4 stratégies pour stimuler l'adoption de nouvelles solutions numériques de gestion de la qualité dans les établissements de santé

Aujourd'hui, les organismes de soins de santé subissent une transformation essentielle en abandonnant les systèmes archaïques de gestion de la qualité basés sur le papier et en adoptant des solutions avancées basées sur la technologie. Les systèmes réputés pour leurs processus manuels, leurs volumes de documents papier et leurs flux de travail fastidieux sont lentement mais sûrement remplacés par des logiciels modernes qui rationalisent les processus et permettent la saisie, l'analyse et la communication de données en temps réel.

Cette transition est essentielle car elle permet aux organismes de santé du monde entier d'améliorer la qualité des soins et la sécurité des patients, et de garantir le respect des normes réglementaires.

Cela dit, le passage de systèmes obsolètes à des solutions numériques avancées de gestion de la qualité dans le secteur des soins de santé est plus qu'une simple question de mise à jour technologique. Il s'agit d'un changement holistique qui a un impact sur les processus, les personnes et la culture. L'adoption par l'ensemble de l'organisation est la clé de voûte de la réussite de ce parcours de transformation numérique. Et c'est là que les responsables des soins infirmiers et de la qualité deviennent des catalyseurs importants.

Dans cet article de blog, nous examinerons comment les responsables des soins infirmiers et de la qualité peuvent mener la charge de la mise en œuvre et de l'adoption de nouvelles solutions numériques de gestion de la qualité au sein de leur organisation.

Choisir le bon logiciel

Bien que cela puisse sembler une évidence, trouver et mettre en œuvre une solution de gestion numérique de la qualité des soins de santé qui s'aligne au mieux sur les besoins stratégiques et opérationnels de votre organisation est essentiel pour une adoption réussie. Une récente étude de Deloitte a révélé que 80 % de tous les projets de transformation numérique échouent, le choix d'une mauvaise solution étant l'une des principales raisons. Bien que cette statistique concerne différents secteurs, bien au-delà des soins de santé, elle souligne l'importance de sélectionner les bons outils numériques dès le départ.

Mais que signifie "choisir le bon logiciel" ? En un mot, il s'agit de choisir une solution de gestion numérique de la qualité spécialement conçue pour répondre aux exigences en constante évolution du secteur des soins de santé. Cela inclut des caractéristiques telles que la configurabilité, l'évolutivité, la sécurité et la capacité à s'intégrer aux systèmes existants. Nous avons abordé ce sujet en détail dans notre livre blancintitulé "Beyond Legacy Systems : La voie de la transformation numérique".

Une autre caractéristique clé à prendre en compte lors de l'évaluation d'un logiciel est l'expérience utilisateur (UX). Les systèmes de gestion de la qualité dotés d'une interface utilisateur supérieure et d'une conception intuitive éliminent en grande partie la nécessité d'une formation approfondie des utilisateurs de première ligne. Une interface intuitive et conviviale permet au personnel de naviguer en toute confiance dans le système, ce qui réduit la courbe d'apprentissage et accélère la maîtrise du nouveau logiciel, ce qui, en fin de compte, en augmente l'adoption.

Piloter le nouveau système

Un programme pilote consiste à tester une nouvelle solution de gestion de la qualité numérique à petite échelle avant de s'engager dans une mise en œuvre à grande échelle. Cette approche est idéale pour atténuer les risques, car elle permet d'identifier rapidement les problèmes potentiels ou les vulnérabilités du système, réduisant ainsi le risque de problèmes généralisés à l'avenir.

Cependant, ils peuvent aussi être extrêmement utiles pour améliorer l'adoption par les utilisateurs de la manière suivante :

• Un programme pilote réussi sert de preuve de concept. Lorsque les utilisateurs constatent les avantages que le nouveau système apporte à leur travail quotidien et la manière dont il s'intègre dans leurs flux et processus existants, ils sont plus enclins à soutenir son adoption.

• Les programmes pilotes permettent d'identifier les "champions", c'est-à-dire les premiers adeptes enthousiastes qui peuvent influencer positivement leurs pairs. Les champions jouent un rôle important en encourageant le personnel à adopter le nouveau système, ce qui stimule les taux d'adoption.

• Les programmes pilotes permettent de tester les utilisateurs et d'obtenir un retour d'information. Le personnel qui participe au développement et à l'essai du système peut fournir un retour d'information précieux sur la manière d'améliorer encore le système. En apportant les ajustements et les améliorations nécessaires, on augmente encore la probabilité que l'utilisateur accepte le système lorsqu'il sera entièrement déployé.

Créer un plan de communication complet

La mise en place d'un plan de communication clair lors du déploiement d'une nouvelle solution de gestion de la qualité numérique est cruciale pour de nombreuses raisons. Tout d'abord, il permet de s'assurer que tous les membres de l'organisation, de la direction au personnel de première ligne, reçoivent des informations cohérentes et factuelles sur le nouveau système, ce qui permet d'éviter toute confusion ou malentendu. Il s'agit également d'un élément essentiel de la gestion du changement, qui permet d'atténuer les résistances et de définir les attentes, les responsabilités et les délais.

Un plan de communication approfondi comprend généralement les éléments suivants

• Une réunion de lancement avec les hauts responsables

• Réunions départementales avec les cadres moyens et le personnel de première ligne pour discuter des changements spécifiques au département dans le cadre du nouveau système de gestion de la qualité.

• Des mises à jour sur l'intranet et par courrier électronique à l'ensemble du personnel sur l'état d'avancement du processus de mise en œuvre et les principales étapes.

• Ateliers de formation sous forme de sessions en personne, de sessions en ligne ou de modules d'autoformation pour le personnel de première ligne sur le nouveau système de gestion de la qualité, les processus et les procédures.

• Mécanismes de retour d'information par le biais d'enquêtes, de boîtes à suggestions, de formulaires en ligne ou d'une adresse électronique dédiée où le personnel peut faire des suggestions, souligner des préoccupations ou signaler des problèmes.

L'essentiel est de se rappeler qu'une communication efficace est un processus continu et que le plan de communication peut être amené à évoluer pour répondre à de nouveaux besoins et défis tout au long du processus de mise en œuvre du SMQ.

Éducation et formation

L'un des facteurs clés pour garantir l'adoption d'une nouvelle solution numérique de gestion de la qualité au sein d'une organisation est l'éducation et la formation. Comme nous l'avons déjà mentionné, bien que les logiciels intuitifs et conviviaux minimisent la courbe d'apprentissage, il est toujours important que les responsables de la qualité et des soins infirmiers dotent leurs équipes d'une connaissance approfondie du logiciel, de ses avantages et de la manière de l'utiliser efficacement.

Un aspect souvent négligé est la formation des administrateurs de logiciels au sein de l'organisation. Bien que l'équipe d'assistance à la clientèle du fournisseur doive toujours être réactive et disponible pour répondre à toute demande, l'objectif doit être de veiller à ce que l'organisation soit aussi autosuffisante que possible. Il est donc essentiel de former les administrateurs aux connaissances de base nécessaires pour gérer et dépanner efficacement le système et soutenir les autres membres du personnel en cas de besoin.

Des programmes de formation complets couvrant tous les aspects du système de gestion de la qualité, de la navigation de base aux fonctions avancées, des ateliers pratiques, des ressources d'apprentissage en ligne telles que des didacticiels vidéo et des modules d'apprentissage en ligne, voire des sessions de formation dirigées par des pairs, sont autant d'excellents moyens de stimuler l'adoption du système. Il est également important de tenir le personnel informé des mises à jour et des changements apportés au système au fil du temps, afin de s'assurer qu'il utilise toutes les fonctionnalités de manière efficace.

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Communiqué de presse : Adeney Private est le premier hôpital d'Asie-Pacifique à adopter le système de gestion de la qualité MEG pour les soins aux patients

30 octobre 2023 : Le premier coup de pioche de l Adeney Private HospitalL'hôpital privé Adeney, une entreprise dirigée par des médecins avec Medibank Private à Kew, Victoria, qui devrait être achevé à la mi-2024, a annoncé qu'il sera le premier hôpital de la région Asie-Pacifique à mettre en œuvre l'ensemble des systèmes de gestion de la qualité du MEG pour les soins aux patients.

Le système MEG permet au personnel infirmier et administratif d'accéder à des applications et à des dossiers sur les lieux de soins, afin de pouvoir enregistrer les incidents, réaliser des audits et vérifier les politiques au moment et à l'endroit où ils en ont besoin, sans perdre de temps ni d'attention. Par exemple, les incidents peuvent être enregistrés dès qu'ils se produisent, alors qu'avec les systèmes manuels, le personnel clinique doit se rappeler d'écrire les incidents à la fin de la journée et oublier ou mal se souvenir de certains détails clés, ce qui fait perdre des occasions d'améliorer le système ou les processus. Le système s'intégrera également au système du fournisseur irlandais Oneview Healthcare, ce qui permettra aux patients de donner leur avis depuis leur lit.

"Le système MEG permettra à l'hôpital d'être totalement et toujours conforme dès le départ", explique Louise O'Connor, directrice générale de l'hôpital privé Adeney. "Avec un accès en direct dans leur poche, les membres du personnel clinique peuvent remplir tous leurs formulaires en déplacement et nous pouvons être sûrs que tous les documents sont complets et à jour. Cela signifie que les audits ne seront pas aussi onéreux qu'ils peuvent l'être dans les hôpitaux traditionnels, où ils peuvent prendre jusqu'à six mois et nécessiter jusqu'à un million de dollars de temps de travail.

En outre, la solution mobile nous aidera à fournir des soins de haute qualité centrés sur le patient, ce qui est au cœur de notre vision, car les cliniciens auront plus de temps à passer au chevet des patients".

Le système MEG a été choisi pour sa solution basée sur le cloud. "En tant que site entièrement nouveau, nous avons la possibilité de faire les choses différemment et d'intégrer l'innovation dès le départ", déclare Paul Gladwell, directeur du projet TIC de l'hôpital privé Adeney. "Nous ne voulons pas d'un grand centre de données, c'est pourquoi la solution mobile et entièrement en nuage de MEG répond à tous nos besoins. En outre, les solutions MEG couvrent un certain nombre d'exigences différentes pour nous, ce qui réduit également le nombre de systèmes que nous devons gérer".

L'écosystème du MEG s'intégrera au système d'administration des patients de l'hôpital afin de minimiser la réplication ou la duplication de la saisie des données.

Kerrill Thornhill, fondateur et PDG du MEG, ajoute : "Nous sommes ravis de nous associer à Adeney Private, une organisation avant-gardiste qui reconnaît le pouvoir de transformation des solutions modernes en nuage. Leur forte orientation numérique s'aligne parfaitement avec notre engagement à fournir des solutions conviviales et optimisées pour les mobiles, en veillant à ce que les professionnels de la santé aient les outils dont ils ont besoin à portée de main.

"Grâce à Enterprise Ireland, nous sommes entrés en contact avec l'hôpital privé Adeney, qui se distingue comme étant le premier en Australie à adopter tous les modules disponibles dans la suite MEG Quality & Patient Safety - y compris l'audit, l'incident, le risque, la gestion des documents, le plan d'action, la formation et l'expérience des patients. Ce partenariat souligne notre engagement envers le secteur australien de la santé et la polyvalence de notre plateforme, conçue pour rationaliser les opérations d'Adeney et réduire le nombre de systèmes distincts dont ils ont besoin.

Sur un marché où de nombreuses personnes s'appuient encore sur des systèmes obsolètes, cette collaboration place le MEG à l'avant-garde de l'innovation dans le domaine de la santé en Australie. Nos solutions, conformes aux normes de santé australiennes, ouvrent une nouvelle ère dans la gestion de la qualité des soins de santé.

Judith Harrington, Senior Market Advisor - Digital Technologies & Services for Enterprise Ireland, qui soutient l'entrée de MEG sur le marché australien, commente : "Nous sommes ravis qu'un hôpital aussi moderne fasse appel à deux partenaires irlandais, MEG et Oneview, pour offrir le meilleur soutien aux patients et au personnel. Nous sommes très fiers des innovations que les entreprises irlandaises réalisent dans le domaine des soins de santé numériques et nous sommes impatients de les voir à l'œuvre lors de l'ouverture d'Adeney".

Medibank Private prévoit de reproduire le modèle d'Adeney Private sur toute la côte Est. Grâce à son modèle basé sur l'informatique dématérialisée, le système MEG sera facile à déployer dans de nouveaux hôpitaux.

FINS

Photo 1 Sur le site de l'hôpital privé Adeney, de gauche à droite : Mark Cox, MEG ; Louise O'Connor, PDG, Adeney ; Paul Gladwell, directeur du projet TIC, Adeney.

Photo 2 : De gauche à droite : Mark Cox, MEG ; Louise O'Connor, PDG, Adeney ; Paul Gladwell, directeur du projet TIC, Adeney ; Judith Harrington, conseillère principale en matière de marché, Enterprise Ireland.

Renseignements pour les médias :

Louise Nealon, Louise Nealon PR, 0403 569 177, louise@louisenealon.com

À propos du MEG :

MEG est un système de gestion de la qualité basé sur le cloud pour les soins de santé. Sa suite d'outils intégrés mobiles/cloud permet aux prestataires de gérer la qualité des soins, la sécurité des patients, les risques et les processus de conformité sur plusieurs sites, en rassemblant les données sur une plateforme centralisée. megit.com

À propos de l'hôpital privé Adeney :

L'hôpital privé Adeney est une nouvelle façon de concevoir les soins de santé. Fruit d'une collaboration entre un groupe de médecins et Medibank Private, l'hôpital est détenu majoritairement par les médecins et offre des soins de santé de grande qualité à un prix abordable. Il sera le premier hôpital d'Australie à ne pas facturer de frais aux patients assurés, toutes spécialités confondues.

Il s'agit d'un hôpital de court séjour, où les soins de préadaptation et de réadaptation sont dispensés en dehors de l'hôpital, ce qui permet d'assurer la continuité pour les patients à leur sortie. adeneyprivate.com.au

Le MEG en Australie ! Retrouvez-nous lors de ces événements...

Nous sommes ravis de participer à deux événements exceptionnels dans le domaine de la santé en Australie en octobre et novembre prochains. Mark Cox et Lauren D'Souza, de l'équipe du MEG, seront à Melbourne et à Adélaïde et se réjouissent de rencontrer de nombreux clients et de nouer de nouvelles relations.

Leur première étape est le Forum international de l'IHI à Melbourne, du 30 octobre au 1er novembre, au Centre de conférences et d'expositions de Melbourne. Le thème de l'événement est "People powered change - a healthier life, a fairer system, a sustainable future" (Le changement sous l'impulsion des gens - une vie plus saine, un système plus équitable, un avenir durable). L'objectif du programme de l'événement est de montrer que la transformation des soins de santé n'est possible que lorsque tout le monde s'unit pour favoriser le changement. L'événement est hybride et sera retransmis en ligne pour ceux qui ne peuvent pas y assister en personne. Vous pouvez également vous connecter avec nous via notre stand virtuel sur la plateforme d'événement virtuel.

Si vous êtes à Melbourne lors de l'événement, nous serions ravis de vous rencontrer. Vous trouverez Mark et Lauren sur le stand n°11, en face de l'espace bien-être et réseautage. Arrêtez-vous sur notre stand pour découvrir comment notre système numérique de gestion de la qualité de bout en bout aide les organismes de santé du monde entier à instaurer une culture de l'amélioration de la qualité et à prodiguer des soins de grande qualité. Voyez par vous-même comment nous pouvons aider à redonner du temps à votre équipe pour les aspects les plus importants de son travail. L'équipe sera sur place pour présenter nos modules, notamment les rapports d'incidents et la gestion des risques, la gestion des audits, la planification des actions, la gestion des documents et bien d'autres choses encore.

Moins de deux semaines plus tard, Lauren et Mark se rendront à Adélaïde pour la conférence internationale de l'ACIPC, qui se tiendra du 12 au 15 novembre. Il s'agira également d'un événement hybride, qui se déroulera au Centre des congrès d'Adélaïde.

Cet événement de quatre jours propose un programme impressionnant et intense d'ateliers, de sessions et de présentations pour les délégués, notamment les défis et les joies d'un responsable IPC - Conseils pour réussir, la gestion des antimicrobiens dans les établissements de soins résidentiels australiens et le leadership et la valeur de l'IPC dans un monde post-pandémique : la survie du plus fort.

Rendez visite à Mark et Lauren sur le stand n°27 où ils présenteront notre vaste gamme d'audits, y compris les audits environnementaux et les audits de l'hygiène des mains de l'OMS, ainsi que notre outil de conformité des EPI et notre outil de planification des actions. Vous pourrez découvrir comment l'application mobile conviviale du MEG aide les organismes de santé à réduire les temps de collecte des données et à améliorer les rapports, la conformité et les résultats, tout en remplaçant les processus papier inefficaces.

Si vous participez à l'un ou l'autre événement à Melbourne ou à Adélaïde et que vous souhaitez discuter avec l'équipe du MEG, envoyez-nous un message ici en indiquant l'événement auquel vous serez présent et la date à laquelle vous aimeriez vous rencontrer, et nous l'inscrirons dans l'agenda.

L'expérience du patient en Amérique latine : Défis et opportunités pour garantir la sécurité

Les soins de santé sont un élément essentiel de notre vie, visant à prévenir les maladies, à traiter les affections et à améliorer notre qualité de vie. Toutefois, dans ce noble effort pour prendre soin de notre santé, les systèmes de santé peuvent parfois commettre des erreurs qui portent préjudice aux patients. Ces erreurs provoquent non seulement des souffrances physiques et émotionnelles, mais elles ont également un impact négatif sur la confiance que les gens accordent au système de santé. En Amérique latine et dans le monde entier, la sécurité des patients est devenue une question cruciale qui requiert une attention urgente. Dans ce blog, nous explorerons le paysage actuel de la sécurité des patients en Amérique latine, en abordant les défis communs et les solutions que les organisations peuvent mettre en œuvre pour garantir des soins optimaux.

Où en sommes-nous en Amérique latine ?

La sécurité des patients est un sujet qui ne peut être négligé. Les patients subissent des préjudices même dans les systèmes de soins de santé avancés en raison de la complexité croissante et de la possibilité d'erreurs humaines. Les erreurs de processus, le manque de communication et l'absence de participation active du patient peuvent être des facteurs sous-jacents à ces problèmes. Il est essentiel de reconnaître que le fait de blâmer uniquement le prestataire actif ne permet pas de remédier aux erreurs latentes du système. Au lieu d'attendre la perfection individuelle, il est nécessaire de créer un environnement sûr avec des systèmes bien conçus. C'est là qu'entre en jeu une culture de la sécurité partagée et transparente, un élément essentiel pour prévenir et améliorer les erreurs dans les soins de santé.

Sécurité des patients : Qu'est-ce que cela signifie ?

La sécurité des patients n'est pas seulement un concept abstrait, c'est une préoccupation concrète dans le domaine des soins de santé. À mesure que les systèmes de soins de santé deviennent plus complexes, la probabilité de risques et d'erreurs associés aux soins de santé augmente. L'objectif de la sécurité des patients est simple mais fondamental : prévenir et réduire les risques, les erreurs et les préjudices auxquels les patients peuvent être confrontés au cours de leurs soins de santé. Le fondement de cette initiative est l'apprentissage continu à partir des erreurs et des événements indésirables afin de s'améliorer et d'évoluer en permanence.

Amérique latine : Faire face au fardeau des préjudices liés aux soins de santé

En Amérique latine, des millions de patients subissent des préjudices, voire meurent, en raison de soins de santé peu sûrs. La situation est alarmante, avec des exemples tels que les erreurs de médication, les infections associées aux soins de santé et les procédures chirurgicales risquées. Les pratiques dangereuses, telles que les injections non sécurisées et les diagnostics erronés, contribuent à ce fardeau. Ces problèmes compromettent non seulement la sécurité des patients, mais aussi la qualité générale des soins de santé dans la région.

Les données parlent d'elles-mêmes 

• Les erreurs de médication entraînent un coût annuel d'environ 42 milliards de dollars dans le monde. Les infections associées aux soins de santé touchent 7 à 10 % des patients hospitalisés. 

• Jusqu'à 25 % des patients opérés connaissent des complications, et un million d'entre eux meurent chaque année. 

• Les pratiques d'injection dangereuses sont à l'origine de 9,2 millions d'années de vie corrigées de l'incapacité perdues. 

• Les erreurs de diagnostic touchent 5 % des adultes en soins ambulatoires, et plus de la moitié d'entre elles peuvent causer des dommages graves. 

• Les erreurs d'irradiation et de septicémie sont à l'origine de dommages et de décès évitables.

• La thromboembolie veineuse est responsable de dommages fréquents et évitables.

Sources : OMS OMS, Étude IBEAS, IBEAS, OPS

Technologie transformatrice : Améliorer la sécurité des patients

À l'ère du numérique, la technologie joue un rôle crucial dans l'amélioration des soins de santé. La mise en œuvre de systèmes de sécurité et de qualité pour les patients peut faire la différence. Des logiciels spécialisés permettent de réaliser des audits efficaces et de suivre les accréditations de normes élevées telles que celles de la Joint Commission International (JCI). Ces systèmes permettent non seulement de contrôler la qualité, mais aussi d'identifier les domaines à améliorer et de prévenir les incidents futurs.

MEG : Offrir des solutions

Grâce à la MEG, nous présentons des solutions efficaces pour relever les défis courants en matière de sécurité des patients dans le domaine médical :

1. Gestion des médicaments : Nous proposons l'enquête sur l'administration des antibiotiques. Enquête sur l'administration des antibiotiques afin d'identifier les erreurs courantes dans l'administration des médicaments.

2. Erreurs chirurgicales : Pour prévenir les erreurs chirurgicales, responsables de 10 % des dommages évitables, nous fournissons un accès efficace à la liste de contrôle de sécurité chirurgicale de l'Organisation mondiale de la santé, disponible sous forme numérique dans le cadre de la campagne "Une chirurgie sûre pour l'Amérique latine et l'Espagne". Chirurgie sûre pour l'Amérique latine et l'Espagne.

3. Infections associées aux soins de santé : En réponse aux infections associées aux soins de santé, qui représentent 0,14 % des cas, nous mettons en œuvre les mesures suivantes mesures visant à réduire la résistance aux antibiotiques et à contrôler les dans le domaine médical.

4. Sepsis : le sepsis est un problème critique, avec environ 23,6 % des cas survenant dans les hôpitaux. Nous proposons des audits spécialisés dans la prévention et le contrôle des infections pour répondre à ce problème.

Regarder vers l'avenir

Ces données confirment que la sécurité des patients est une priorité essentielle en Amérique latine et dans le monde. La prévention et la réduction des événements indésirables dans les soins de santé sont possibles grâce à des stratégies efficaces et à une collaboration mondiale. Notre objectif ultime est de veiller à ce que chaque patient reçoive des soins sûrs et de qualité. Grâce à la sensibilisation, à l'attention portée aux groupes vulnérables, à des politiques de santé solides, à une culture de la sécurité et à une recherche permanente, nous pouvons nous acheminer vers un avenir où la sécurité des patients sera constante. L'adoption de technologies avancées, telles que les logiciels d'audit et de suivi, sera cruciale pour l'amélioration continue de la qualité et de la sécurité des soins prodigués. En fin de compte, nous jouons tous un rôle important dans ce processus, qu'il s'agisse des professionnels de la santé ou des patients informés, en collaborant à la mise en place de soins optimaux et sûrs pour les patients.

Du chaos à la clarté : Simplifier la gestion des documents pour les soins de santé avec MEG Docs

Ce billet est le troisième de la série "Systèmes de gestion des documents de santé : Tout ce que vous devez savoir" - un guide complet dans lequel nous discutons de l'importance de la gestion documentaire dans le secteur de la santé, des avantages d'une solution moderne, des fonctionnalités indispensables, de la comparaison des différentes solutions sur le marché, et bien plus encore.

Consultez les blogs précédents ici :

#1 Votre organisation a-t-elle besoin d'un système de gestion numérique des documents médicaux ?

#2 7 Caractéristiques essentielles d'un logiciel de gestion des documents de santé

Cet article est une plongée en profondeur dans le système de gestion documentaire de MEG pour les soins de santé - MEG Docs. Nous discuterons des principales caractéristiques et fonctionnalités du logiciel, de ce qui le différencie des autres solutions du marché et de la manière dont il peut simplifier la gestion des documents au sein de votre organisation.

L'art de la gestion simplifiée des documents

Un système de gestion des documents de santé doit être plus qu'une simple armoire de classement numérique où les documents languissent dans l'oubli. Il doit s'agir d'une solution holistique capable de simplifier le paysage complexe de la gestion des politiques en un système simple, organisé et facile d'accès.

Le bon logiciel aidera les professionnels de la santé à s'y retrouver dans les méandres de la documentation médicale, en veillant à ce que les informations essentielles soient toujours à portée de main. Il ne s'agit pas seulement de réduire la paperasserie, mais aussi de rationaliser et de simplifier les processus, d'accroître l'efficacité, d'améliorer les soins aux patients et de garantir la conformité avec des réglementations en constante évolution.

Système de gestion documentaire du MEG pour le secteur de la santé

Spécialement conçu pour répondre aux besoins des organisations et des prestataires de soins de santé, MEG Docs est un outil de gestion documentaire complet qui présente les caractéristiques suivantes :

1. L'accessibilité

"L'accès à tout moment et en tout lieu" est le principe directeur de MEG Docs, et voici ce que nous entendons par là :

• Le personnel peut accéder de manière transparente à la plateforme à partir de n'importe quel appareil, qu'il s'agisse d'un ordinateur de bureau, d'un ordinateur portable ou d'un smartphone, ce qui garantit un accès instantané aux politiques et documents essentiels, même en déplacement.

• Le personnel peut utiliser MEG Docs à la fois en ligne et hors ligne, ce qui élimine les problèmes de perte d'accès dans les zones où la connectivité est peu fiable ou médiocre. De plus, MEG Docs ne se limite pas aux documents textuels ; vous pouvez également récupérer des tableaux, des images et des vidéos pratiques lorsque vous n'êtes pas en ligne, ce qui en fait une ressource complète à portée de main.

2. Possibilité de recherche

Les recherches indiquent qu'en moyenne, le personnel passe 18 minutes à chercher un document. Cela entraîne une perte de productivité substantielle de 21 %.

MEG Docs élimine efficacement ce problème grâce à son interface intuitive, ses puissantes capacités de recherche et son système de dossiers simplifié. Lors du stockage des documents, les administrateurs ont toute liberté pour créer et nommer des dossiers selon leurs préférences, et peuvent même imbriquer des dossiers les uns dans les autres. Le tableau de bord de la gestion des documents offre une vue d'ensemble des dossiers, ce qui facilite l'accès.

Mais ce n'est pas tout.

La fonction de recherche du MEG permet au personnel de trouver rapidement des documents spécifiques en utilisant des mots-clés, des phrases, le type de document, le nom, la date, l'auteur ou la catégorie. Il est également possible d'enregistrer des raccourcis d'emplacement pour les sections importantes ou fréquemment utilisées dans les documents.

Cette fonctionnalité réduit considérablement le temps passé à naviguer manuellement dans les dossiers ou à passer au crible des listes de politiques volumineuses. Et comme les utilisateurs peuvent trouver les informations dont ils ont besoin en quelques minutes, ils sont plus enclins à utiliser le système, ce qui favorise l'adoption par les utilisateurs.

"L'outil de gestion des documents du MEG est extraordinaire, tout comme leur passion pour rendre ce produit aussi convivial que possible pour les clients. J'apprécie énormément la façon dont ils reçoivent les commentaires des clients pour affiner les choses sur MEG et cherchent toujours à améliorer ce qu'il y a de mieux !""

- Kavitha Mohandas, directrice des services de santé, Neuro Spinal Hospital, Dubaï

3. Contrôle de la version

Selon une étude, 83 % du personnel est confronté quotidiennement à des problèmes de version. Et compte tenu de la complexité de la documentation sur les soins de santé, la gestion des politiques et des procédures implique souvent de multiples révisions. Voici comment la fonction de contrôle des versions du MEG permet aux organisations de rester au fait de toutes les modifications apportées aux documents :

• Accédez à un journal détaillé qui enregistre la nature des modifications ou des mises à jour effectuées, quand, par qui et quelle version du document a été affectée par l'action.

• Obtenir des informations historiques sur l'évolution d'une politique particulière au fil du temps.

• Restez informé grâce à des notifications en temps réel diffusées sur tous vos appareils lorsque des politiques ou des documents sont mis à jour. Vous êtes ainsi assuré de toujours travailler avec la version la plus récente. Vous pouvez également utiliser la propriété de la case à cocher pour reconnaître et suivre les membres du personnel qui ont lu et compris le nouveau contenu.

• Visualisez les modifications apportées aux documents sans effort grâce à la fonction "côte à côte", qui vous permet de comparer deux documents pour comprendre les changements apportés.

• Archivez systématiquement les documents périmés, ce qui permet de les retrouver sans effort lorsque le besoin s'en fait sentir.

4. Examen et approbation des politiques

Reconnaissant la nature collaborative de l'élaboration et de la gestion des politiques de santé, MEG Docs fournit une série d'outils collaboratifs permettant à plusieurs personnes ou équipes de travailler ensemble sur la création, l'examen, l'approbation et la mise à jour des politiques. Ces outils permettent notamment de :

• Affectez des réviseurs et des approbateurs aux politiques et mettez en place des flux de travail de suivi pour une collaboration harmonieuse.

• Ajoutez des commentaires, des annotations et des notes à des sections spécifiques du document, ce qui simplifie le processus de retour d'information.

• Notifier les membres de l'équipe concernés lorsque des modifications sont apportées, que de nouvelles versions sont téléchargées ou que des approbations sont requises, en veillant à ce qu'ils soient informés et répondent en temps utile.

5. La sécurité

Les systèmes de gestion de documents pour le secteur de la santé doivent être dotés de solides mesures de sécurité, compte tenu de la nature hautement sensible des données de santé. Voici comment MEG Docs garantit la sécurité des données de votre organisation:

• Contrôles d'accès basés sur les rôles en fonction des désignations, des équipes et des départements afin de déterminer qui peut consulter, modifier et interagir avec les documents de politique générale.

• Des méthodes d'authentification forte, telles que l'authentification multifactorielle (MFA), afin que seul le personnel autorisé puisse accéder aux documents.

• Des sauvegardes régulières et un solide plan de reprise après sinistre pour garantir un accès ininterrompu aux documents essentiels.

• L'utilisation du stockage en nuage permet d'éliminer le besoin de matériel sur site et d'atténuer les risques associés aux pannes de matériel, ce qui garantit la sécurité des données.

• Mises à jour régulières de la sécurité pour éviter que les vulnérabilités ne soient exploitées.

6. L'intégration

Les systèmes de gestion documentaire pour les soins de santé doivent être capables de se connecter et d'échanger des données avec d'autres applications et systèmes utilisés au sein d'une organisation afin de permettre un flux continu d'informations et d'éliminer les silos de données.

MEG Docs vous permet de passer efficacement d'une politique à l'autre, d'un rapport d'audit à un formulaire d'incident, d'un matériel de formation à l'autre, en plaçant les documents, vidéos et ressources web pertinents à portée de main. Vous pouvez facilement relier les documents de politique aux audits, aux incidents, aux registres de formation et aux enquêtes auprès des patients, en veillant à ce que les bonnes ressources parviennent au personnel de santé et aux services concernés.

Vous pouvez également intégrer vos systèmes de gestion documentaire et d'audit pour permettre au personnel de se référer rapidement aux politiques et aux lignes directrices afin d'évaluer la conformité, de planifier des actions et d'améliorer la qualité. Cette approche proactive améliore la sécurité des patients et la qualité des soins prodigués.

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