces dernières décennies ont été marquées par une augmentation exponentielle du volume et de la complexité des documents de santé, qu'il s'agisse des dossiers des patients, des politiques de conformité, des résultats de recherche ou de la paperasserie administrative. Alors que d'autres facettes des soins de santé poursuivent leur parcours de transformation numérique, les méthodes traditionnelles de gestion des documents, souvent basées sur des systèmes papier, révèlent de plus en plus clairement leurs limites.

Dans cet article, nous examinerons l'importance d'une gestion efficace des documents dans le secteur de la santé, les défis intrinsèques posés par les systèmes traditionnels basés sur le papier, et nous discuterons des capacités de transformation des systèmes modernes de gestion électronique des documents et de la manière dont ils répondent aux insuffisances de leurs homologues conventionnels.

Pourquoi une gestion efficace des documents est-elle importante dans le secteur de la santé ?

Les prestataires de soins de santé traitent quotidiennement une quantité impressionnante de données. S'assurer que ces données sont exactes, à jour, facilement accessibles et sécurisées est essentiel pour maintenir un niveau élevé de soins aux patients. C'est là qu'intervient un système de gestion documentaire.

Un système de gestion documentaire efficace est l'épine dorsale de la gestion de la qualité et aide les prestataires de soins de santé à créer, stocker, organiser, récupérer et distribuer systématiquement les documents. Cela permet :

1. Prise de décision rapide : Un système de gestion des documents numériques organisé et mis à jour permet aux prestataires de soins de santé d'accéder aux dossiers et documents nécessaires en quelques clics. Cet accès rapide à l'information est inestimable pour les aider à prendre des décisions éclairées et à fournir des soins en temps voulu, en particulier dans les situations d'urgence.

2. Une meilleure collaboration : Un système de gestion documentaire agit comme une plateforme centralisée où plusieurs membres du personnel peuvent simultanément réviser, mettre à jour et partager des politiques, des procédures opérationnelles, des directives cliniques, etc. Cela favorise une collaboration sans faille et s'avère particulièrement utile pour les soins interdisciplinaires.

3. Gestion efficace des incidents et des risques : Des procédures et des protocoles documentés avec précision servent de boussole aux prestataires de soins de santé, leur offrant une orientation claire pour gérer les événements indésirables, voire les éviter complètement.

4. Sécurité accrue des données : les documents relatifs à la politique de santé et à la conformité contiennent souvent des informations sensibles. Un système de gestion documentaire sécurisé et efficace, doté de contrôles d'accès et de mesures de cryptage, permet aux organisations de protéger les documents confidentiels contre les accès non autorisés et les cyberattaques.

5. Formation efficace du personnel : Le personnel de santé, qu'il soit nouveau ou déjà en poste, a besoin d'une formation adéquate sur les différentes politiques et procédures de l'organisation. Un système de gestion documentaire bien organisé facilite l'intégration, la formation et la formation continue du personnel en offrant un accès facile aux documents pertinents.

Les lacunes des systèmes traditionnels de gestion des documents sur papier

Bien que les systèmes de gestion des politiques et des documents sur papier aient été la norme pendant des décennies, ils présentent plusieurs lacunes qui entravent l'efficacité, la conformité et les soins aux patients, en particulier dans le paysage complexe et en évolution rapide des soins de santé d'aujourd'hui. En voici quelques-unes :

1. Accessibilité limitée : Les systèmes basés sur le papier exigent que le personnel ait un accès physique aux documents, ce qui rend la recherche de politiques difficile, en particulier en cas d'urgence. Même dans ce cas, la recherche d'une politique spécifique dans un tel système à travers des fichiers ou des fils de courriels s'apparente à la recherche d'une aiguille dans une botte de foin, ce qui fait perdre un temps précieux et entrave la prise de décision et les soins prodigués aux patients.

2. Mises à jour retardées: Étant donné que la mise à jour des politiques sur papier implique l'impression et la distribution de copies physiques au personnel, la transmission des politiques en temps réel devient un défi. Il arrive souvent que les documents soient mal classés, qu'ils aient plusieurs versions ou qu'ils soient tout simplement perdus. Il en résulte des pratiques obsolètes, une non-conformité avec les réglementations en matière de soins de santé, des divergences de versions et une confusion au sein du personnel.

3. Une collaboration limitée : Les processus collaboratifs d'élaboration et d'examen des politiques sont entravés par des systèmes basés sur le papier, ce qui rend difficile la contribution et le retour d'information de la part des multiples parties prenantes.

4. Risques pour la sécurité : Les documents physiques sont beaucoup plus susceptibles d'être consultés par des personnes non autorisées, ce qui accroît le risque de violation des données. Ils sont également beaucoup plus vulnérables aux dommages ou aux pertes dus à des facteurs tels que les accidents et les risques environnementaux.

5. Une mauvaise intégration : Les systèmes de gestion des documents sur papier ne permettent pas aux prestataires de relier les politiques aux audits, aux incidents, aux registres de formation ou aux enquêtes auprès des patients qui s'y rapportent. Cela conduit à des silos de données et à des flux de travail inefficaces.

6. Stockage : Le stockage et l'organisation d'un grand nombre de documents papier nécessitent un espace de stockage considérable, qui n'est pas toujours facilement disponible. En outre, ils contribuent aux préoccupations environnementales en raison des déchets de papier, de la consommation de ressources et de l'augmentation de l'empreinte carbone.

Le système numérique de gestion des documents médicaux du MEG : L'avenir

Le remplacement des systèmes de gestion documentaire existants, basés sur le papier ou hérités, par une solution numérique permet aux organismes de soins de santé de surmonter facilement les défis susmentionnés. L'efficacité, l'accessibilité, la sécurité et l'adaptabilité d'un logiciel de gestion documentaire d'avant-garde permettent aux prestataires de maintenir la conformité et de promouvoir la sécurité des patients tout en optimisant leurs opérations.

Une plateforme numérique comme le MEG offre au personnel de santé un accès transparent et instantané aux documents de politique générale, quel que soit l'endroit où il se trouve. Dans un secteur comme celui de la santé, où la rapidité de la prise de décision est une question de vie ou de mort, cette fonctionnalité est inestimable. Conçu pour une collaboration interdisciplinaire, le logiciel offre des mises à jour en temps réel, des notifications, un accès à distance, des protocoles de sécurité avancés et une intégration avec d'autres outils de gestion de la qualité.

Pour en savoir plus, réservez une démonstration dès aujourd'hui !

Rendez-vous au congrès HSJ sur la sécurité des patients à Manchester

Après une courte pause estivale, nous reprenons la route le mois prochain et notre première étape sera le congrès HSJ sur la sécurité des patients, qui se tiendra à Manchester les 18 et 19 septembre. Le thème de cette année est "Faire face à la réalité : conversations honnêtes sur la sécurité".

C'est la première année que nous participons à cet événement et nous sommes impatients de rejoindre plus de 40 exposants et plus de 1 000 professionnels de la sécurité, de la qualité et de l'excellence clinique pour deux jours d'échanges et d'apprentissage.

Le programme de cette année, qui en est à sa 16e édition, vise à "relever les défis pratiques de la sécurité dans l'environnement pressurisé d'aujourd'hui, en offrant une boîte à outils aux dirigeants, aux gestionnaires et aux cliniciens de première ligne pour gérer la sécurité et favoriser l'amélioration".

Visitez l'équipe du MEG au stand 11 pour en savoir plus sur notre module de signalement des incidents et de sécurité des patients conforme à la LFPSE. Notre module de sécurité des patients fournit des outils de gestion des incidents et des risques pour les travailleurs de la santé avec un esprit d'apprentissage. Nous avons déjà un impact dans les hôpitaux et les systèmes de santé du monde entier. Grâce à notre nouvelle intégration conforme à la LFPSE, les organisations du NHS - grandes et petites - disposent désormais d'une alternative crédible à leurs systèmes de gestion des risques et des rapports d'incidents. Découvrez nos modules et notre application complète de système de gestion de la qualité en action, ainsi que les tableaux de bord et rapports impressionnants dont bénéficient nos clients.

Le congrès présentera également de nouveaux éléments cette année, notamment

• Plus de praticiens dans le programme et des conférences sur l'éclairage dans le cadre de leur concours d'affiches

• Le nouveau théâtre "Innovation Showcase" offre davantage de possibilités de découvrir des solutions concrètes à des problèmes urgents de sécurité des patients.

• Une nouvelle filière de leadership axée sur l'art de diriger en matière de sécurité des patients, afin de donner aux dirigeants les outils dont ils ont besoin pour soutenir leurs équipes.

Nous espérons vous y voir si vous y participez, ou si vous ne vous êtes pas encore inscrit, vous pouvez encore le faire ici.

Tendances et pratiques qui façonnent l'avenir de la gestion de la qualité dans les soins de santé

Au cours des dernières années, le secteur des soins de santé a connu un changement de paradigme, les organisations reconnaissant que la clé d'une prestation de soins réussie ne consiste pas seulement à traiter les maladies, mais aussi à améliorer l'expérience globale du patient et sa santé à long terme.

La gestion de la qualité est l'une des pierres angulaires de cette transformation, propulsant les organisations de soins de santé vers la fourniture de soins fondés sur la valeur qui placent le patient au premier plan, en mettant l'accent sur l'amélioration de la sécurité des patients et des résultats cliniques.

Aujourd'hui, compte tenu de l'évolution des attentes des patients et des exigences sans cesse croissantes du système de santé, il est impératif que les organisations adoptent de nouvelles avancées technologiques et une approche avant-gardiste de la gestion de la qualité pour rester en tête et atteindre l'excellence en matière de résultats pour les patients et d'efficacité opérationnelle.

C'est pourquoi, alors que nous nous tournons vers l'avenir, ce blog décrit certaines pratiques et tendances émergentes en matière de gestion de la qualité dans les soins de santé que les organisations doivent adopter pour favoriser une culture d'amélioration continue de la qualité et améliorer les soins prodigués aux patients.

1. Analyse avancée des données

Aujourd'hui encore, de nombreux organismes de soins de santé utilisent principalement des systèmes papier pour effectuer des audits, évaluer la conformité, contenir des politiques et des procédures et signaler des incidents. Les données relatives aux indicateurs de qualité et aux mesures de performance sont ensuite extraites manuellement des documents physiques et saisies dans une feuille de calcul, où elles sont analysées périodiquement pour évaluer les performances de l'organisation.

Ce processus n'est pas viable, il est extrêmement laborieux, prend du temps et est sujet à des erreurs. Cependant, les organismes de soins de santé abandonnent lentement mais sûrement les rapports papier au profit de systèmes numériques de gestion de la qualité qui permettent de collecter et d'analyser de grandes quantités de données sur les patients. En outre, des outils tels que l'intelligence artificielle et l'apprentissage automatique sont exploités pour obtenir des informations fondées sur les données afin d'identifier les domaines à améliorer et de mettre en œuvre les meilleures pratiques fondées sur des données probantes.

L'analyse avancée des données jouera un rôle important dans l'avenir de la gestion de la qualité des soins de santé, principalement de la manière suivante :

• L'analyse descriptive : Aujourd'hui, les systèmes numériques de gestion de la qualité peuvent utiliser l'analyse descriptive pour évaluer de vastes ensembles de données historiques et identifier des modèles et des tendances dans le temps - ce qui n'était pas possible dans le passé. Ces informations peuvent contribuer à la détection précoce de problèmes potentiels, à l'affectation des ressources et à la gestion des risques.

• L'analyse diagnostique : Il s'agit d'une analyse approfondie des données afin de déterminer la raison d'un événement et de comprendre les relations de cause à effet. Par exemple, pourquoi certains patients ont contracté une infection pendant leur séjour à l'hôpital et pourquoi certains services ont un taux de satisfaction des patients plus élevé que d'autres. Là encore, cette analyse est extrêmement précieuse pour la gestion de la qualité et des risques.

• L'analyse prédictive : Enracinée dans les techniques d'IA et de ML, l'analyse prédictive utilise des données historiques et actuelles pour prédire les résultats futurs. Par exemple, elle peut anticiper les réadmissions de patients, les épidémies d'infections ou même les médicaments susceptibles de provoquer une réaction allergique chez tel ou tel patient. Elle joue un rôle déterminant dans les soins préventifs, ce qui permet d'améliorer la qualité globale des soins.

• Analyse prescriptive : Impliquant des algorithmes complexes et la théorie de la décision, cette analyse se concentre sur le meilleur plan d'action pour atteindre un objectif spécifique ou éliminer un problème potentiel. Elle trouve son application dans la planification de l'amélioration de la qualité et l'allocation des ressources.

Les rapports en temps réel et les analyses avancées gagnent peu à peu du terrain. Les organismes de santé peuvent les utiliser pour surveiller en permanence leurs performances, mettre en œuvre des mesures préventives et prendre des décisions éclairées et fondées sur des données probantes afin d'améliorer les résultats cliniques et la sécurité des patients.

2. L'accent mis sur les soins centrés sur le patient

Au cours des dernières années, le concept de soins centrés sur le patient a pris de l'ampleur dans le secteur des soins de santé. En un mot, il s'agit de placer le patient au centre des préoccupations et d'adapter l'ensemble des soins de santé à ses besoins, à ses préférences et à ses valeurs.

Ainsi, une tendance émergente dans la gestion de la qualité des soins de santé est le passage d'une approche centrée sur le prestataire à un modèle plus collaboratif où les patients disposent de l'espace et de la liberté nécessaires pour participer activement aux décisions concernant leurs soins. Cela implique

• Fournir des soins complets qui vont au-delà du traitement d'une maladie physique en se concentrant sur tous les aspects du bien-être d'un patient, y compris ses besoins sociaux, émotionnels et psychologiques.

• Créer un espace sûr pour que les patients puissent poser ouvertement des questions et partager leurs préoccupations, leurs préférences, leurs croyances culturelles et leurs valeurs.

• Prendre le temps d'informer les patients sur leur état de santé et les options thérapeutiques afin qu'ils puissent prendre des décisions éclairées concernant leurs soins.

• Rechercher un retour d'information ouvert et honnête de la part des patients et l'utiliser pour affiner les processus, améliorer la qualité des soins et l'expérience globale du patient.

• Veiller à ce que les patients aient un accès rapide aux services de santé, coordonnés de manière transparente entre les différents établissements et prestataires de soins de santé.

Bien qu'un système de gestion de la qualité numérique fournisse les moyens technologiques de faciliter les soins centrés sur le patient, l'efficacité de l'éducation du patient dépend en grande partie des processus internes de l'organisation et de son approche de la prestation de soins de santé complets.

3. Amélioration continue de la qualité (ACQ)

Les systèmes numériques de gestion de la qualité et le suivi en temps réel des données relatives à la qualité ont conduit de plus en plus d'organismes de soins de santé à mettre en œuvre l'approche de l'amélioration continue de la qualité (ACQ) afin de renforcer la qualité des soins et d'améliorer les résultats pour les patients.

Ainsi, une autre tendance émergente dans la gestion de la qualité des soins de santé est l'utilisation de l'ACQ pour promouvoir la prise de décision fondée sur les données, le travail en équipe interdisciplinaire, la responsabilisation des patients et une culture de l'apprentissage à partir des données.

L'ACQ comporte généralement quatre étapes principales :

(i) Identifier les domaines à améliorer en recueillant et en analysant les résultats des patients, les données relatives aux incidents, le retour d'information et le respect des règles.

(ii) Fixer des objectifs SMART, c'est-à-dire des objectifs spécifiques, mesurables, réalisables, pertinents et limités dans le temps, afin d'orienter les efforts d'amélioration.

(iii) élaborer et mettre en œuvre des processus, des politiques et des procédures fondés sur des données probantes afin de contribuer à la réalisation des objectifs fixés précédemment et d'avoir un impact positif sur les domaines identifiés.

(iv) Analyser et mesurer les résultats des changements mis en œuvre et évaluer leur succès. Alors que les améliorations réussies sont intégrées dans les pratiques quotidiennes, celles qui ne le sont pas sont soit révisées, soit remplacées.

Ce cycle peut être répété fréquemment pour promouvoir l'amélioration continue de la qualité et faire une différence significative dans la prestation des soins de santé.

4. Systèmes intégrés et interopérables

L'une des principales faiblesses des systèmes de gestion de la qualité traditionnels et basés sur le papier était le cloisonnement des données. Dans le passé, presque tous les départements d'une organisation de soins de santé avaient leur propre processus de gestion de la qualité, et ces systèmes ne communiquaient pas entre eux. Il en résultait de grandes quantités de données fragmentées qui ne pouvaient pas être interprétées efficacement.

Cependant, aujourd'hui, les organisations reconnaissent la nécessité de s'éloigner des systèmes hérités et des silos de données en mettant en œuvre des systèmes numériques de gestion de la qualité de pointe, capables d'échanger et d'interpréter électroniquement des données non seulement entre les départements d'une organisation, mais aussi entre les différentes institutions.

Ce niveau d'intégration et d'interopérabilité offre aux prestataires de soins de santé une vue d'ensemble des données de qualité, ce qui leur permet de prendre des décisions fondées sur des données probantes qui améliorent les résultats pour les patients.

5. Amélioration de la conformité réglementaire

Si la conformité réglementaire a toujours été un pilier fondamental de la gestion de la qualité des soins de santé, l'évolution rapide du paysage des soins et les attentes changeantes des patients lui ont donné un regain d'importance. Les organismes de soins de santé commencent maintenant à considérer la conformité comme étant plus qu'une simple obligation légale - une partie intégrante de la fourniture de soins sûrs et de haute qualité.

Aujourd'hui, les organismes de réglementation des soins de santé encouragent les organisations à ne pas se contenter de collecter et de communiquer des données sur la qualité, mais à en fait d'en tirer des enseignements. En analysant les données envoyées aux autorités de tutelle, les organisations peuvent identifier des modèles, des tendances et des possibilités d'amélioration de la qualité.

Alors que le secteur des soins de santé continue d'évoluer, l'adoption des pratiques mentionnées ci-dessus et des tendances émergentes en matière de gestion de la qualité sera cruciale pour les organismes de soins de santé afin d'atteindre l'excellence dans les soins aux patients, d'améliorer les résultats et de s'adapter à un paysage de soins en constante évolution.

En définitive, en plaçant le patient au premier plan et en exploitant la technologie et les données en temps réel, les organismes de soins de santé peuvent créer une culture d'amélioration continue de la qualité qui profite à la fois aux patients et aux prestataires.