[1ère partie] Le cimetière des documents numériques : Pourquoi les systèmes hérités mettent toujours en péril les soins de santé

Les classeurs poussiéreux ont peut-être disparu. Dans la plupart des hôpitaux d'aujourd'hui, vous trouverez moins de classeurs remplis de politiques obsolètes. Au lieu de cela, le cimetière s'est déplacé en ligne.

Aujourd'hui, les sites SharePoint, les dossiers intranet et les référentiels PDF statiques constituent le "cimetière des documents". Les politiques existent techniquement sous forme numérique, mais pour le personnel de première ligne, elles pourraient tout aussi bien être enterrées six pieds sous terre. Une navigation compliquée, des dossiers cloisonnés et une mauvaise fonctionnalité de recherche signifient que les documents critiques sont en fait invisibles lorsqu'ils sont le plus nécessaires.

Les risques ne sont pas moins réels qu'à l'époque du papier. Ils sont même plus grands. Lorsque les dirigeants pensent qu'ils se sont modernisés simplement parce que les documents sont "en ligne", ils risquent de ne pas voir comment ces anciens systèmes numériques ne protègent pas le personnel, les patients et l'organisation elle-même.

Risque clinique : quand "en ligne" n'est pas accessible

Dans le secteur de la santé, les référentiels SharePoint et intranet ont constitué une première étape importante dans l'abandon de la gestion des politiques sur papier. Mais ils n'ont jamais été conçus pour répondre aux exigences complexes des soins de santé modernes. Ces systèmes sont efficaces pour stocker les documents, mais le stockage seul ne suffit pas lorsque le personnel et les autorités de réglementation ont besoin d'un accès instantané, d'un contrôle clair des versions et d'une preuve de l'attestation du personnel.

Le résultat ?

❌ Le personnel perd un temps précieux à parcourir des listes interminables de documents.
❌ Différentes équipes créent des versions dupliquées, ce qui entraîne une certaine confusion quant à la version correcte.
❌ Le personnel se fie à sa mémoire, aux conseils de ses pairs ou à des copies papier périmées parce qu'il ne peut pas trouver de manière fiable ce dont il a besoin.

Le risque clinique ne provient pas seulement de l'absence de politiques. Il provient également de politiques que le personnel ne peut pas trouver rapidement, auxquelles il ne peut pas faire confiance ou qu'il ne peut pas utiliser.

"Lesecteur de la santé ne peut pas se permettre de traiter la gestion des politiques comme une réflexion administrative après coup. Les documents obsolètes ou inaccessibles ne sont pas seulement source d'inefficacité, ils font courir un risque réel aux patients, au personnel et aux organisations.""

- Clare Harney, experte en politique de santé

Risque de non-conformité : les régulateurs ne sont pas dupes

Les organismes de réglementation du secteur de la santé attendent davantage que des "documents stockés quelque part en ligne". Tous exigent un contrôle clair des versions, des pistes d'audit et une accessibilité démontrable en tant que norme minimale.

Les systèmes existants ne sont souvent pas à la hauteur :

• Plusieurs versions d'une même politique peuvent se trouver dans des dossiers différents.

• Aucune piste d'audit fiable ne permet de savoir qui a examiné ou approuvé les modifications.

• Les enquêteurs qui demandent "montrez-moi la politique" sont confrontés à des recherches frénétiques et à des résultats incertains.

Plus important encore : l'attestation est pratiquement impossible.

• SharePoint et les intranets ne permettent pas de savoir si le personnel a effectivement ouvert, lu et pris connaissance d'une politique.

• Il n'y a aucun moyen d'attribuer des politiques à des rôles spécifiques et de saisir des attestations individuelles.

• Les dirigeants se retrouvent à espérer que leurs employés respectent les règles, mais sans pouvoir le prouver lorsque les autorités de régulation le leur demandent.

En termes de conformité, "nous l'avons envoyé par courriel" ou "il est dans SharePoint" n'est pas une preuve de responsabilité. Les régulateurs veulent voir que le personnel a reçu, lu et signé les politiques - et que les organisations peuvent le prouver par une piste d'audit claire.

Risque culturel : le coût de la méfiance

La culture repose sur la confiance. Le personnel doit croire que la direction lui fournit les outils et les informations nécessaires pour réussir.

Lorsque le personnel ne peut pas trouver les politiques de manière fiable, la frustration augmente. Avec le temps, le désengagement s'installe. Ils créent des solutions de contournement, font circuler des documents fantômes ou s'en remettent simplement à "ce que nous avons toujours fait".

Cette situation n'affaiblit pas seulement la conformité, elle corrode la culture. Le personnel commence à penser que la direction ne donne pas la priorité à ses besoins. Cette méfiance se propage, sapant la culture de la sécurité et réduisant le respect des politiques dans l'ensemble de l'entreprise.

Un système de cimetière ne se contente pas d'enterrer des documents. Il enterre le moral du personnel.

L'illusion de la modernisation

Le danger des systèmes numériques existants est qu'ils créent un faux sentiment de progrès. Les dirigeants peuvent penser : "Nous avons numérisé nos politiques, donc tout va bien".

Mais la numérisation n'est pas synonyme d'accessibilité. La mise en ligne de classeurs ne résout pas le problème, elle ne fait que le déplacer.

Si une infirmière passe 10 minutes à chercher la politique de contrôle des infections...
Si un responsable de la conformité ne peut pas montrer instantanément la version actuelle à un inspecteur ou à un responsable de l'accréditation...
Si un nouveau médecin en formation télécharge un PDF obsolète à partir d'un lecteur partagé...

...alors le système n'est pas moderne. C'est un cimetière numérique, et les risques sont bien réels.

Pourquoi c'est important aujourd'hui

Les soins de santé sont plus que jamais sous pression :

• Les pénuries de personnel signifient que les nouvelles recrues doivent être intégrées rapidement et de manière fiable.

• La réglementation est de plus en plus stricte, avec une tolérance zéro pour le "nous n'avons pas pu le trouver".

• Les exigences en matière de sécurité des patients requièrent des informations fiables, cohérentes et faciles à localiser en cas de besoin.

Les anciens systèmes numériques ont constitué une étape importante dans l'abandon du papier, mais ils n'ont tout simplement pas été conçus pour cet environnement. Ce qu'il faut, ce n'est pas seulement une numérisation, mais une transformation : des systèmes conçus pour la recherche, la confiance et la responsabilité.

Le recyclage du cimetière numérique

Il est temps de regarder la réalité en face : SharePoint et les autres référentiels intranet ont été conçus pour le stockage de documents, et non pour répondre aux exigences complexes de la gestion des politiques de santé. Ils restent utiles en tant qu'outils de collaboration générale, mais ils ne peuvent pas fournir la rapidité, la visibilité et la preuve qu' exige l'environnement des soins de santé d'aujourd'hui.

Les responsables des soins de santé doivent être plus exigeants :

• Une recherche puissante qui permet de trouver la bonne politique en quelques secondes.

• Contrôle de version en temps réel qui élimine les doublons et la confusion.

• Des pistes d'audit et des rapports qui satisfont les régulateurs.

• Des outils d'attestation qui prouvent que le personnel a lu et compris les politiques essentielles.

La métaphore du cimetière s'applique toujours, mais la solution est claire. Les politiques doivent être des documents vivants, consultables en quelques secondes, validés par des pistes d'audit et étayés par des attestations du personnel.

Conclusion

Les classeurs ont peut-être disparu, mais le cimetière demeure. Il vit dans des systèmes numériques obsolètes qui sont cloisonnés, encombrants et difficiles à consulter en toute confiance.

Les systèmes existants multiplient les risques cliniques, culturels et de conformité. Et dans un environnement de soins de santé où chaque seconde compte, c'est inacceptable.

Les responsables des soins de santé doivent dépasser l'illusion de la numérisation. Pour sortir du cimetière numérique, il faut adopter des systèmes de gestion des politiques qui soient dynamiques, consultables et responsables.

En effet, lorsque les politiques sont enterrées, que ce soit dans des sous-sols, dans des PDF périmés ou dans SharePoint sans aucune preuve qu'elles ont été lues, le risque prend vie.

👉 Dans la deuxième partie, nous verrons comment le MEG transforme la gestion documentaire d'un référentiel passif en un moteur de qualité vivant et connecté, donnant aux responsables des soins de santé les outils pour réduire les risques, améliorer la conformité et responsabiliser le personnel avec des informations auxquelles ils peuvent se fier.

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Regarder le webinaire à la demande

Vous souhaitez découvrir les étapes pratiques pour sortir du "cimetière numérique" ? Regardez notre webinaire à la demande :

"Votre système documentaire est-il un facteur d'amélioration ou un simple outil de stockage ?
🎙 Avec Clare Harney, responsable des services de conseil et de formation chez Santegic, et Leonora O'Brien, responsable de la croissance chez MEG.

King's College Hospital London - Jeddah choisit MEG comme partenaire numérique pour la gouvernance clinique

Le MEG est ravi d'annoncer son partenariat avec King's College Hospital London - JeddahLe King's College Hospital London - Jeddah est le premier hôpital du Royaume et un fleuron de la collaboration entre le Royaume-Uni et l'Arabie Saoudite dans le domaine des soins de santé. Le King's College Hospital London - Jeddah rejoint notre famille croissante de clients prestigieux dans le domaine de la santé, engagés dans l'excellence de la gouvernance, aux côtés d'établissements tels que le Tallaght University Hospital (Irlande), le M42 (Abu Dhabi) et le Reem Hospital (Abu Dhabi).

King's College Hospital London - Jeddah

Le King's College Hospital London - Jeddah a ouvert ses portes en février 2025 en tant qu'établissement médical de pointe construit à cet effet sur le prestigieux front de mer de Jeddah. Entièrement intégré à son homologue londonien, l'hôpital représente une étape majeure dans la transformation des soins de santé en Arabie saoudite dans le cadre de la Vision 2030.

L'hôpital offre des services de santé complets avec des centres d'excellence planifiés en santé des femmes, cardiologie, maladies métaboliques et orthopédie, fournissant des soins médicaux de classe mondiale qui répondent à la fois aux normes cliniques britanniques et aux exigences réglementaires saoudiennes.

Pourquoi choisir le MEG ?

Premier hôpital d'Arabie saoudite à porter la marque du Royaume-Uni, le King's College Hospital London - Jeddah avait besoin d'une plateforme de gouvernance capable d'intégrer de manière transparente les meilleures pratiques internationales et les normes de conformité locales, et ce dès le premier jour d'activité.

L'équipe dirigeante de l'hôpital a reconnu que les processus traditionnels de gestion des risques et de sécurité des patients, basés sur le papier, ne s'alignaient pas sur leur vision de l'excellence numérique et de l'efficacité opérationnelle. Ils avaient besoin d'une solution complète qui prenne en charge les normes de santé locales et internationales tout en offrant un cadre de gouvernance unifié et évolutif, essentiel à une prestation de soins de classe mondiale.

En quelques mois seulement, la plateforme intégrée du MEG a été mise en œuvre pour alimenter l'écosystème de gouvernance complet de l'hôpital, y compris :

• Signalement des incidents et des erreurs de médication - suivi en temps réel, analyse des causes profondes et boucles d'apprentissage pour éviter les récidives.

• Registre des risques et examens M&M - outils d'identification proactive des risques et d'examen structuré des cas, qui permettent de prendre des décisions fondées sur des données probantes.

• Gestion des audits et des comités - flux de travail de bout en bout pour répondre aux normes d'accréditation et maintenir l'état de préparation à la réglementation

• Suivi des tâches et plans d'action - responsabilité claire, suivi et transparence entre les départements

• Contrôle centralisé des documents - une seule plateforme pour gérer les directives cliniques, les politiques, les manuels de sécurité, etc. avec des pistes d'audit et un contrôle des versions intégrés.

Ensemble, ces modules ont contribué à la mise en place d'un modèle de gouvernance numérique conforme aux meilleures pratiques internationales et aux attentes de l'Arabie saoudite en matière d'accréditation.

L'un des principaux domaines d'action a été le développement de capacités complètes de signalement des erreurs de médication et des effets indésirables des médicaments, qui ont considérablement renforcé les pratiques de sécurité des patients dans l'ensemble de l'hôpital.

"Le nouveau système de notification a été un facteur de transformation.Il a permis d'identifier les tendances, de réduire les événements indésirables et de promouvoir une culture de la transparence et de la responsabilité au sein des équipes cliniques. La collaboration et la flexibilité du MEG ont été essentielles à la mise en place d'un module qui favorise l'amélioration continue."

- Ali Saber, chef de la pharmacie au King's College Hospital London - Jeddah

"Nous sommes fiers de soutenir le King's College Hospital London - Jeddah dans sa mission de fournir des soins de classe mondiale", a déclaré Nabeel Deek, responsable régional du développement commercial de MEG - MENA. "Cette collaboration reflète notre engagement à faire progresser l'innovation en matière de soins de santé dans toute la région et à soutenir les objectifs de la Vision 2030 de l'Arabie saoudite."

Alors que l'hôpital développe ses centres d'excellence dans de nombreuses spécialités, le MEG continuera à fournir l'infrastructure numérique nécessaire à une gouvernance transparente, à des soins sûrs et à une amélioration continue.

L'équipe du MEG se réjouit de soutenir le King's College Hospital London - Jeddah dans l'établissement de nouvelles références en matière d'excellence des soins de santé dans le Royaume, en démontrant comment les systèmes de gouvernance peuvent être proactifs, intégrés et fondamentaux pour la prestation de soins de haute qualité.

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Pour plus d'informations sur le MEG et ses solutions en matière de gouvernance des soins de santé, veuillez consulter le site suivant www.megit.com

Le MEG obtient l'attestation SOC 2 Type II !

Au MEG, la protection des données sensibles relatives aux soins de santé fait partie intégrante de notre identité. C'est pourquoi nous sommes ravis d'annoncer que le MEG a obtenu la prestigieuse attestation SOC 2 Type II, une référence mondialement respectée qui reflète notre engagement en matière de confidentialité, de sécurité et d'intégrité opérationnelle.

Nous nous sommes récemment entretenus avec Guvanch Meredov, responsable de la conformité et de la protection des données au MEG, pour en savoir plus sur les implications de cette étape pour le MEG, ses clients et l'ensemble de l'écosystème des technologies de la santé.

Dans ce blog, vous découvrirez

• Qu'est-ce que SOC 2 Type II et pourquoi est-ce important ?

• Qu'évalue SOC 2 Type II ?

• Comment le MEG a obtenu la certification SOC 2 Type II

• Qu'est-ce que cela signifie pour nos clients et nos partenaires ?

• Prochaine étape du processus de mise en conformité du MEG

• Réflexion finale

Qu'est-ce que SOC 2 Type II et pourquoi est-ce important ?

SOC 2 Type II est l'une des normes de sécurité les plus élevées dans le domaine du SaaS. Développée par l'American Institute of Certified Public Accountants (AICPA), elle va au-delà d'un examen ponctuel et évalue l'efficacité des contrôles de protection et de sécurité des données d'une organisation sur une période de 12 mois.

Alors que le SOC 2 de type I évalue la conception à un moment donné, le type II prouve que ces contrôles sont mis en œuvre de manière cohérente pendant des mois de fonctionnement réel.

"SOC 2 Type II montre que nos contrôles n'existent pas seulement sur le papier, mais qu'ils sont appliqués de manière cohérente dans les opérations réelles.

- Guvanch Meredov, responsable de la conformité/DPO au MEG

Pour les prestataires de soins de santé et les organisations réglementées qui travaillent avec nous, il s'agit d'une assurance significative - MEG peut gérer en toute sécurité leurs données sensibles à grande échelle avec les normes de protection les plus élevées.

Qu'évalue SOC 2 Type II ?

L'audit évalue les contrôles du MEG sur la base de cinq principes clés du service fiduciaire:

• Sécurité - Protection des données contre l'accès non autorisé

• Disponibilité - Veiller à ce que les systèmes soient fiables et opérationnels

• Confidentialité - Préserver la confidentialité des informations sensibles

• Intégrité du traitement - Garantir que les systèmes fonctionnent correctement et sans erreur

• Protection de la vie privée - Sauvegarde des données personnelles conformément à la réglementation

Le champ d'application comprenait notre infrastructure en nuage, nos protocoles de cryptage, nos contrôles d'accès, notre réponse aux incidents, et plus encore, fournissant une évaluation approfondie des garanties techniques et procédurales.

Comment le MEG a obtenu la certification SOC 2 Type II

Notre attestation couvre la période allant de juin 2024 à mai 2025 et est le résultat d'un effort soutenu à l'échelle de l'entreprise. Le voyage comprenait :

• Déterminer le champ d'application et définir les systèmes soumis à l'audit

• Mettre en œuvre et affiner les contrôles alignés sur les critères des services fiduciaires

• Contrôles internes rigoureux de l'état de préparation

• Collecte extensive de preuves pour démontrer la conformité dans la pratique

• Validation et essais par des tiers

Cela s'appuie sur la certification ISO 27001 existante du MEG et l'adhésion au GDPR, ce qui nous permet de maintenir un niveau élevé de confiance et de transparence.

Qu'est-ce que cela signifie pour nos clients et nos partenaires ?

Que vous soyez un client existant ou que vous évaluiez le MEG, cette attestation vous apporte des avantages clés :

• Validation indépendante de notre capacité à gérer les données sensibles en toute sécurité

• Alignement sur les principaux cadres de conformité - y compris GDPR, ISO 27001, Cyber Essentials, et le NHS DSPT.

• Approvisionnement et intégration plus rapides, grâce à l'assurance d'un tiers vérifiable

• Crédibilité accrue auprès des acheteurs du secteur public, grâce à notre inscription au G-Cloud 14 britannique.

Les clients peuvent également demander des résumés, des rapports d'audit ou des attestations pour répondre à leurs propres exigences de conformité.

"Pour nos clients, c'est l'assurance indépendante que MEG peut gérer et traiter en toute sécurité et à grande échelle des données sensibles relatives à la santé.

Prochaine étape du processus de mise en conformité du MEG

L'attestation SOC 2 Type II est une étape importante, mais pas la ligne d'arrivée. Le MEG s'engage à respecter la conformité en permanence :

• Audits annuels de surveillance ISO 27001 et SOC 2 Type II

• Tests de pénétration et analyses de vulnérabilité semestriels

• Formation continue du personnel et révision des politiques

• Surveillance automatisée en temps réel des contrôles de sécurité

• Évaluations régulières de l'impact du GDPR sur la protection des données (DPIA) et processus connexes.

Avec un intérêt croissant pour les marchés américains et internationaux, le MEG s'aligne sur les exigences de l'HIPAA et devrait faire l'objet d'un audit externe pour valider sa conformité au cours du quatrième trimestre 2025.

Réflexion finale

SOC 2 Type II est plus qu'un logo ou une ligne sur une diapositive. Il reflète la réalité : lorsque les organisations font confiance au MEG, elles nous confient quelque chose de sacré - lasécurité, la confidentialité et la dignité des données de santé des personnes.
Nous prenons cette responsabilité au sérieux. Et maintenant, nous avons l'audit qui le prouve.

Vous souhaitez consulter notre rapport SOC 2 ? Contactez-nous à l'adresse suivante dataprotection@megit.com

Si vous souhaitez découvrir comment le MEG peut répondre à vos besoins en matière de protection des données, d'exploitation et de réglementation, notre équipe est là pour vous aider.

Ce que nous avons appris sur l'alignement des audits sur les déclarations de qualité du CQC

Introduction : Plus qu'une simple couverture d'audit

Lorsque le CQC a lancé son cadre d'évaluation unique, de nombreux responsables de la gouvernance ont marqué une pause, non pas parce qu'ils n'étaient pas prêts, mais parce qu'ils savaient que ce cadre allait exiger quelque chose de différent de la part de leurs programmes d'audit.

Pas seulement plus de couverture.
Plus de sens.

Nous avons eu le privilège de travailler avec des équipes de gouvernance du NHS qui s'adaptent à ce changement, non pas dans la panique, mais avec l'intention de le faire.

Ce billet reflète ce que ces équipes nous ont appris : comment elles réalignent les audits sur les nouvelles déclarations de qualité du CQC, ce qui fonctionne et où se trouvent les véritables opportunités.

Ce qui a changé et pourquoi c'est important

Le passage des KLOE aux 34 déclarations de qualité était plus qu'une simple mise à jour structurelle. Il a permis de recadrer ce que le CQC valorise dans les audits :

• Moins de contrôle de la conformité

• En savoir plus sur la démonstration des résultats

• Moins de volume

• En savoir plus sur la triangulation : audit + incident + retour d'information + assurance

Pour les responsables de la gouvernance, ce changement pose une question :

"Nos audits génèrent-ils le type de preuves que le CQC recherche en réalité ?

Ce que les équipes apprennent dans la pratique

1. Les audits sont considérés comme des générateurs de preuves

Plutôt que de considérer l'audit comme une tâche isolée, les équipes commencent à l'utiliser comme un moyen d'obtenir une assurance qui compte pour les dirigeants, le personnel et les inspecteurs.

Dans un Trust, nous avons vu des équipes cesser de qualifier les audits de "contrôles de conformité" et commencer à les appeler "aperçus d'assurance". Ce changement de langage a débloqué un changement d'état d'esprit.

2. Les modèles évoluent (tout en restant pragmatiques)

Certains partenaires ont co-conçu de nouveaux modèles d'audit directement liés aux déclarations de qualité. D'autres étiquettent les modèles existants et utilisent le MEG pour les classer par domaine.

Il n'existe pas de solution unique, mais les équipes les plus efficaces procèdent à moins de remaniements que prévu et à plus de recadrages.

Exemple : un audit sur la "sécurité des médicaments" a simplement été étiqueté à nouveau sous la mention "Nous apprenons lorsque les choses tournent mal" : "Nous apprenons lorsque les choses tournent mal. Les questions de l'audit n'ont pas changé, mais la description du rapport, elle, a changé.

3. Les services veulent de la clarté, pas des charges supplémentaires

Les équipes de première ligne disent souvent qu'elles sont heureuses de participer aux audits, à condition que l'on sache clairement à quoi ils servent. Le fait de lier visiblement les audits aux domaines et thèmes du CQC a permis d'améliorer l'engagement dans plusieurs sites utilisant le MEG.

Plutôt que d'ajouter des audits, certains Trusts procèdent à des consolidations :

• Combinaison de plusieurs audits se chevauchant en un seul format aligné

• Utiliser les déclarations de qualité comme points d'ancrage thématiques

• Création de tableaux de bord visuels pour montrer ce qui est couvert et ce qui ne l'est pas

Ce que le MEG aide à faire ressortir

Les responsables de la gouvernance qui utilisent le MEG ont déclaré que le changement le plus précieux a été la visibilité. Voici quelques-uns des principaux avantages que nous avons constatés :

✔️ Modèles d'audit étiquetés par domaine
Audits étiquetés par domaine CQC et déclarations à l'aide de l'étiquetage de la plateforme

✔️ Tableau de bord Filtres par domaine ou thème
Voir facilement ce qui a été audité sous Safe, Well-Led, Responsive, etc.

✔️ Les lacunes et les chevauchements rendus visibles
Les fiducies peuvent repérer les états sous-audités ou consolider les doublons.

✔️ Lien entre les actions et les résultats

Le MEG permet aux équipes de relier un audit aux actions de suivi, aux risques et à la formation, ce qui facilite l'analyse de l'impact.

Suggestions à partir de ce que nous avons vu

Les équipes qui ont fait en sorte que la transition ait un sens, et pas seulement qu'elle soit conforme, nous ont permis d'observer certains schémas émergents :

🧩 Commencez par ce que vous faites déjà
Plutôt que de partir de zéro, la plupart des équipes commencent par examiner les audits existants et les adaptent aux nouveaux domaines.

🔗 Relier les audits à d'autres éléments probants
Les équipes obtiennent une assurance plus forte lorsque les audits sont triangulés avec d'autres éléments probants:

• Thèmes des incidents

• Retour d'information des patients

• Révision des politiques

• Résultats de l'apprentissage du personnel

📊 Les tableaux de bord racontent l'histoire
Au lieu de longs journaux d'audit, les équipes font apparaître des visuels basés sur le domaine qui montrent.. :

• Ce qui est couvert

• Ce qui est en retard

• Lorsque des améliorations ont été apportées

Lire la suite

• Comment intégrer un cycle d'amélioration dans la gouvernance clinique ?

• Intégrer les tableaux de bord dans la culture de gouvernance

• Série sur l'état de préparation à la CQC : A quoi ressemble l'assurance en temps réel

Conclusion : De la liste de contrôle à la confiance

L'alignement des audits sur les déclarations de qualité du CQC n'implique pas nécessairement la révision de l'ensemble de votre système.

Souvent, le changement le plus important concerne la manière dont les audits sont encadrés, liés et présentés.

Les équipes qui nous ont le plus appris n'ont pas couru après le volume, elles se sont concentrées sur la valeur. Et elles ont mis en place des cultures d'audit qui ne servent pas seulement à préparer les inspections, mais aussi à fournir une assurance interne significative.

Vous vous demandez comment votre programme d'audit correspond aux nouvelles déclarations du CQC ?
Prenez rendez-vous avec l'équipe du MEG et nous vous donnerons un aperçu de ce qu'il est possible de faire, en fonction du domaine.

Intégrer les tableaux de bord dans la culture de gouvernance

Exemple d'un tableau de bord MEG en direct montrant les domaines CQC avec les notes RAG

Introduction : Les tableaux de bord ne sont utiles que s'ils sont utilisés

Les tableaux de bord sont omniprésents dans le secteur des soins de santé. Mais dans le domaine de la gouvernance ?
Ils ne valent que par les conversations qu'ils soutiennent.

Nous avons vu des équipes du NHS créer de magnifiques tableaux de bord détaillés, pour finalement se rendre compte qu'ils n'influencent pas activement les rapports du conseil d'administration, la prise de décision clinique ou les priorités de l'équipe. Il ne s'agit pas d'un problème technique. C'est un problème culturel.

Dans ce billet, nous explorons ce qui se passe lorsque les tableaux de bord passent du statut de rapports d'arrière-boutique à celui d'outils de gouvernance de première ligne. Il est basé sur ce que nous avons appris des NHS Trusts qui utilisent le MEG pour intégrer les tableaux de bord dans les réunions, les flux de travail et les cadres d'assurance - non seulement pour voir les performances, mais aussi pour agir en conséquence.

Table des matières

1. Le dilemme du tableau de bord

2. Ce que nous avons vu de la part des responsables de la gouvernance du NHS

3. Les trois fonctions d'un tableau de bord

4. Comment les équipes intègrent les tableaux de bord dans la conversation

5. Ce que les tableaux de bord du MEG permettent de mettre en évidence

6. Conclusion : La culture d'abord, la technologie ensuite

Le dilemme du tableau de bord 

La plupart des responsables de la gouvernance veulent une visibilité en temps réel.
Mais la visibilité n'est utile que si elle.. :

• Atteindre les bonnes personnes

• Soutenir les bonnes discussions

• Fait ressortir ce qui est important, et pas seulement ce qui est mesurable

Dans plusieurs organisations, nous avons vu des tableaux de bord lancés avec énergie, puis disparaître après le déploiement initial. Pourquoi ? Parce qu'ils n'étaient pas intégrés à la façon dont les équipes de gouvernance réfléchissent, se réunissent ou prennent des décisions.

Ce que nous avons vu de la part des responsables de la gouvernance du NHS

Les fiducies qui nous ont le plus appris ont un point commun :

Ils ne se sont pas contentés de lancer des tableaux de bord.
Ils ont créé des habitudes autour d'eux.

Certains ont utilisé des tableaux de bord spécifiques à un domaine (par exemple, Bien dirigé, Sûr). D'autres ont développé des vues spécifiques pour les divisions, les responsables de service ou les comités exécutifs.

Qu'est-ce qui compte le plus ?
Les tableaux de bord sont devenus partie intégrante du rythme de gouvernance, et non un projet secondaire.

Les trois fonctions d'un tableau de bord 

D'après ce que nous avons vu dans les Trusts partenaires, les tableaux de bord fonctionnent mieux lorsqu'ils remplissent ces trois fonctions :

1. Des signaux de surface, pas de bruit

Un bon tableau de bord met en évidence ce qui dérape, ce qui est en retard ou ce qui n'est pas conforme au modèle.
La clarté l'emporte sur la complexité.

2. Action rapide

Chaque point de données doit avoir une implication claire : Qui en est le propriétaire ? Quel est le suivi ?
"Informer" n'est pas suffisant. Il vaut mieux "activer".

3. Soutenir l'assurance, et pas seulement l'établissement de rapports

Les conseils d'administration et les comités ont besoin de plus que des chiffres, ils ont besoin d'être assurés que les risques sont perçus, compris et gérés.

Les tableaux de bord doivent permettre une visibilité de la gouvernance, et pas seulement un suivi opérationnel.

Comment les équipes intègrent les tableaux de bord dans la conversation 

Voici quelques exemples d'intégration des tableaux de bord dans la culture de gouvernance que nous avons observés :

✅ Les tableaux de bord sont des points permanents de l'ordre du jour
Lors des réunions mensuelles de gouvernance clinique ou de division, les tableaux de bord en direct sont examinés en même temps que les SI et les mises à jour d'audit, et non après la réunion sous forme de diapositives.

🗂️ Governance Packs Pull from Dashboards, Not Spreadsheets
Plusieurs Trusts utilisent désormais les exportations des tableaux de bord du MEG comme base pour les rapports de leurs comités, les Board Assurance Frameworks ou les mises à jour de la direction.

🧩 Les équipes locales ont leur propre point de vue
Les tableaux de bord au niveau de l'unité ou du site aident les équipes cliniques à voir comment leur activité est liée à la performance du domaine ou à l'état de préparation à l'inspection.

🔄 Examens des performances Tableaux de bord des domaines de référence
Les données relatives à la sécurité, au bien-être et à la réactivité ne sont pas présentées à titre exceptionnel, mais comme des éléments standard de la réflexion de l'équipe et des cycles de performance.

Ce que les tableaux de bord du MEG permettent de mettre en évidence 

Les tableaux de bord du MEG ont été conçus par des responsables de la gouvernance qui voulaient de la clarté, pas du désordre.

🔹 CQC Domain Views
Voir la couverture des audits, les incidents, les risques et les actions mis en correspondance avec les domaines et les déclarations de qualité.

🔹 Indicateurs RAG en direct
Mettre en évidence les actions en retard, les apprentissages non vérifiés ou les lacunes en matière d'assurance.

🔹 Action Ownership
Suivi du service, de l'équipe ou de l'individu responsable et de ce qui a été réalisé

🔹 Intégration intersystème
Relier les incidents aux audits et aux politiques, afin de faciliter l'apprentissage et la supervision.

Lire la suite

• Aligner les audits sur les déclarations de qualité du CQC

• De la connaissance à l'impact : Intégrer les cycles d'amélioration dans la gouvernance

Conclusion : La culture d'abord, la technologie ensuite 

Les tableaux de bord de gouvernance les plus efficaces ne sont pas les plus avancés.
Ce sont les plus utilisés.

L'intégration des tableaux de bord dans la culture de gouvernance ne commence pas par des fonctionnalités. Elle commence par des habitudes :

• Examiner ensemble les tableaux de bord

• Prendre des mesures à partir d'eux

• Rapport de ces derniers

• Leur faire confiance

Dans ce cas, les tableaux de bord cessent d'être des outils d'information et deviennent des systèmes d'assurance.

Vous voulez savoir à quoi pourraient ressembler les tableaux de bord pour votre structure de gouvernance ?

Réservez une visite du tableau de bord du MEG et nous vous montrerons comment les équipes du NHS utilisent des vues en temps réel pour soutenir des décisions concrètes.

Comment intégrer l'apprentissage en boucle fermée dans la gouvernance clinique du NHS

Introduction : L'amélioration réelle passe par le suivi

Dans l'ensemble du NHS, les responsables de la gouvernance sont unis par une conviction : l 'apprentissage est plus important lorsqu'il conduit au changement.

Et dans le cadre de l'actualisation du cadre d'évaluation unique de la Care Quality Commission (CQC), cette conviction est désormais une attente claire. La CQC veut non seulement que nous examinions les incidents, mais aussi que nous bouclions la boucle, en transformant les idées en actions, et les actions en améliorations mesurables.

Grâce à notre travail avec les NHS Trusts, les prestataires de soins et les équipes de gouvernance, nous avons pu voir à quoi cela ressemble dans la pratique et quels sont les défis à relever.

Ce blog partage ce que nous avons appris de ces organisations. Il propose une feuille de route pratique pour vous aider :

• Faire en sorte que les boucles d'apprentissage soient visibles et traçables

• Aligner l'assurance sur les nouvelles attentes du CQC

• Instaurer une culture de gouvernance où l'amélioration est constamment mise en évidence

À venir :

1. A quoi ressemble l'apprentissage en boucle fermée

2. Pourquoi les équipes de gouvernance, même solides, rencontrent parfois des difficultés

3. La boucle d'apprentissage en 6 étapes en pratique

4. Comment le MEG aide les équipes à boucler la boucle

5. Intégrer la boucle : Conseils des partenaires du NHS

6. Conclusion + prochaines étapes

A quoi ressemble l'apprentissage en boucle fermée

Dans sa forme la plus simple, une boucle d'apprentissage est le processus qui consiste à transformer un problème de sécurité ou de qualité en une amélioration vérifiée de la pratique.

La boucle peut comprendre

🚨 Incident ou retour d'information → 📋 Action → 🎓 Formation → 🔍 Audit → 📈 Résultat → ✅ Preuve de changement

Ce que les prestataires progressistes nous ont montré, c'est que la boucle ne consiste pas à créer plus de paperasserie. Il s'agit de concevoir des systèmes qui facilitent les choses :

• Voir où le changement est nécessaire

• Attribuer la propriété

• Suivi de l'impact

Et surtout, montrer que les efforts d'amélioration portent leurs fruits.

Pourquoi les équipes de gouvernance, même solides, rencontrent parfois des difficultés

Nous avons travaillé avec des équipes qui sont profondément engagées dans l'amélioration, mais qui se sentent frustrées par les obstacles qui se dressent sur leur chemin. Les thèmes communs sont les suivants :

🔹 Données réparties entre différents systèmes
Incidents dans Datix, audits dans Excel, formation sur papier, c'est-à-dire pas de vue unique.

🔹 Des plans d'action qui dérivent
Des carnets d'action bien rédigés, mais sans moyen de savoir s'ils ont été suivis d'effet.

🔹 Bonnes intentions, preuves manquantes
La formation est dispensée, mais aucun audit ne confirme si la pratique a changé.

Il ne s'agit pas d'échecs, mais de symptômes de systèmes de gouvernance qui n'ont pas rattrapé l'ambition de la gouvernance.

La boucle d'apprentissage en 6 étapes en pratique

Voici la structure que nombre de nos partenaires du NHS utilisent pour boucler la boucle plus efficacement :

1. 🚨 Déclencheur
Incident, plainte, échec d'un audit ou préoccupation du personnel

2.📊 Analyse
PSIRF ou examen thématique pour comprendre les causes profondes

3. 📘 Examen des actions et des politiques
Prochaines étapes claires, mises à jour des POS et responsables désignés

4. 🧾 Accréditation / Formation
Le personnel bénéficie d'un soutien et d'un développement, et ne se contente pas d'accomplir des tâches.

5. 🔍 Audit d'assurance
Vérifier que les changements font désormais partie de la pratique quotidienne

6. 📈 Examen des résultats et fermeture de la boucle
Suivre l'effet dans le temps. Les choses se sont-elles améliorées ?

Ce que nous avons appris : il ne s'agit pas de complexité, mais de clarté. Lorsque les équipes partagent un modèle de boucle (d'amélioration) commun, tout le monde sait ce qu'il faut faire ensuite.

Comment le MEG aide les équipes à boucler la boucle 

Les outils du MEG ont été conçus à partir des commentaires des équipes chargées de la qualité et de la gouvernance, qui souhaitaient simplifier et renforcer leurs méthodes de travail.

Voici comment les fournisseurs utilisent le MEG pour soutenir la boucle :

🔗 Intégration de bout en bout
Connecte les incidents, les actions, la formation, les politiques et les audits.

📊 Tableaux de bord des boucles
Voir les données en direct sur l'état des boucles, les étapes en retard et la performance du domaine.

📋 Appropriation de l'action
Attribuer des tâches, fixer des échéances et suivre les progrès de manière visible.

🧠 Evidence Capture
Générer automatiquement des rapports montrant comment l'apprentissage a conduit à des changements mesurables.

L'un d'entre eux a fait appel au MEG pour réduire de plus de 40 % le délai moyen de fermeture de la boucle grâce à l'outil de planification de l'action du MEG.

Un autre a créé des tableaux de bord par domaine qui soutiennent désormais l'assurance au niveau du conseil d'administration.

Il ne s'agit pas de simples fonctionnalités logicielles. Il s'agit de flux de travail qui fonctionnent parce que des équipes ont participé à leur conception.

Outil de planification des actions du MEG - Démonstration des tâches ouvertes, en cours et terminées

Intégrer la boucle : Conseils des partenaires du NHS

Les équipes dont nous avons le plus appris ont quelques habitudes en commun :

1.Ils normalisent, mais restent flexibles
Ils adoptent une structure en boucle, mais permettent aux services d'adapter le langage ou les étapes à leur contexte.

2. Ils suivent des boucles, et pas seulement des journaux
Il ne s'agit pas seulement de compter les incidents, mais aussi de montrer les parcours d'amélioration.

3. Ils apportent des données en boucle aux comités
Les tableaux de bord sont partagés lors des réunions de gouvernance, de sorte que l'apprentissage fait partie de l'assurance quotidienne.

Lire la suite

• Aligner les audits sur les déclarations de qualité du CQC

• Rendre les performances visibles grâce à des tableaux de bord en temps réel

• Série sur l'état de préparation au CQC : Partie 4 - Boucler la boucle

🎯 Conclusion + prochaines étapes

Intégrer l'apprentissage en boucle fermée ne signifie pas en faire plus.
Cela signifie créer de la clarté, afin que vos efforts de gouvernance conduisent à des changements significatifs et mesurables.

Les prestataires avec lesquels nous travaillons ont constaté qu'une fois que la boucle est visible, elle devient réalisable et qu'une fois qu'elle est suivie, elle devient une culture.

🔄 Curieux de savoir si vos boucles d'apprentissage actuelles sont à la hauteur ?
Réservez un appel avec l'équipe du MEG pour voir comment les boucles pourraient soutenir une assurance encore plus forte.

Aligner les audits sur les déclarations de qualité du CQC

Introduction : Des audits qui font plus que mesurer

Lorsque la Care Quality Commission a introduit son nouveau cadre d'évaluation unique, les équipes de gouvernance du NHS ont rapidement pris conscience d'un changement, non pas dans l'objet des audits, mais dans la manière dont ils devaient fonctionner.

Il ne s'agit plus de cocher les bonnes cases ou de s'assurer que toutes les politiques ont été examinées. Les audits sont désormais considérés comme des preuves de l'expérience vécue, de l'apprentissage organisationnel et de l'impact des soins.

Ce billet de blog reflète ce que nous avons vu - et appris - aux côtés des NHS Trusts qui utilisent le MEG pour opérer ce changement. Nous examinerons comment les équipes :

• Recadrer les audits dans le cadre d'un processus d'assurance plus large

• Aligner les modèles sur les déclarations de qualité avec un minimum de perturbations

• L'utilisation de rapports par domaine permet d'obtenir des informations, et pas seulement des activités.

À venir dans cet article :

1. Le passage des KLOE aux déclarations de qualité

2. Ce que nous disent les partenaires du NHS

3. Trois façons pour les équipes d'adapter leur approche de l'audit

4. Comment le MEG soutient l'audit aligné sur le domaine

5. Conclusion : De la couverture à la confiance

Le passage des KLOE aux déclarations de qualité

Le passage des Key Lines of Enquiry (KLOE) aux 34 Quality Statements est plus que cosmétique. Il marque un changement dans les attentes du CQC :

Chaque déclaration de qualité est étayée par six catégories de preuves, notamment

• L'expérience des citoyens

• Politiques et processus

• Observation et retour d'information

• Culture, leadership et résultats

En d'autres termes, les audits doivent désormais s'inscrire dans une histoire plus vaste, qui relie ce qui a été vérifié à ce qui a changé.

Ce que nous disent les partenaires du NHS 

Les responsables de la gouvernance et les gestionnaires de la qualité avec lesquels nous avons travaillé ont partagé quelques thèmes constants :

🔸 "Nous n'avons pas besoin de plus d'audits, nous avons besoin d'un meilleur alignement"
De nombreuses équipes ont une bonne couverture d'audit, mais ne savent pas clairement quels énoncés de qualité sont mis en évidence (et où se trouvent les lacunes).

🔸 "Nos audits reflètent toujours les anciennes structures"
Certains modèles d'audit ont été conçus en fonction des KLOE ou des politiques historiques. Ils sont toujours utiles, mais ils ne reflètent pas toujours le langage ou l'intention du nouveau cadre.

🔸 "Nous voulons contrôler ce qui est important et pas seulement ce qui est mesurable"
Il y a un intérêt croissant pour l'inclusion de domaines culturels et basés sur l'expérience (tels que la réactivité et la bienveillance) dans les programmes d'audit, et pas seulement dans les domaines procéduraux.

Trois façons pour les équipes d'adapter leur approche de l'audit

1. Étiqueter, pas reconstruire

Plutôt que de repenser chaque audit à partir de zéro, de nombreuses équipes étiquettent les audits existants en fonction des déclarations de qualité correspondantes.

Exemple : Un audit intitulé "Sécurité des médicaments à base de médicaments" est maintenant étiqueté sous "Sécurité" : Nous apprenons lorsque les choses tournent mal".

Dans le MEG, ces étiquettes deviennent des filtres pour les tableaux de bord et les rapports.

2. Utiliser les déclarations de qualité pour identifier les lacunes

Certains établissements ont utilisé la liste des déclarations de la CQC comme outil de cartographie, en la croisant avec les résultats des audits :

• En cas de double emploi

• Où se cachent les lacunes

• Quels sont les domaines pour lesquels les données d'audit ne sont pas à jour ?

Cela leur permet de rationaliser, et non d'étendre, leur programme d'audit.

3. Intégrer les audits dans les tableaux de bord des domaines

En intégrant les résultats des audits dans les tableaux de bord du MEG, les équipes peuvent :

• Suivre la couverture de l'audit dans les domaines de la sécurité, de l'efficacité, de la bonne gestion, etc.

• Contrôler les performances d'audit par service, par site ou par équipe

• Inclure les audits dans les rapports réguliers sur la gouvernance, et pas seulement dans la préparation des inspections

Comment le MEG soutient l'audit aligné sur le domaine

Le MEG a été conçu pour soutenir des cadres d'audit qui évoluent avec les besoins réglementaires.

Les principales caractéristiques sont les suivantes :

📂 Modèles d'audit basés sur des domaines
Marquer facilement les audits pour un ou plusieurs énoncés de qualité

📊 Tableaux de bord filtrables
Suivi de la couverture et de la performance par domaine, service ou type d'audit

🔗 Lien avec les incidents et les actions
Les parcours d'apprentissage et d'amélioration en surface, de l'incident au suivi de l'audit.

🧾 Rapports générés automatiquement
Créez des vues prêtes à l'emploi pour le conseil d'administration, montrant l'alignement de l'audit dans l'ensemble de l'organisation.

Lire la suite

• Intégrer les tableaux de bord dans la culture de gouvernance

• Apprentissage en boucle fermée dans la gouvernance clinique

• Série sur la préparation au CQC : De la connaissance à l'assurance
  

Conclusion : De la couverture à la confiance 

Les programmes d'audit les plus efficaces que nous ayons vus ne sont pas plus importants.
Ils sont mieux alignés.

Ils reflètent les déclarations de qualité, non seulement dans leur nom, mais aussi dans des preuves axées sur les résultats. De plus, ils permettent aux responsables de la gouvernance de démontrer plus facilement l'assurance, et pas seulement l'activité.

Comme de plus en plus d'équipes du NHS intègrent cet alignement dans leurs outils et leurs flux de travail, les audits deviennent plus que de simples vérifications.

Elles deviennent des histoires de progrès et de confiance.

Curieux de savoir comment votre programme d'audit s'aligne sur les déclarations de qualité du CQC ?
Réservez un appel avec l'équipe du MEG et obtenez un aperçu par domaine en moins de 30 minutes.

MEG Docs : Là où les politiques et les procédures ne sont pas seulement stockées, mais aussi gérées.

Gestion moderne des politiques et des documents pour les prestataires de soins de santé soucieux de la qualité des soins et de la responsabilité. 

Le MEG permet à vos documents de vivre, de respirer et d'évoluer.

❌ Qu'est-ce qui freine l'engagement politique ?

• Pas de procédure formelle d'examen, de refus ou de nouvelle soumission des changements de politique

• Des politiques que le personnel ne peut pas facilement trouver, comprendre ou appliquer lorsqu'il en a besoin.

• Des flux de travail d'approbation qui reposent sur des courriels, et non sur une structure ou une logique d'escalade

• Le personnel privé d'accès, en particulier celui qui se trouve en première ligne ou qui travaille hors ligne

• Les documents sont déconnectés des systèmes sur lesquels ils ont un impact : audits, formation, risques, etc.

MEG Docs vs. les autres systèmes de gestion documentaire du marché

Conçu pour les soins de santé. Aucun contournement n'est nécessaire.

Il est évident qu'un système n'a pas été conçu pour le secteur de la santé, par exemple lorsque le personnel de première ligne a besoin d'une solution de contournement pour ouvrir ou modifier une politique. MEG Docs n'a pas besoin d'interfaces supplémentaires, de composants tiers ou d'un "expert système" en arrière-plan. Il est intuitif dès le premier jour parce qu'il a été conçu pour s'adapter aux soins de santé - et non pas forcé à s'adapter.

Comment le MEG relie les points...

La gestion des documents n'est qu'une partie de l'écosystème complet du système de gestion de la qualité du MEG, qui comprend également les éléments suivants

• Gestion de l'audit et de l'accréditation

• Rapports sur les risques et les incidents

• Formation du personnel et accréditation

• Expérience des patients et qualité

Avec le MEG, les politiques ne sont pas isolées - elles sont directement liées aux systèmes de qualité, de risque et de conformité qui permettent une véritable gouvernance.

Ce que disent nos utilisateurs

"Le logiciel de gestion documentaire du MEG a joué un rôle clé en nous aidant à obtenir l'accréditation JCI sur nos trois sites.

Lors de l'enquête, nos politiques, formulaires et SOPs étaient faciles d'accès grâce à la présentation intuitive et conviviale - chaque dossier était structuré autour des chapitres JCI, ce qui rendait la navigation transparente.

Je suis particulièrement reconnaissant à l'équipe du MEG pour sa patience, ses conseils et son soutien constant tout au long du processus. Leur plateforme et leur expertise ont été d'une valeur inestimable.

- Helen Nolan Carty, ancienne responsable de la qualité et de la sécurité, Institut de chirurgie oculaire, Irlande
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Prêt à faire l'expérience de la différence ?

Pour plus d'informations ou pour organiser une démonstration du système de gestion des documents et des politiques MEG Docs, veuillez nous contacter à l'adresse suivante :